5 Fragen zur elektronischen Unterschrift

Die elektronische Unterschrift erfreut sich immer größerer Beliebtheit und dementsprechend auch immer häufiger ihre Verwendung.  Mit Docusign können Sie auf einfache, sichere und vollständig digitale Weise jedes Dokument jederzeit und überall signieren, senden und verwalten. Dabei können Sie nebenbei noch Ihre Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit steigern.

Die digitalen Anwendungen sind aufgrund ihrer Vorteile klar im Vormarsch. Die Anwendungsgebiete erweitern sich tagtäglich so wie der Funktionsumfang und die damit verbundenen neuen Möglichkeiten. Genauso groß wie die Euphorie über die Technologie bei den Anwendern, ist die Ungewissheit bei all jenen, die mit der neuen Technologie noch nicht in Berührung gekommen sind.

Für all jene, veranstaltet Docusign in Partnerschaft mit der Deutschen Telekom in regelmäßigen Abständen unterschiedliche Informationsveranstaltungen. Während vor der Corona Pandemie noch Live-Events abgehalten wurden, ist man in der Zwischenzeit auch was die Informationsveranstaltungen betrifft, ebenfalls ins Internet abgewandert. In Videokonferenzen werden die Vorteile sowie die verschiedenen Anwendungsmöglichkeiten elektronischer Unterschriften sowie weiterer digitaler Anwendungen erläutert. Als Sprecher werden dafür zum einen Docusign-Mitarbeiter geladen, zum anderen geben auch Docusign-Kunden interessante Einblicke in ihren Büroalltag – mit Docusign.

Im August hat unsere Discovering Docusign Webinar erneut stattgefunden. In 90 Minuten erfuhren die Teilnehmer alles, was es zum Thema elektronische Unterschriften aktuell zu wissen gibt. Als Referenten geladen waren:

Während der Vorträge war es den Teilnehmern möglich, über eine Chatfunktion live Fragen an die Referenten zu stellen oder im Anschluss an die Veranstaltung Fragen per Email zu senden. Aus den zahlreichen Fragen die bei uns eingegangen sind, haben wir die Top 5 Fragen zur elektronischen Unterschrift ausgewählt und im folgenden Artikel für Sie beantwortet.  

1. Welche Vorteile bietet die elektronische Unterschrift?

Die elektronische Unterschrift bietet viele Vorteile:

1. Ordsnungebungen Veträge versenden und signieren

2. Geld sparen

3. Ressourcen schonen

4. Wettbewerbsfähig bleiben 

5. Transparenz der Prozesse

Der größte Vorteil zunächst ist, dass Sie mit der elektronischen Unterschrift ortsungebunden zu jeder Zeit und von jedem Gerät Verträge unterschreiben können. Dadurch können Sie Verträge schneller und effizienter abwickeln. Sparen Sie bares Geld, indem Sie lästiges Drucken, Faxen und postalisches Versenden durch digitalisierte Prozesse ersetzen. Dies ist nicht nur für Ihren Geldbeutel gut, sondern trägt auch zum allgemeinen Wohl bei, indem Sie Ressourcen schonen. Docusign konnte mithilfe seiner papierlosen Prozesse bereits 20 Milliarden Blatt Papier sparen. Grenzen Sie sich von Ihren Wettbewerbern ab, indem Sie schneller, effizienter und kostengünstiger arbeiten. Mit Docusign haben Ihre Mitarbeitern mehr Zeit um Geschäfte abzuwickeln, anstatt stundenlang an manuellen papierbasierten Prozessen zu verharren. Mit dem digitalen Prüfpfad von Docusign können Sie alle Ihre Prozesse zu jedem Zeitpunkt nachverfolgen und überprüfen. Diese unschlagbare Transparenz ermöglicht Ihnen die volle Kontrolle über Ihre Vertragsprozesse.

2. Was ist der Unterschied zwischen einer einfachen, fortgeschrittenen und qualifizierten Signatur?

Die einfache elektronische Signatur ist vom Gesetzgeber ganz bewusst ausdrücklich offen geregelt. Dort wollte der Gesetzgeber kaum Vorgaben machen, so dass möglichst viel als zumindest einfache elektronische Signatur gilt. Die Anforderungen sind dort lediglich, dass es elektronische Daten gibt, die kombiniert sind mit anderen Daten mit denen sich der Unterzeichner sozusagen zu Erkennen gibt. Das kann bildlich gesprochen etwas so einfaches sein, wie ein elektronisches Textdokument unter das eine eingescannte Unterschrift eingefügt wurde. Dies sagt jedoch sehr wenig über denjenigen aus, der diese Unterschrift dorthin eingefügt hat und ob im Nachhinein das Dokument vielleicht verändert wurde.

Bei der fortgeschrittenen elektronischen Signatur bedarf es bei der Identifizierung eines zusätzlichen Mechanismus. Das kann man auch als 2-Faktor-Authentifizierung bezeichnen und vorzunehmen ist das dann von einem Vertrauensdienstanbieter. Die 2-Faktor-Authentifizierung ist eine Standardsicherheitsfunktion zum Schutz Ihrer Daten. Diese Funktion schützt Ihr Konto, indem zwei Überprüfungen erforderlich sind. Standardmäßig sind alle Benutzer durch ein Passwort geschützt. Bei der 2-Faktor-Authentifizierung muss der Benutzer erstens, sein Passwort wissen und zweitens Zugriff auf z.B. sein Telefon haben, um sich anmelden zu können.

Die qualifizierte elektronische Signatur ist die höchste der drei Ebenen. Hier gelten gesetzlich die strengsten Vorgaben, die sich insbesondere auf den Bereich der Identifizierung beziehen. Es gelten vergleichbar hohe Anforderungen jemanden zu identifizieren, wenn er elektronisch unterschreiben soll, wie beispielsweise bei der Eröffnung eines Bankkontos. Die qualifizierte elektronische Unterschrift einer Person stellt sicher, dass es sich tatsächlich um diese besagte Person handelt. Es gibt eine Menge von Möglichkeiten, wie Benutzer ihre Identität online überprüfen lassen können. Diese kann durch die Verwendung von Gesichtserkennungs-Tools, Videoanrufen und dem Vorlegen persönlicher Informationen erfolgen.

Dieser Prozess mag zunächst sehr zeitaufwendig erscheinen, aber er legt den Grundstein für das Vertrauen der Unternehmen und deren Kunden. Dies ist erforderlich, da es  bedauerlicherweise unzählige Vorfälle gibt, bei denen Menschen die Anonymität des Internets ausnutzen und sich online als eine andere Person ausgeben.

Unternehmen sind daher immer vorsichtiger und führen strenge Identitätsprüfungen durch, wenn es um die Verwendung elektronischer Signaturen geht. Besondere Vorsicht wird bei vertraulichen Verträgen oder Dokumenten, welche internationalen Gesetzen entsprechen müssen, geboten.

3. Sind elektronische Signaturen rechtmäßig und Deutschlandweit anerkannt?

Dank der europäischen eIDAS-Verordnung ist die elektronische Unterschrift seit Juli 2016 in ganz Europa anerkannt und standardisiert. Damit ist die Rechtsunsicherheit vorbei und nun steht es schwarz auf weiß, dass eine elektronische Signatur einer handschriftlichen Unterschrift völlig gleichkommt.

„Die Rechtsgültigkeit einer qualifizierten elektronischen Signatur entspricht jener einer handschriftlichen Unterschrift.“ (Artikel 25 – 2.)

Die Beweiskraft der elektronischen Unterschrift ist demnach garantiert, sofern Sie mithilfe eines zertifizierten vertrauenswürdigen Dienstleisters vorgenommen wird. Mit Docusign wird Ihnen nicht nur ein vertrauenswürdiger Dienstleister zugesichert, sondern Sie profitieren zudem von einer elektronischen Unterschrift, die nicht nur in Europa, sondern weltweit gültig ist. Docusign erfüllt die Bestimmungen aller jeweils vor Ort geltenden Rechtsvorschriften, damit Sie grenzenlos im internationalen Ausland agieren können. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserem eIDAS-Whitepaper.

4. In welcher Form erhält/behält der Empfänger/der Signierende das von ihm unterzeichnete Dokument und wie wird mit Anlagen zum Vertrag umgegangen bzw. wie werden diese eingebunden und verwaltet?

Der Empfänger erhält - je nach Einstellung - eine abschließende Email und kann sich auch das eigene Dokument mit Abschlusszertifikat gesondert abspeichern. Anlagen können Sie als Versender hinzufügen oder vom Rezipienten hinzufügen lassen. Als Versender können Sie einstellen, in welcher Form die Anhänge nach Vertragsabschluss zur Verfügung stehen sollen. 

5. Welche Formate werden neben PDF-Dateien weiters von Docusign unterstützt? Gibt es Beschränkungen bezüglich Dateigröße bei Umschlägen?

Unterstützte Dateiformate:

Docusign eSignature unterstützt die folgenden Dateitypen:

Dokumente:       .doc, .docm, .docx, .dot, .dotm, .dotx, .htm, .html, .msg, .pdf, .rtf,

                            .txt, .wpd, .xps 

Bilder:                 .bmp, .gif, .jpg, .jpeg, .png, .tif, .tiff

Präsentationen:  .pot, .potx, .pps, .ppt, .pptm, .pptx

Tabellen:             .csv, .xls, .xlsm, .xlsx

Anmerkung: Docusign unterstützt keine Dateien mit aktivierter Passwortsicherheit. Um eine durch ein Passwort geschützte Datei senden zu können, müssen Sie die Sicherheitseinstellung aufheben, bevor Sie die Datei hochladen.

Dateigrößenbeschränkungen für Umschläge

Für das Hochladen von Dateien muss nicht nur berücksichtigt werden, welche Formate unterstützt werden, sondern auch, die Dateigröße und die Anzahl der Dokumentenseiten.

Maximale Dateigröße: 25 MB

Empfohlene Dateigröße: 5 MB

Maximale Seitenanzahl pro Dokument: 2.000 Seiten

Für eine optimale Leistung sollte die Größe der hochzuladenden Dateien 5 MB nicht überschreiten.

Die maximale Dateigrößenbeschränkung von 25 MB gilt für die Größe einer einzelnen Datei, die in einen Umschlag hochgeladen wird.

Damit die fertiggestellte PDF-Datei in der Abschluss-E-Mail-Benachrichtigung enthalten ist, darf die PDF-Datei nicht größer als 5 MB sein. Sind die fertiggestellten Dokumente größer als 5 MB, wird in der Abschluss-E-Mail-Benachrichtigung ein Link zu den Dokumenten im Docusign-System angezeigt.

Sie haben weitere Fragen zur elektronischen Signatur? Kontaktieren Sie uns noch heute, wir beraten Sie gerne! Schauen Sie sich gerne die On-Demand Version des Discovering Docusign Webinars an.