Auftragsabwicklung

Mit jedem Auftrag, der bei einem Unternehmen eingeht, entsteht eine Schnittstelle zwischen Kundinnen und Kunden und den bearbeitenden Abteilungen. Und dabei gilt: Je mehr Parteien involviert sind, desto wichtiger sind gute Prozessstrukturen, um eine erfolgreiche Auftragsbearbeitung zu garantieren. Wir zeigen Ihnen, mit welchen Schritten in der Auftragsabwicklung jedes Unternehmen konfrontiert wird – und wie Sie diese erfolgreich meistern!

Was bedeutet Auftragsabwicklung: Ein Beispiel

Wir demonstrieren Ihnen das Vorgehen im Auftragsabwicklungsprozess anhand eines Beispiels: Per E-Mail erhalten Sie eine Anfrage – ein Unternehmen möchte eines Ihrer Produkte kaufen oder vielleicht eine Beratung bei Ihnen buchen. Alle erforderlichen Schritte, um Ihren Kundinnen und Kunden die Artikel auszuliefern oder ein Seminar zu organisieren, gehören zur Auftragsabwicklung. Dabei gilt es, sowohl interne als auch externe Abläufe zu berücksichtigen.

Intern müssen freie Ressourcen abgeglichen werden, bei Produktionsbetrieben beginnt die Herstellung oder Beschaffung der Artikel. Extern geht es darum, die Wünsche Ihrer Kundinnen und Kunden bestmöglich zu erfüllen: Mit der Bereitstellung und Auslieferung der Waren plus Kundenservice. Daraus ergeben sich viele voneinander abhängige Abläufe, die kommuniziert und koordiniert werden müssen, per Definition: die Auftragsabwicklung!

Checkliste Auftragsabwicklung: Schritt für Schritt

Ein Standardprozess bei der Auftragsbearbeitung lässt sich für gewöhnlich in sieben Schritte von Auftragserteilung bis Zahlung einteilen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es um eine Dienstleistung, die Produktion, Logistik oder den Handel, ein KMU oder einen großen Konzern geht. Die einzelnen Schritte der Auftragsabwicklung können komplexere oder einfachere Aufgaben beinhalten, sie sollten jedoch alle berücksichtigt werden. Hier beschreiben wir den Ablauf:

1. Auftragseingang

Eine Anfrage bzw. Bestellung kann online über den Shop, telefonisch oder per E-Mail bei Ihnen eingehen.

2. Überprüfung des Auftrags

Gleichen Sie ab, ob die angefragten Ressourcen zur Verfügung stehen und die Erfüllung des Auftrags möglich ist. In der Produktion sollten Sie Lagerbestände bzw. Kapazitäten in der Herstellung überprüfen, bei Dienstleistungen gilt es, die Verfügbarkeit aller Beteiligten sicherzustellen.

3. Auftragsbestätigung

Kann der Auftrag angenommen werden, schicken Sie als nächstes eine Auftragsbestätigung. Hier sollten alle wichtigen Informationen enthalten sein, wie das Lieferdatum oder die Zahlungsbedingungen. Sollten Waren nicht verfügbar sein oder längere Lieferzeiten benötigen, teilen Sie das auch gleich an dieser Stelle mit. Elektronische Signaturen können den Prozess der Auftragsbestätigung erheblich beschleunigen und vereinfachen.

4. Steuerung und Kontrolle

In diesem Schritt wird sichergestellt, dass alle bestellten Produkte kommissioniert beziehungsweise Dienstleistungen vorbereitet werden. Sollte etwas fehlen oder mangelhaft sein, wird dies durch die Kontrolle erfasst und entsprechend neu bearbeitet.

5. Lieferung bzw. Versand

Nun wird die Bestellung ausgeliefert bzw. die Dienstleistung ausgeführt. In beiden Fällen ist es sinnvoll, eine Benachrichtigung zu erstellen, die über den aktuellen Status informiert und bei Bestellungen die Sendungsverfolgung (Tracking) ermöglicht.

6. After-Sales Service

Feedback hilft Ihnen, sich immer weiter zu verbessern. Fragen Sie Ihre Kundinnen und Kunden, ob sie zufrieden waren oder Verbesserungsvorschläge haben. Nachhaltiger Kundenservice agiert, bevor es Probleme gibt.

Wie sieht Customer Success aus und was können Sie dafür tun? Docusign und weitere Thought Leader haben in Zusammenarbeit mit der gds Group das Erfolgsrezept für Sie zusammengestellt.

7. Prüfung und Aufbereitung der Retouren

Beim Retourenmanagement ist es wichtig, die Kundinnen und Kunden über den Eingang zu informieren. Im Lager können die retournierten Waren wieder eingepflegt und bei einer bestehenden Warteliste an andere Kundinnen und Kunden versendet werden.

Besser, schneller, sicherer: Prozesse automatisieren

Wenn viele Schnittstellen zusammenarbeiten, ist ein schneller Informationsaustausch von zentraler Bedeutung. Um Ihre Kundinnen und Kunden maximal zufriedenzustellen sowie konkurrenzfähig und wirtschaftlich zu bleiben, bilden automatisierte Prozesse die Basis für Ihre Auftragsabwicklung. Überprüfen Sie elektronisch die Lagerbestände und senden Sie automatisch Benachrichtigungen zum aktuellen Status der Bestellung an Ihre Kundinnen und Kunden sowie an die Teams, die intern daran arbeiten. So gestalten Sie eine agile Auftragsabwicklung, die schnell und professionell auf Änderungen reagieren kann.

Aufträge besser verwalten – mit Docusign

Prozesse sind das A und O im Geschäftsalltag. Erleben Sie mit Docusign CLM (Contract Lifecycle Management), wie Sie Geschäfte schneller abwickeln, Vertragsabläufe automatisieren und komplexe Workflows vereinfachen. Von der elektronischen Signatur bis zur digitalen Ablage unterstützt Docusign Sie Schritt für Schritt bei Ihrem Vertragsmanagement.

Häufige Fragen

Wie lauten die Phasen der Auftragsabwicklung und wie läuft es ab?

Eine effiziente Auftragsabwicklung gliedert sich in vier zentrale Phasen, die den gesamten Prozess strukturieren.

Die erste Phase umfasst die Auftragserfassung und -prüfung. Mit Docusign CLM erfassen Sie Kundenaufträge digital und prüfen automatisch deren Vollständigkeit. In der zweiten Phase erfolgt die Ressourcenplanung und Durchführung. Das System erfasst Materialverfügbarkeit und koordiniert verschiedene Abteilungen für einen reibungslosen Ablauf.

Die dritte Phase beinhaltet Qualitätskontrolle und Lieferung. Hier gewährleisten standardisierte Prozesse die Qualität der Lieferungen und ermöglichen eine präzise Verfolgung des voraussichtlichen Lieferdatums. Die vierte Phase umfasst Fakturierung und Zahlungsmanagement. Durch digitale Tools optimieren Sie die Rechnungsstellung und Überprüfung des Zahlungseingangs.

Was ist die Auftragsabwicklung in der Logistik und was beinhaltet sie?

Die moderne Logistik erfordert ein durchdachtes Management der gesamten Wertschöpfungskette. Mit Docusign optimieren Sie die organisatorischen Vorgänge vom Auftragseingang bis zur finalen Auslieferung des Materials oder der Dienstleistungsaufträge.

Zentral für den Prozess der Erfüllung ist die klare Kommunikation zwischen allen Mitarbeitern. Ein digitales System hilft, mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen und verhindert einen höheren Aufwand durch Missverständnisse. Die Erstellung des Lieferscheins, die Koordination der Versandwege und die Überwachung des Pakets erfolgen dabei automatisiert.

Best Practices zeigen: Die Kundenorientierung steht im Mittelpunkt. Durch die Anpassung an individuelle Bedürfnisse und getroffene Vereinbarungen steigern Sie die Kundenzufriedenheit nachhaltig. Cross-Selling-Potenziale lassen sich so optimal nutzen – und verhindern im schlimmsten Fall Auftragsabbrüche.

Welche Software gibt es in der Auftragsbearbeitung?

Moderne Auftragsbearbeitungssoftware steigert die Leistung Ihres Unternehmens durch nahtlose Integration aller Geschäftsprozesse. Mit Docusign CLM nutzen Sie eine zentrale Plattform, die Ihre Auftragsabwicklung revolutioniert.

Die Lösung verbindet Vertragsmanagement mit intelligenter Automatisierung. Erstellen Sie Angebote auf Basis vorgefertigter Templates, koordinieren Sie Freigabeprozesse und verwalten Sie alle Auftragsunterlagen in einem durchsuchbaren Repository.

Besonders wertvoll: Die Integration in bestehende Systeme wie Salesforce oder SAP Ariba. Docusign CLM synchronisiert Daten in Echtzeit und ermöglicht eine lückenlose Dokumentation vom ersten Kundenkontakt bis zur Rechnungsstellung.

Mit der mobilen App bleiben Sie auch unterwegs handlungsfähig. Prüfen Sie Aufträge, geben Sie Dokumente frei und behalten Sie wichtige Termine im Blick - alles von Ihrem Smartphone oder Tablet aus.

Was ist die Definition von Auftragsabwicklung auf Englisch?

Im internationalen Geschäftsverkehr wird Auftragsabwicklung als "Order Processing" oder "Order Management" bezeichnet. Diese Begriffe umfassen den gesamten Prozess von der Bestellannahme bis zum erfolgreichen Abschluss des Geschäftsvorgangs.

Die englische Fachsprache unterscheidet dabei zwischen "Order Fulfillment" für die physische Abwicklung und "Order Processing" für die administrative Verarbeitung. Mit Docusign CLM vereinen Sie beide Aspekte in einem durchgängigen digitalen Workflow.

Besonders im B2B-Kontext hat sich der Begriff "Order-to-Cash" (O2C) etabliert, der den kompletten Zyklus von der Bestellung bis zum Zahlungseingang beschreibt. Diese standardisierte Prozessstruktur ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg.

Wie ist der Ablauf einer Prozesskette in der Auftragsabwicklung?

Eine erfolgreiche Prozesskette in der Auftragsabwicklung basiert auf dem nahtlosen Zusammenspiel aller beteiligten Abteilungen. Mit Docusign CLM gestalten Sie die Koordination dieser Prozesse deutlich effizienter.

Die digitale Transformation ermöglicht eine automatisierte Steuerung der Arbeitsabläufe vom Auftragseingang bis zum Zahlungseingang. Standardisierte Workflows sorgen dabei für transparente Übergaben zwischen den Abteilungen und minimieren potenzielle Fehlerquellen.

Besonders wertvoll ist die Echtzeitüberwachung der gesamten Prozesskette. Das System erkennt Engpässe frühzeitig und ermöglicht schnelle Anpassungen. Durch die Integration aller Beteiligten in einen digitalen Workflow steigern Sie die Effizienz Ihrer Auftragsabwicklung nachhaltig.