電子署名でペーパーレス化を実現し、業務効率を大幅に改善したパソナグループ

ドキュサインの電子署名で非効率な紙ベースのオペレーションを改善

パソナグループは『人を活かす』こと、人々の心豊かな生活の創造、すなわち『ライフプロデュース』を社是に、創業以来「社会の問題点を解決する」という企業理念のもと、"年齢、性別、国籍、障害の有無に関わらず、誰もが自由に好きな仕事を選択でき、それぞれのライフスタイルに合わせた働き方ができる社会"の実現をめざし、事業を展開しています。

パソナは中核ビジネスに人材派遣があり、その性質上、膨大な紙処理が存在していました。具体的には、毎月契約書の発行に17,000件、請求書発行に19,000件、そして給与支払いに38,000件と、その紙ベースのオペレーションに悩まされていました。1件1件書類を作成し、印刷し、そして郵送することは、紙や郵送のコストのみならず、人の手が多くかかわっており、同社にとってこの部分の業務効率の改善は従来から大きなテーマになっていました。

そのため同社では、2010年から紙によるオペレーションコスト削減のプロジェクトを開始しており、例えば紙のタイムカードをWebベースにしたり、給与明細や健康診断の案内、各種社内書類、請求書や契約書などを徐々に紙からWebに置き換えて行いました。その結果パソナでは目覚ましい業務効率とコスト削減の効果がみられました。

契約関連業務における人的コストの削減とスピードアップを実現

代表取締役社長COOの佐藤司氏は、「デジタル・トランザクション・マネジメントのグローバル標準であるドキュサインは、当社におけるデジタル化を実現し、ビジネスのスピードアップと生産性の向上をサポートしています。Docusign for Salesforceの導入による投資対効果は高く、契約関連業務における人的コストの削減とスピードアップを実現することができました」と、ドキュサインの導入を評価しています。

コンプライアンスについても人材派遣サービスを担う企業ならではの課題がありました。「人材派遣サービスの利用契約においては、労働者派遣法の改正などもあり一層の厳正な運用が求められています。当社では、ドキュサインのDTMプラットフォームのメリットを業務効率だけでなく、契約締結前にWeb上で契約内容の確認や修正を契約企業に依頼するという、コンプライアンス強化の観点からも期待しています。」

佐藤氏はさらにこう続けます。「DTMソリューションは、時間や場所に関わらず、企業間取引に必要なビジネス書類を作成し、承認、署名することができるため、グローバル企業との取引やフレキシブルな働き方を導入している日本企業では、今後ますます必要性が高まることが考えられます。書類作成の際に発生する関係各社間の煩雑なやり取りを簡素化し、運用管理の効率化を高め、エラー率を下げることが可能となります。また、当社の人材派遣サービスでは、契約書の作成にあたり、法律で定められている確認事項について、人材を受け入れる企業にも準備いただき、記入していただく必要があります。派遣契約の決定後、速やかに契約書を発行することで、法令順守と利便性の向上を目指していきます。」

働く一人一人が主役になる働き方の実現を目指す

現在日本では、保育園の待機児童や少子化問題、シングルマザーや中高年の貧困問題、働き盛りの介護離職問題、さらに高齢化と人口減少が進む地方の問題など、働く人々に関わる問題が山積みとなっています。

パソナでは、これらの問題を解決するために「企業依存社会」から一人ひとりが自分のライフスタイルに合わせて働くことのできる「個人自立社会」への転換が急務だとは考えています。時間、場所、デバイスを選ばずに業務の継続を実現するドキュサインのDTMプラットフォームは、このパソナのビジョンを実現するために最適なツールです。ドキュサインを社内、そして社外で使うことで、同社は働く一人一人が主役になる働き方の実現を目指しています。