privacyverklaring-sollicitant-kandidaat
Versiedatum: 24 januari 2024
Doel
Uw privacy is belangrijk voor ons. Het doel van dit document is uiteen te zetten hoe Docusign, Inc. en de aan haar gelieerde ondernemingen (“wij”, “ons” of “onze”) persoonsgegevens (bijv. gegevens die kunnen worden gebruikt om u redelijkerwijs te identificeren) over sollicitanten en/of kandidaten (gezamenlijk “u”) verzamelen, gebruiken, opslaan of anderszins verwerken, met inbegrip van wanneer u onze carrièrewebsites (bijv. https://careers.docusign.com) bezoekt of gebruikt, of een andere website waar deze Privacyverklaring (“Privacyverklaring”) is gepubliceerd, aan wie wij deze persoonsgegevens bekendmaken en welke rechten u hebt.
Deze Privacyverklaring is niet van toepassing op uw gebruik van de producten of diensten van Docusign als consument (lees voor meer informatie onze Privacyverklaring op onze website https://www.docusign.com/nl-nl/privacy), en is niet van toepassing op websites en apps van derden die u mogelijk gebruikt, met inbegrip van websites waarnaar wij een koppeling hebben op onze websites. U dient de voorwaarden en het beleid van websites en apps van derden te lezen voordat u op een koppeling klikt.
Wij raden u aan deze Privacyverklaring helemaal door te lezen, zodat u volledig op de hoogte bent van de manier waarop wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, opslaan, openbaar maken of anderszins verwerken en van uw privacyrechten. Deze Privacyverklaring bestaat uit de volgende hoofdstukken:
Gebruik van persoonsgegevens en rechtsgrondslag voor verwerking
Aanvullende privacyverklaringen voor sollicitanten en/of kandidaten in bepaalde landen
1. Verzamelen van persoonsgegevens
Met inachtneming van de toepasselijke wetgeving verwerken wij uw persoonsgegevens om openstaande vacatures te vervullen en sollicitanten en/of kandidaten te werven.
Persoonsgegevens die wij van u verzamelen Met inachtneming van de toepasselijke wetgeving kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens van u verzamelen via het sollicitatie- en wervingsproces:
Identificatiemiddelen en contactgegevens Dit omvat uw naam, e-mailadres, postadres, telefoonnummer, foto, werk- en persoonlijke referenties en contactgegevens en andere soortgelijke contactgegevens.
Nationale identificatiemiddelen en informatie over werkgerechtigdheid Afhankelijk van het land waar u woont, kan dit de volgende gegevens omvatten: uw nationale identificatienummer, socialezekerheidsnummer, identificatienummer van de overheid (bijv. CPF, RG, CNH), geboorteland, -regio en -stad, nationaliteit, staatsburgerschapsstatus, visumstatus, verblijfs- en werkvergunningsstatus en immigratiegegevens, met inachtneming van en uitsluitend voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving.
Demografische gegevens Dit omvat uw geslacht en militaire dienst, voor zover het verzamelen van deze gegevens is toegestaan door de toepasselijke wetgeving.
Informatie over arbeidsverleden en antecedentenonderzoek Dit omvat uw curriculum vitae, werkverleden, professionele achtergrond en, voor zover van toepassing en toegestaan door de toepasselijke wetgeving, informatie in verband met socialemediaplatforms (bijv. gebruikersnaam op sociale media) of professionele netwerksites (bijv. LinkedIn-profiel), kredietverleden, strafblad en andere informatie die aan het licht komt tijdens antecedentenonderzoeken.
Informatie over opleiding Dit omvat uw onderwijsverleden, academische graden en kwalificaties, getuigschriften en vaardigheden.
Bijzondere persoonsgegevens Afhankelijk van de toepasselijke wetgeving omvat dit informatie die een speciale behandeling vereist in verband met ras en etnische afkomst, religieuze overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, gezondheidsinformatie en medische gegevens, waaronder invaliditeitsstatus, politieke mening of verenigingen, seksuele geaardheid of praktijken, of een strafblad, alsmede account login met een wachtwoord.
Sollicitatiegesprekken via video Tijdens de sollicitatieprocedure kunt u, indien u daarvoor toestemming geeft, gebruik maken van een zelf opgenomen video om een aantal functiegerelateerde vragen te beantwoorden. Bij deze sollicitatieprocedure wordt gebruik gemaakt van video-opnametechnologie om uw sollicitatiegesprek vast te leggen ten behoeve van het beoordelen van uw kwalificaties voor de functie waarop u hebt gesolliciteerd en/of uw geschiktheid voor mogelijke toekomstige functies.
Informatie over beveiliging en toegang op locatie We houden ook toezicht op onze kantoren en andere werkplekken door middel van videobewaking (bijv. gesloten televisiecircuits (“CCTV”)) en badgescans voor beveiligingsdoeleinden, met inachtneming van de vereisten van de lokale wetgeving en het interne beleid. CCTV, waarmee beelden en videobeelden worden vastgelegd, wordt voornamelijk gebruikt voor het bewaken van in- en uitgangen van kantoren, lifthallen, ruimten met waardevolle apparatuur (bijv. serverruimten) en andere geselecteerde gebieden waar zich zeer gevoelige bedrijfsmiddelen bevinden of waarvoor een hoog risico op diefstal bestaat.
Overige informatie Andere informatie die u vrijwillig aan ons verstrekt in verband met uw sollicitatie (bijv. vergoedingsgeschiedenis of professioneel portfolio), met inbegrip van informatie die u via een webformulier, tijdens een sollicitatiegesprek of in het kader van andere vormen van beoordeling verstrekt.
Uw belangrijkste keuze met betrekking tot dit soort persoonsgegevens is de keuze deze simpelweg niet te verstrekken, bijvoorbeeld door niet te solliciteren bij Docusign. Zie Hoofdstuk 5 (Uw keuzes) van deze Privacyverklaring voor andere keuzes die u mogelijk hebt.
Persoonsgegevens die wij van andere bronnen verzamelen Met inachtneming van de toepasselijke wetgeving kunnen wij gegevens over u verzamelen van anderen, zoals:
Externe bronnen Externe bronnen zijn bijvoorbeeld bureaus voor arbeidsscreening, bureaus voor antecedentenonderzoek, wervingsbureaus, dienstverleners, voormalige werkgevers en/of scholen en onderwijsinstellingen, openbaar beschikbare informatie op websites of sociale media (bijv. bij sollicitaties via LinkedIn, indien relevant voor wervingsdoeleinden en toegestaan door de toepasselijke wetgeving) en anderen indien het hen wettelijk is toegestaan om uw persoonsgegevens aan ons te verstrekken. Als u zich bijvoorbeeld op een andere website aanmeldt om benaderd te worden door potentiële werkgevers, kan de website uw persoonsgegevens aan ons verstrekken.
Loginmechanismen van derden U kunt ervoor kiezen om uw sollicitatie te koppelen via een loginmechanisme van een derde (bijv. uw Facebook-, Google- of LinkedIn-login). Wij verzamelen gegevens van deze derden in overeenstemming met uw privacyinstellingen voor hun diensten. Dit kan bijvoorbeeld gaan om uw naam, taalvoorkeur, geboortedatum, profielfoto en soortgelijke informatie.
Personen die u aanbevelen Andere personen kunnen ons uw persoonsgegeven geven. Als een vriend bijvoorbeeld denkt dat u wellicht geïnteresseerd bent in een baan bij Docusign, kan hij of zij ons uw contactgegevens en cv geven.
Combineren van persoonsgegevens uit verschillende bronnen Wij kunnen de persoonsgegevens die wij uit verschillende bronnen ontvangen, combineren met persoonsgegevens die wij van u verzamelen en gebruiken zoals beschreven in deze Privacyverklaring.
2. Gebruik van persoonsgegevens en rechtsgrondslag voor verwerking
Over het algemeen en met inachtneming van de toepasselijke wetgeving gebruiken wij uw persoonsgegevens om onze wervingspraktijken uit te voeren. Zie het onderdeel “Nadere informatie over de persoonsgegevens die wij verwerken en onze doeleinden” hieronder voor meer specifieke informatie over deze doeleinden, voorbeelden van de soorten gegevens die voor deze doeleinden worden verwerkt en de rechtsgrondslagen waarop wij ons baseren om deze gegevens te verwerken.
Rechtsgrondslag voor het verwerken van uw persoonsgegevens Als de toepasselijke wetgeving een rechtsgrondslag voor verwerking vereist, is onze rechtsgrondslag voor het verzamelen en gebruiken van de in deze Privacyverklaring beschreven persoonsgegevens afhankelijk van het betreffende soort persoonsgegevens en de specifieke context waarin wij deze verzamelen of gebruiken. Afhankelijk van de jurisdictie waar u woont, kunnen er andere rechtsgrondslagen zijn voor het verwerken van uw persoonsgegevens die hier niet worden genoemd.
Normaal gesproken verzamelen of gebruiken wij persoonsgegevens van u of anderen wanneer wij een gerechtvaardigd belang hebben bij de verwerking en uw belangen op het gebied van gegevensbescherming of uw fundamentele rechten en vrijheden niet zwaarder wegen dan ons gerechtvaardigd belang (bijv. om met u te communiceren, om uw sollicitatie te beoordelen of om onze wervingsprocessen efficiënt en eerlijk te beheren). In bepaalde gevallen kunnen wij een wettelijke verplichting hebben om persoonsgegevens te verzamelen of te bewaren (bijv. om te voldoen aan toepasselijke wet- en regelgeving op het gebied van arbeid en ondernemingsraden) of hebben wij de persoonsgegevens nodig om uw vitale belangen of die van een andere persoon te beschermen of kunnen wij uw toestemming vragen om uw persoonsgegevens voor een specifiek doel te verwerken.
Wanneer wij bijzondere persoonsgegevens over u verwerken, zullen wij er niet alleen voor zorgen dat een van de hiervoor genoemde rechtsgrondslagen van toepassing is, maar zullen wij er ook voor zorgen dat een of meer van de grondslagen voor de verwerking van bijzondere persoonsgegevens van toepassing zijn. Hieronder vallen bijvoorbeeld verwerkingen waarvoor u uw uitdrukkelijke toestemming hebt gegeven, verwerkingen die noodzakelijk zijn om te voldoen aan onze verplichtingen op grond van het arbeidsrecht, verwerkingen die verband houden met gegevens over u die u openbaar hebt gemaakt (bijv. als u ons vertelt dat u ziek bent) en verwerkingen die noodzakelijk zijn voor de vaststelling, indiening of verdediging van rechtsvorderingen.
Nadere informatie over de persoonsgegevens die wij verwerken en onze doeleinden
In de onderstaande tabel vindt u meer specifieke informatie over de doeleinden waarvoor wij uw persoonsgegevens verwerken, voorbeelden van het soort gegevens dat kan worden verwerkt en de rechtsgrondslagen waarop wij uw gegevens verwerken. De tabel is uiteraard geen uitputtende lijst van voorbeelden.
Afhankelijk van de jurisdictie waar u woont, kunnen er andere rechtsgrondslagen zijn voor het verwerken van uw persoonsgegevens die hier niet worden genoemd. Als u vragen hebt of nadere informatie wenst over de rechtsgrondslagen op basis waarvan wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, opslaan of anderszins verwerken, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens in Hoofdstuk 9 van deze Privacyverklaring.
Doel | Voorbeelden van persoonsgegevens die kunnen worden verwerkt | Gronden voor verwerking |
Om onze wervingspraktijken uit te voeren, waaronder: om uw sollicitatie te verwerken om een sollicitatie te volgen in het wervingsproces om contact met u op te nemen tijdens het wervingsproces (bijv. om gesprekken te faciliteren of u de gevraagde informatie te verstrekken) om u te evalueren in het wervings- en selectieproces, waaronder om te beoordelen of uw vaardigheden overeenkomen met de toepasselijke functievereisten en of u geschikt bent voor een functie bij Docusign | Identificatiemiddelen en contactgegevens Nationale identificatiemiddelen en informatie over werkgerechtigdheid Informatie over arbeidsverleden en antecedentenonderzoek Informatie over opleiding Bijzondere persoonsgegevens Meer in het bijzonder: indien relevant kunnen wij gegevens verwerken met betrekking tot uw gezondheid, een eventuele handicap en in verband met een eventuele aanpassing van werkafspraken. Informatie uit uw sollicitatiegesprekken via video (indien van toepassing) Andere informatie die u vrijwillig aan ons verstrekt in het kader van uw sollicitatie | Wettelijke verplichting Gerechtvaardigde belangen Toestemming (voor sollicitatiegesprekken via video) |
Om met u of met anderen namens u contact op te nemen als er zich geschikte arbeidsmogelijkheden voordoen | Identificatiemiddelen en contactgegevens | Gerechtvaardigde belangen |
Om met uw toestemming contact op te nemen met referenten | Identificatiemiddelen en contactgegevens Meer in het bijzonder: werk- en persoonlijke referenties en contactgegevens. | Gerechtvaardigde belangen |
Om met uw toestemming antecedentenonderzoeken uit te voeren | Voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving: Informatie over arbeidsverleden en antecedentenonderzoek Bijzondere persoonsgegevens Meer in het bijzonder: informatie over een strafblad. | Wettelijke verplichting Gerechtvaardigde belangen |
Beveiliging van onze gebouwen en informatiesystemen | Informatie over toezicht op locatie | Gerechtvaardigde belangen |
Om diversiteit en gelijke werkgelegenheidskansen te bewaken | Voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving: Demografische gegevens Bijzondere persoonsgegevens Meer in het bijzonder: informatie over uw nationaliteit, ras en etnische afkomst, geslacht, seksuele geaardheid, religie en eventuele handicaps. | Gerechtvaardigde belangen Toestemming |
Om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (bijv. wetgeving op het gebied van gezondheid en veiligheid, antidiscriminatiewetgeving) | Identificatiemiddelen en contactgegevens Nationale identificatiemiddelen en informatie over werkgerechtigdheid Bijzondere persoonsgegevens Meer in het bijzonder kunnen wij gegevens verwerken met betrekking tot uw gezondheid, een eventuele handicap en in verband met een eventuele aanpassing van uw werkafspraken. | Wettelijke verplichting |
Om onze wettelijke rechten uit te oefenen en te verdedigen, waaronder het inwinnen van juridisch advies of in verband met rechtszaken | Alle informatie die (mogelijk) relevant is voor een op ons betrekking hebbend geschil of juridische procedure. | Gerechtvaardigde belangen Wettelijke verplichting |
Ander gebruik Wij kunnen de gegevens die wij verzamelen samenvoegen (“aggregeren”) of delen van gegevens verwijderen (“anonimiseren”) om identificatie van een bepaalde persoon te beperken of te voorkomen ten behoeve van doelen als onderzoek en werving. Wij kunnen bijvoorbeeld trends in de levenscyclus van sollicitanten en/of kandidaten analyseren, waaronder het genereren van rapporten in een geaggregeerd en geanonimiseerd formaat. Wanneer dergelijke gegevens zijn geanonimiseerd zodat deze niet langer worden beschouwd als persoonsgegevens uit hoofde van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming is deze Privacyverklaring niet van toepassing.
3. Het delen van persoonsgegevens
Met inachtneming van de toepasselijke wetgeving, met inbegrip van toestemming (indien vereist), kunnen wij persoonsgegevens in de volgende gevallen (indien van toepassing) delen:
Intern Uw persoonsgegevens kunnen gedeeld worden met personeel dat betrokken is bij het wervings- en selectieproces, HR of externe beheerders voor wervingsdoeleinden of andere legitieme zakelijke doeleinden.
Dienstverleners Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met dienstverleners in verband met de levering van diensten, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, het volgende: werving, diensten voor het werven en beheren van talent, technologische diensten, antecedentenonderzoek, indien toegestaan door de toepasselijke wetgeving, en het controleren van het arbeidsverleden. Wij hebben overeenkomsten met onze dienstverleners die betrekking hebben op de bescherming en het juiste gebruik van uw persoonsgegevens.
Advertentiepartners Wij kunnen uw gegevens delen met derden die helpen bij het afstemmen en aanbieden van advertenties die relevant zijn voor u. Wij kunnen advertentietechnologieën van derden (bijv. advertentienetwerken en advertentieservers) ook toestaan cookies en vergelijkbare technologieën te gebruiken op de Services om u relevante en gerichte inhoud en advertenties aan te bieden op de Services en andere websites die u bezoekt en applicaties die u gebruikt, zoals hieronder nader beschreven in “Gepersonaliseerde inhoud, advertenties en Uw keuzes”.
Gelieerde ondernemingen Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met gelieerde ondernemingen onder gemeenschappelijk eigendom of zeggenschap van Docusign, Inc. voor het werven of evalueren van sollicitanten en/of kandidaten, resourceplanning, talent- en wervingsdoeleinden en andere legitieme zakelijke doeleinden, zoals HR-beheer, algemeen bedrijfsbeheer en algemene bedrijfsvoering.
Wervingsbureaus Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met wervingsbureaus waaraan u uw persoonsgegevens heeft verstrekt of uw persoonsgegevens toegankelijk maken voor wervingsbureaus.
Uw werkgever of organisatie of referentiechecks Wanneer u solliciteert naar een functie bij Docusign, kan het zijn dat wij uw persoonsgegevens moeten delen wanneer wij contact opnemen met uw vorige of huidige werkgever om uw arbeidsverleden of uw referenties te controleren.
Publieke of overheidsinstanties Wij kunnen uw persoonsgegevens delen om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, voorschriften of overeenkomsten, of naar aanleiding van een gerechtelijk bevel, administratieve of gerechtelijke procedure, zoals een dagvaarding, overheidscontrole of huiszoekingsbevel wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Wij kunnen uw gegevens ook delen in geval van bedreiging van de fysieke veiligheid van een persoon, schending van het Docusign-beleid of andere overeenkomsten, of om de wettelijke rechten van derden te beschermen, met inbegrip van onze werknemers, gebruikers of het publiek.
Uitoefening van wettelijke rechten Wij kunnen bepaalde persoonsgegevens delen om juridisch advies in te winnen bij onze externe advocaten of in verband met een rechtszaak met een derde.
Zakelijke transacties Uw persoonsgegevens kunnen gedeeld worden met of overgedragen worden aan derden in het geval van, of in het kader van, het due diligence-onderzoek voor een (voorgenomen) reorganisatie, verkoop, fusie, consolidatie, joint venture, toewijzing, overdracht of andere vervreemding van alle of een deel van onze activiteiten, activa of aandelen (waaronder in verband met een faillissement of soortgelijke procedure). Als er een zakelijke transactie plaatsvindt, stellen wij u op de hoogte van wijzigingen in het beheer van uw gegevens en de keuzes die u mogelijk hebt.
Toestemming Wij kunnen uw persoonsgegevens op andere manieren delen als u ons daarom hebt gevraagd of als u daarvoor toestemming hebt gegeven.
4. Bewaren van persoonsgegevens
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt, behalve zoals vereist of toegestaan door de toepasselijke wetgeving. Hoe lang wij persoonsgegevens bewaren, hangt af van de doeleinden waarvoor wij ze hebben verzameld en gebruiken en/of van de vereisten om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving, zoals uiteengezet in ons beleid inzake bewaartermijnen en/of onze normen voor gegevensverwerking. In algemene zin betekent dit dat wij uw persoonsgegevens bewaren om te voldoen aan eventuele bewaarplichten of wettelijke vereisten. Als u bijvoorbeeld een baan bij Docusign krijgt aangeboden en deze baan accepteert, bewaren wij bepaalde gegevens in uw personeelsdossier. Als u de baan waarvoor u hebt gesolliciteerd niet krijgt aangeboden of niet accepteert, bewaren wij uw gegevens in ons bestand voor het geval er vacatures beschikbaar komen waarvoor u een geschikte kandidaat zou kunnen zijn, tenzij u ons verzoekt uw gegevens te verwijderen door contact met ons op te nemen via het Docusign-portal voor privacyverzoeken. Wanneer er technische beperkingen zijn die verwijdering of anonimisering verhinderen, bieden wij voldoende technische waarborgen voor persoonsgegevens en beperken wij het actief gebruik daarvan door passende organisatorische, technische en beveiligingsmaatregelen te implementeren.
5. Uw keuzes
In dit hoofdstuk worden veel van de acties beschreven die u kunt ondernemen om het verzamelen, gebruiken, opslaan of anderszins verwerken van uw persoonsgegevens te wijzigen of te beperken.
Sollicitatie U kunt uw sollicitatie inzien en bekijken. Als bepaalde persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, kunt u wijzigingen aanbrengen door een e-mail te sturen naar hr@docusign.com. Als u de baan waarvoor u hebt gesolliciteerd niet krijgt aangeboden of niet accepteert, bewaren wij uw gegevens in ons bestand voor het geval er andere geschikte vacatures beschikbaar komen. Als u zich hiervoor wilt afmelden, kunt u contact met ons opnemen via het Docusign-portal voor privacyverzoeken.
Wervingsberichten U kunt zich afmelden voor wervingsmails (geen transactieberichten) die wij u sturen door op de afmeldlink in de e-mail te klikken. Houd er rekening mee dat wij u een bericht kunnen sturen om te bevestigen dat u zich wilt afmelden.
Klachten Wij streven ernaar om gegronde klachten over uw privacy en over onze verzameling, ons gebruik, onze opslag en andere verwerking van uw persoonsgegevens op te lossen. Voor vragen of klachten over ons gebruik van gegevens of deze Privacyverklaring, kunt u contact met ons opnemen via het Docusign-portal voor privacyverzoeken.
6. Uw privacyrechten en -keuzes
Met inachtneming van de toepasselijke wetgeving kunt u bepaalde rechten hebben met betrekking tot uw persoonsgegevens, zoals hieronder nader beschreven.
U kunt inzage krijgen in de persoonsgegevens die wij over u opslaan, waaronder informatie over waarom wij deze gegevens verwerken.
U hebt recht op rectificatie met betrekking tot persoonsgegevens over u die onnauwkeurig, onvolledig of verouderd zijn.
In bepaalde situaties kunt u ons vragen om uw persoonsgegevens te wissen, kunt u bezwaar maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens of het gebruik daarvan beperken, of uw persoonsgegevens overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
Wanneer wij ons baseren op uw toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken, heeft u het recht om op elk gewenst moment uw toestemming in te trekken. Dit heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking voorafgaand aan de intrekking van uw toestemming. U kunt ons op elk moment vragen om te stoppen met het gebruik van uw persoonsgegevens voor wervingsdoeleinden. Zie Hoofdstuk 5 (“Uw keuzes”) van deze Privacyverklaring voor meer informatie over uw keuzes.
Als u niet tevreden bent met onze reactie op uw klacht, heeft u te allen tijde het recht om vragen of klachten in te dienen bij uw lokale autoriteit voor gegevensbescherming.
Als u een verzoek indient om de bovenstaande rechten uit te oefenen, vragen wij u bepaalde gegevens te verstrekken om uw identiteit te verifiëren. U kunt een gemachtigde aanwijzen om namens u een verzoek bij ons in te dienen en wij zullen de identiteit van uw gemachtigde of wettelijk vertegenwoordiger verifiëren door ofwel bevestiging van u te vragen of documenten op te vragen waaruit de machtiging van de gemachtigde blijkt om namens u te handelen.
Als u deze rechten wilt uitoefenen, kunt u contact met ons opnemen via het Docusign-portal voor privacyverzoeken. U kunt aanvullende rechten hebben zoals beschreven in deze Privacyverklaring.
Doorgiften naar de VS en derde landen Met inachtneming van de toepasselijke wetgeving kunnen wij uw persoonsgegevens doorgeven buiten uw jurisdictie, waaronder voor verdere verwerking. Docusign heeft bindende bedrijfsvoorschriften (“Binding Corporate Rules”) vastgesteld om de doorgifte van persoonsgegevens vanuit de Europese Economische Ruimte en/of het Verenigd Koninkrijk (“EER”) buiten de EER mogelijk te maken. Persoonsgegevens worden buiten het Docusign-concern alleen doorgegeven aan organisaties die ermee instemmen zich te houden aan de normen in onze Binding Corporate Rules of een andere geldige grondslag voor gegevensdoorgifte op grond van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. Onze Binding Corporate Rules zijn te vinden op https://www.docusign.com/trust/privacy/bcrc-csb-code.
7. Hoe wij uw persoonsgegevens beschermen
Wij hebben verschillende technische, fysieke en organisatorische maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik of onopzettelijk(e), onrechtmatig(e) of ongeoorloofd(e) vernietiging, verlies, wijziging, openbaarmaking, verkrijging of toegang, en tegen alle andere vormen van onrechtmatige verwerking. Daartoe hebben wij een Information Security Management System en andere sub-beleidslijnen en richtlijnen met betrekking tot de bescherming van uw persoonsgegevens ontwikkeld en geïmplementeerd. Ons personeel heeft bijvoorbeeld alleen toegang tot persoonsgegevens van sollicitanten en/of kandidaten voor zover dit noodzakelijk is om de toepasselijke zakelijke doeleinden te vervullen en hun werk uit te voeren, met inachtneming van hun geheimhoudingsverplichtingen.
8. Wijzigingen van deze Privacyverklaring
Deze Privacyverklaring maakt geen deel uit van een eventuele arbeidsovereenkomst en wij kunnen deze van tijd tot tijd wijzigen. Wijzigingen in deze Privacyverklaring zullen op deze pagina worden gepubliceerd. Elke versie van deze Privacyverklaring wordt bovenaan de pagina aangeduid met de versiedatum.
9. Contact met ons opnemen
Voor vragen of klachten met betrekking tot ons gebruik van uw persoonsgegevens of deze Privacyverklaring, kunt u contact met ons opnemen via privacy@docusign.comof per post gericht aan Docusign, Inc., t.a.v.: Privacy Team, 221 Main Street, Suite 800, San Francisco, CA 94105, Verenigde Staten van Amerika.
Voor sollicitanten en/of kandidaten in de EER is de Docusign-entiteit waar u heeft gesolliciteerd de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens, maar vragen of klachten kunt u nog steeds richten aan hr@docusign.com of privacy@docusign.com. De lijst van betreffende entiteiten is hier te vinden: https://www.docusign.com/trust/privacy/bcrc-csb-code#appendix-1-list-of-Docusign-group-members.
10. Aanvullende privacyverklaringen voor sollicitanten en/of kandidaten in bepaalde landen.
Als u in een van de volgende landen of staten woont, is de onderstaande Privacyverklaring ook van toepassing op de verwerking van uw persoonsgegevens. In geval van strijdigheid tussen de officiële taal van de onderstaande landen en de bepalingen hierboven, prevaleren de onderstaande bepalingen.
Houd er rekening mee dat als u wordt aangenomen tijdens het wervings- en selectieproces, de verwerking van uw persoonsgegevens vanaf dat moment onder het Privacybeleid voor werknemers van Docusign valt. In geval van strijdigheid tussen dit document en het Privacybeleid voor werknemers, prevaleert laatstgenoemde.
Californië
Verzamelen van bijzondere persoonsgegevens Naast de gegevens vermeld in Hoofdstuk 1 hierboven, kunnen wij wettelijk beschermde classificatiegegevens verzamelen, zoals ras, geslacht/gender, religieuze overtuigingen, militaire dienst, nationaliteit, etniciteit, inloggegevens voor accounts met een wachtwoord en strafblad. Naast de bijzondere persoonsgegevens vermeld in Hoofdstuk 1, worden in Californië ook seksuele geaardheid, filosofische overtuigingen en bepaalde identificatienummers van de overheid beschouwd als “bijzondere persoonsgegevens”.
Gebruik van bijzondere persoonsgegevens Wij verstrekken geen bijzondere persoonsgegevens voor andere doeleinden dan die waarvoor u zich niet kunt afmelden op grond van de Californische wetgeving. Wij gebruiken bijzondere persoonsgegevens als dat noodzakelijk is om onze relatie met u te onderhouden en wel als volgt:
Informatie over lidmaatschap van een vakbond om te bepalen of u gerechtigd bent om te werken indien vereist door de toepasselijke wetgeving.
Gezondheidsinformatie en medische gegevens, waaronder invaliditeitsstatus, om te voorzien in redelijke aanpassingen voor het sollicitatiegesprek en voor andere doeleinden zoals vereist door de toepasselijke wetgeving, met inbegrip van wet- en regelgeving op het gebied van volksgezondheid.
Religieuze overtuigingen om te voorzien in redelijke aanpassingen voor het sollicitatiegesprek en om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving of om rechten uit te oefenen op grond van deze wetgeving.
Ras/etnische afkomst, geslacht, militaire dienst en/of invaliditeitsstatus ten behoeve van gelijke kansen en diversiteit en inclusie en om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving of om rechten uit te oefenen op grond van deze wetgeving.
Strafblad uitsluitend om een antecedentenonderzoek uit te voeren in verband met een werkaanbod.
Delen van persoonsgegevens Op grond van de Californische wetgeving gelden bepaalde verplichtingen voor bedrijven die persoonsgegevens “verkopen” aan derden of persoonsgegevens “delen” met derden voor “cross-context behavioural advertising”, zoals deze termen worden gedefinieerd in de California Consumer Privacy Act (“CCPA”). In deze Privacyverklaring wordt uitsluitend naar de CCPA-termen verwezen wanneer deze termen tussen aanhalingstekens staan. Voor meer informatie over hoe wij persoonsgegevens “verkopen” en “delen” zoals gedefinieerd in de toepasselijke wetgeving, zie het onderdeel “Kennisgeving aan inwoners van Californië” in onze algemene privacyverklaring.
Australië
Doorgiften naar de VS en derde landen Wij kunnen uw persoonsgegevens doorgeven aan of delen met ontvangers in de volgende landen: Australië, Brazilië, Canada, Duitsland, Verenigde Staten, Frankrijk, Verenigd Koninkrijk, Mexico, Singapore, Ierland, Egypte, Israël, India, Japan, Costa Rica, Noorwegen, Filippijnen, Zweden, Spanje, Uruguay en Georgië.
Hoe wij uw persoonsgegevens beschermen Uw persoonsgegevens worden waarschijnlijk opgeslagen op IT-infrastructuur in Australië, de Verenigde Staten, de Europese Unie en/of Canada.
Contact met ons opnemen Als u een klacht wilt indienen met betrekking tot onze naleving van de Australische wetgeving, kunt u contact met ons opnemen op een van de bovenstaande adressen. Wij zullen redelijke stappen ondernemen om de klacht te onderzoeken en u binnen een redelijke termijn te antwoorden.
Brazilië
Doel Voor sollicitanten en/of kandidaten in Brazilië is de verwerkingsverantwoordelijke Docusign Brasil Participações Ltda, gevestigd te Rua Gomes de Carvalho, 1306 6º andar, Cj. 61 Vila Olímpia, São Paulo – SP, CEP: 04547-005 Brazilië, registratienummer 35.228.557.541.
Gebruik van persoonsgegevens Wanneer wij bijzondere persoonsgegevens over u verwerken, zullen wij ervoor zorgen dat een of meer van de wettelijke grondslagen voor de verwerking van bijzondere persoonsgegevens van toepassing zijn. Hieronder vallen bijvoorbeeld verwerkingen die noodzakelijk zijn om onze rechten uit te oefenen, met inbegrip van een overeenkomst en in gerechtelijke, administratieve en arbitrageprocedures.
Uw privacyrechten Naast de bovenstaande rechten hebben sollicitanten en/of kandidaten in Brazilië het recht om:
bevestiging te verzoeken van het bestaan van de verwerking;
rectificatie te verzoeken van onnauwkeurige, onvolledige of verouderde gegevens;
in bepaalde gevallen bezwaar te maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens en te verlangen dat uw gegevens worden geanonimiseerd, geblokkeerd of verwijderd of dat uw persoonsgegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke worden doorgegeven; en
informatie te verzoeken over de entiteiten waaraan wij uw persoonsgegevens hebben verstrekt.
Canada
In bepaalde jurisdicties kunnen wij uw persoonsgegevens zonder toestemming (maar met kennisgeving) verzamelen, gebruiken en openbaar maken ten behoeve van het vaststellen, beheren en beëindigen van de arbeidsrelatie, ook tijdens de sollicitatieprocedure. Indien toestemming vereist is door de toepasselijke wetgeving, zullen wij uw uitdrukkelijke toestemming vragen voor de verzameling van uw persoonsgegevens, met inbegrip van uitdrukkelijke toestemming (waar vereist).
Afhankelijk van de jurisdictie waar u woont, heeft u mogelijk de volgende rechten:
U kunt inzage krijgen in de persoonsgegevens die wij over u opslaan, waaronder informatie over waarom wij deze gegevens verwerken. Uw recht op inzage in uw persoonsgegevens is niet absoluut, maar is onderworpen aan beperkingen in de toepasselijke wetgeving. Indien wij geen inzage in uw persoonsgegevens geven, geven wij u de redenen voor de weigering en beschrijven wij de verdere stappen die voor u beschikbaar kunnen zijn.
U hebt recht op rectificatie met betrekking tot persoonsgegevens over u die onnauwkeurig, onvolledig of verouderd zijn. Als wij uw persoonsgegevens niet rectificeren, zullen wij de persoonsgegevens onder ons beheer voorzien van een aantekening dat de rectificatie is aangevraagd, maar niet is uitgevoerd.
Wij zullen binnen de door de toepasselijke wetgeving vereiste termijnen reageren op alle verzoeken om inzage en verzoeken om rectificatie.
Wanneer wij ons baseren op uw toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken, heeft u het recht om op elk gewenst moment uw toestemming in te trekken. Dit heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking voorafgaand aan de intrekking van uw toestemming. U kunt ons op elk moment vragen om te stoppen met het gebruik of het delen van uw persoonsgegevens voor wervingsdoeleinden. Als u uw toestemming intrekt, kunnen we uw verzoek mogelijk niet in behandeling nemen.
Als u niet tevreden bent met onze reactie op uw klacht, heeft u te allen tijde het recht om vragen of klachten in te dienen bij uw lokale autoriteit voor gegevensbescherming.
Contact met ons opnemen Voor vragen of klachten over onze verwerking van uw persoonsgegevens of deze Privacyverklaring kunt u een e-mail sturen naar privacy@docusign.com, contact opnemen per telefoon via +1 877 720 2040, of een brief versturen naar Docusign, Inc., t.a.v.: Chief Privacy Officer, Legal Department, 221 Main Street, Suite 800, San Francisco, CA 94105, Verenigde Staten van Amerika.
Frankrijk
Doel Voor sollicitanten en/of kandidaten in Frankrijk is de verwerkingsverantwoordelijke Docusign France SAS, gevestigd te Immeuble Central Park, 9-15 rue Maurice Mallet, 92130 Issy-les-Moulineaux, Frankrijk.
Uw privacyrechten
U hebt het recht om op legitieme gronden bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, behalve indien wij verplicht zijn om dergelijke persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met onze wettelijke verplichtingen of indien wij niet aan dit verzoek kunnen voldoen op basis van een verbod op grond van een wettelijke bepaling.
Onder bepaalde voorwaarden heeft u het recht om instructies te geven over hoe u wilt dat wij uw persoonsgegevens opslaan, verwijderen of openbaar maken na uw overlijden. U kunt contact met ons opnemen indien u hierover nadere informatie wenst.
Als u niet tevreden bent met onze reactie op een klacht, heeft u het recht om op elk gewenst moment vragen of klachten in te dienen bij de Franse toezichthoudende autoriteit (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés – “CNIL”). U kunt contact opnemen met deze autoriteit door een brief te sturen naar de CNIL, 3 Place de Fontenoy, 75007 Parijs, Frankrijk, of per telefoon op +33 1 53 73 22 22.
Als u een verzoek indient om de bovenstaande privacyrechten uit te oefenen, zullen wij redelijke stappen ondernemen om uw identiteit te verifiëren. U kunt een gemachtigde aanwijzen om namens u een verzoek bij ons in te dienen. Om dit te kunnen doen, zullen wij de identiteit van uw gemachtigde of uw wettelijk vertegenwoordiger verifiëren en vragen om bewijs van uw eigen identiteit. Wij kunnen alleen aan een dergelijk verzoek voldoen als de documenten waarin de machtiging van de gemachtigde om namens u te handelen is vastgelegd, de precieze duur en het doel van deze machtiging uiteenzetten en bevestigen dat uw gemachtigde gerechtigd is om de ontvanger te zijn van de informatie die wij zullen sturen.
Israël
Verzamelen van persoonsgegevens U bent niet wettelijk verplicht om ons de persoonsgegevens te verstrekken die worden beschreven in Hoofdstuk 1.
Doorgiften naar de VS en derde landen Wij kunnen uw persoonsgegevens doorgeven buiten uw jurisdictie voor verdere verwerking. Als u woonachtig bent in een jurisdictie waar uw toestemming is vereist voor de doorgifte van persoonsgegevens over u naar een andere jurisdictie, dan geeft u ons uw uitdrukkelijke en ondubbelzinnige toestemming voor een dergelijke doorgifte door een sollicitatie te sturen naar Docusign.
Mexico
Verwerkingsverantwoordelijke Voor sollicitanten en/of kandidaten in Mexico is de verwerkingsverantwoordelijke Docusign Mexico S. de R. L. de C.V., gevestigd te Javier Barros Sierra No. 495, Santa Fe, Alvaro Obregon, 01219, Ciudad de México.
Bijzondere persoonsgegevens – De volgende categorieën gegevens worden ingevolge de Mexicaanse wetgeving beschouwd als bijzondere gegevens: gegevens die betrekking hebben op ras of etnische afkomst, huidige of toekomstige gezondheidstoestand, genetische informatie, geloofs-, filosofische of morele overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, seksuele voorkeur en in het algemeen alle informatie die betrekking heeft op het privéleven van de betrokkene. Als wij bijzondere persoonsgegevens van u moeten verzamelen, zoals gegevens over ras en etnische afkomst, geloofsovertuiging, lidmaatschap van een vakbond of gezondheidsinformatie en medische gegevens, zullen wij u om uw schriftelijke toestemming vragen voordat wij dergelijke gegevens verkrijgen, tenzij er geen toestemming nodig is omdat de verwerking van dergelijke gegevens noodzakelijk is om te voldoen aan de wettelijke of contractuele verplichtingen die wij jegens u hebben.
Privé-vermogensgegevens of financiële gegevens – Als wij privé-vermogensgegevens of financiële gegevens van u moeten verzamelen, zoals bankrekeninggegevens, creditcardgegevens, socialezekerheidsnummer of andere soorten eigendomsgegevens, zullen wij u om uw schriftelijke toestemming vragen voordat wij dergelijke gegevens verkrijgen, tenzij er geen toestemming vereist is omdat de verwerking van dergelijke gegevens voor ons noodzakelijk is om te voldoen aan de wettelijke of contractuele verplichtingen die wij jegens u hebben.
Gebruik van persoonsgegevens – Wij zijn van mening dat ons gebruik van uw persoonsgegevens zoals uiteengezet in Hoofdstuk “2. Gebruik van persoonsgegevens en rechtsgrondslag voor verwerking” noodzakelijk is om onze verplichting jegens u na te komen, namelijk om uw sollicitatie en het wervingsproces op de juiste wijze af te handelen. Als u niet wilt dat wij uw persoonsgegevens verwerken voor een doel dat in dit Hoofdstuk wordt genoemd, omdat u van mening bent dat het voor ons niet noodzakelijk is om dergelijke gegevens te verwerken, stuur dan een e-mail naar privacy@docusign.com.
Doorgifte van persoonsgegevens – Wij zullen uw persoonsgegevens alleen doorgeven wanneer wij van mening zijn dat een dergelijke doorgifte noodzakelijk is voor het afhandelen van uw sollicitatie en het wervingsproces, onder meer voor de doeleinden die worden beschreven in Hoofdstuk “3. Delen van persoonsgegevens”. Als wij op een bepaald moment van mening zijn dat wij uw toestemming nodig hebben om uw gegevens door te geven, zullen wij u informeren wie de ontvangers van uw gegevens zullen zijn, of de doorgifte nationaal of internationaal van aard is, en zullen wij uw toestemming vragen voordat de doorgifte plaatsvindt. Houd er rekening mee dat alle doorgiften en het delen van persoonsgegevens zoals beschreven in deze Privacyverklaring van nationale of internationale aard kunnen zijn.
Procedure voor verzoeken tot inzage, rectificatie, verwijdering en bezwaar (ARCO) – U kunt ervoor kiezen om uw ARCO-rechten uit te oefenen of om uw eerder verleende toestemming in te trekken volgens de procedure die wordt beschreven in Hoofdstuk “6. Uw privacyrechten en -keuzes”. Wij kunnen u voorzien van aanvullende details en context met betrekking tot de procedure, waaronder: (i) de informatie die u moet verstrekken om uw identiteit of wettelijke vertegenwoordiging aan te tonen, en de informatie of documentatie die bij het verzoek moet worden gevoegd; (ii) de termijnen die wij hebben om op uw verzoek te reageren; (iii) richtlijnen over hoe u uw verzoek moet indienen; en (iv) hoe we u de gevraagde informatie zullen bezorgen (bijv. via e-mail, door u elektronische bestanden te bezorgen, enz.). Als u deze informatie nodig hebt, stuur dan een e-mail naar privacy@docusign.com.
Filippijnen
Contact met ons opnemen Voor vragen of klachten over onze verwerking van uw persoonsgegevens of deze Privacyverklaring kunt u een e-mail sturen naar privacy@docusign.com, contact opnemen per telefoon via +1 877 720 2040, of een brief versturen naar Docusign, Inc., t.a.v.: Chief Privacy Officer, Legal Department, 221 Main Street, Suite 800, San Francisco, CA 94105, Verenigde Staten van Amerika.