Docusign und Swisscom Trust Services: Mehr Effizienz, Vertrauen und Rechtssicherheit im HR

Besonders in den letzten Jahren hat die Personalabteilung einen digitalen Boost erlebt: Online-Bewerbungsprozesse, digitale Vertragsverhandlungen und Job-Interviews via Zoom sind schon lange nicht mehr unüblich und gehören für viele schon zur Normalität. Doch wie viele Unternehmen stellen noch Mitarbeiter per Papiervertrag ein? Die Anzahl ist groß.

Eine Docusign-Studie zeigt auf, dass 48% der befragten Unternehmen in Zukunft die Automatisierung des Einstellungsprozesses als hohe Priorität einstufen und auch andere Bereiche wie die Automatisierung von Onboarding, Entlassungen und Versetzungen werden für viele in Zukunft nicht mehr wegzudenken sein. 

Unternehmen, die Ihre Personalabteilung nicht digitalisieren, werden daher (wenn nicht schon jetzt) nicht mehr Schritt halten und auch keine jungen Talente anlocken können. Denn sei es eine Pandemie, eine Reihe an aufwühlenden politischen Ereignissen oder eine soziale Bewegung – es wird immer Faktoren geben, die Einfluss auf Einstellungs-, Onboarding-, Entwicklungs- und andere mitarbeiterbezogenen Prozesse eines Unternehmens haben.

Wie kann die Personalabteilung angesichts des Wandels nicht nur überleben, sondern sogar gedeihen? Der Schlüssel ist Anpassungsfähigkeit.

Docusign und Swisscom Trust Services unterstützten Personaler in der DACH-Region Prozesse von der Einstellung bis hin zur Pensionierung zu digitalisieren und zu automatisieren. Mit den digitalen Lösungen können Personalabteilung Compliance und Sicherheit besser wahren, Pflichten einfacher einhalten, Prozesse miteinander verknüpfen und insgesamt einen besseren Überblick über Abläufe erhalten und somit Geld sowie Zeit sparen. Digitale Lösungen bieten Unternehmen die Möglichkeit in einer sich ständig ändernden Unternehmenslandschaft anpassungsfähig zu bleiben.

In der Pandemie ist die Nachfrage nach digitalen Lösungen stark gewachsen, denn viele Unternehmen musste Arbeitsabläufe transformieren und besonders Personaler traten vor Herausforderungen.

Wie können Vertragsprozesse auch ohne Drucker im Homeoffice funktionieren? Wie stellen wir neue Mitarbeiter digital ein? Fragen, die sich viele Personaler stellen mussten.

“Aufgrund der Corona-Pandemie hatten viele Personalabteilungen teils keine Wahl und mussten sich in kürzester Zeit massiv transformieren. Wir haben Unternehmen dabei tatkräftig mit unserer rechtsgültigen elektronischen Signatur unterstützt.“ Andreas Vollmert, Head of Trust Services Germany, Swisscom Trust Services

Swisscom Trust Services und Docusign digitalisieren die Personalabteilung

Docusign und Swisscom Trust Services arbeiten eng zusammen, um Personalern und Mitarbeitern eine einzigartige Erfahrung ohne Medienbrüche zu bieten, denn die Personalabteilung eines Unternehmens kann als digitaler Pionier dienen. Schließlich ist die Personalabteilung der erste und einer der wichtigsten Berührungspunkte für die Reise einer/s neuen/s Mitarbeiters/in.

Personaler und Kunden können Verträge mit Docusign digital unterschreiben und die Swisscom Trust Services liefert die Online-Identifikation wenn eine Schriftform erforderlich ist. Eine Schriftform wird beispielsweise bei Arbeitsverträgen und Arbeitnehmerüberlassung benötigt. Die Partnerschaft ermöglicht es den Personalern somit eine verbundene Erfahrung zu bieten. So kann der Einstellungsprozess schnell sowie zeit- und ortsungebunden ablaufen.

In der Schweiz hat die Swisscom Trust Services über ihr Shop Netzwerk einen Identifizierungsservice aufgebaut, welches sie sämtlichen Unternehmen und Endkunden zur Verfügung stellt. Dazu hat sie intern ein Netzwerk von sogenannten Registration Authority Agenten aufgebaut an allen Standorten um der gesamten Belegschaft die elektronische Signatur zu ermöglichen.

Für Kunden wird das Mitarbeiter-Onboarding durch die Identifizierungslösung der Swisscom Trust Services für qualifizierte elektronische Signaturen vereinfacht und komplett digitalisiert. Darauf basierend wird über den Connector die passende E-Signatur ausgewählt. Welcher Signaturtyp für Dokumente verwendet wird, variiert je nach Anwendungsfall.

Die Personalabteilung als digitaler Vorreiter

“Ein digitaler HR-Prozess ist der Indikator der zeigt, wie Geschäftsprozesse im gesamten Unternehmen ablaufen. Daher kann die Personalabteilung eine wichtige Rolle einnehmen. Die Generation von heute erwartet digitale Prozesse. Wenn Digital Natives eingestellt werden und einen Vertrag von 10-Seiten ausdrucken, unterschreiben und per Post schicken sollen, dann kann es schnell zu einer Absage kommen. Wir bei Swisscom Trust Services arbeiten mit Docusign zusammen, um unseren Kunden eine einzigartige digitale Erfahrung zu bieten, die es Unternehmen jeder Größe ermöglicht, den Erwartungshaltungen der Bewerber, Mitarbeiter und Unternehmen von heute zu entsprechen. Die digitale Personalabteilung kann somit für viele Unternehmen der erste Schritt in Richtung digitale Transformation sein.” Andreas Vollmert, Head of Trust Services Germany, Swisscom Trust Services

Anwendungsfälle der Fortgeschrittenen Elektronischen Signatur

Die Fortgeschrittene Elektronische Signatur, auf englisch Advanced Electronic Signature kurz AES , kann in verschiedenen Bereichen im HR verwendet werden. AES enthalten ein digitales Zertifikat, das die Signatur mit einer verifizierten ID verknüpft und einige grundlegende Regeln für die Überprüfung dieser ID enthält. Diese digitalen Zertifikate werden normalerweise von einem Vertrauensdienstleister ausgestellt.

Folgende HR-Dokumente können mit der AES signiert werden:

• Arbeitsverträge

• Vertragsverhandlungen

• Spesen Geheimhaltung etc.

• Dokumente des Mitarbeiter-Onboardings

• Bestätigungen

• Interne Prozesse (Schulungen, Fortbildungen, Materialien, Gewerkschaft)

Wann wird eine Qualifizierte Elektronische Signatur benötigt?

In einigen Fällen reicht die AES jedoch nicht aus und die sicherste der drei Signaturstufen, die Qualifizierte Elektronische Signatur, wird benötigt. Dies ist der Fall, wenn gesetzliche oder betriebliche Vorgaben eine Schriftform Erfordernis verlangen.

Folgende HR-Dokumente erfordern eine QES:

• Arbeitsverträge

• Interne HR-Prozesse des Betriebsrats

• Arbeitsverträge nach Arbeitnehmerüberlassungsgesetz

Mehr Effizienz, Geschwindigkeit, Rechtssicherheit und Vertrauen

Nicht nur im HR sondern auch in vielen anderen Unternehmensbereichen können digitale Lösungen einen Mehrwert bieten. Für Personalabteilungen werden digitale Lösungen jedoch zunehmend unverzichtbar, da Top-Talente bereits jetzt ein digitales Onboarding-Umfeld erwarten. Bye Bürokratie im Personalwesen!Docusign und Swisscom Trust Services bieten Kunden digitale Lösungen, die den Alltag erleichtern und eine unübertroffene Anpassungsfähigkeit und Agilität für Unternehmen bieten.Die Partnerschaft bieten Kunden in der EU in ein rundes Erlebnis.

Mehr zu der Partnerschaft erfahren Sie hier.