ドキュサインでペーパーレス化を実現し、良質なコーヒーの提供を可能にしたSpecialty Coffee Trader

ジャンポール・サットン氏は、コーヒーが好きであるのと同じくらい仕事にも情熱を持っています。アート関連、そしてコーヒー専門店での仕事に従事した後、Specialty Coffee Trader（SCT）を起業しました。オーストラリア・クイーンランド州北部のカフェと提携して、バリスタトレーニング、エスプレッソマシンの設置やメンテナンス、コーヒー豆、その他のカフェ用品を提供しています。

「私はコーヒーが大好きです。コーヒーは人と人を結びつけます。コーヒーは常に変化しており、おいしく淹れるための要素も複雑で、日々、試行錯誤しています」とサットン氏は語ります。

コーヒーをおいしく淹れるための研究や人とのつながりは通常の業務と並行して行われています。壊れたグラインダーの修理をしながら、エスプレッソを淹れ、バリスタをトレーニングしたり、新しい機材を試したり、カフェのオーナーと共にビジネスを発展させたりと、サットン氏の業務は多岐に渡ります。彼は常に忙しく過ごしており、彼の顧客もまた同様です。

さまざまなサービスを提供し、パートナーを開拓する中で、サットン氏は書類作成に追われる日々を過ごしていました。一方、新たな卸売りパートナーはカフェ経営で忙しく、契約書や合意書を確認し、署名する時間を確保すること自体が難しい状況でした。

しかし、ドキュサインの電子署名を導入したことは、サットン氏だけでなく顧客にも大きな利益をもたらす結果になりました。

それでは、同社はどのように日々のペーパーワークから開放され、コーヒー作りに専念できるようになったのでしょうか。また、ドキュサインの導入により、どのようにワークライフバランスを充実させることができたのでしょうか。

顧客とサプライヤーとの円滑なつながりを実現

SCT はコーヒーの品質に真摯に向き合っており、その高い志を共有できる顧客と提携することを心がけています。しかし、顧客の多くは時間に余裕がなく、サプライヤーの変更は常連客やコーヒー愛好家に受け入れられないかもしれません。

「卸売契約書は7ページから10ページにもなります。私が直接届けることも多いのですが、その場合は何時間もかけて車で移動することになります。書類を手渡して、その全てに目を通してもらってから署名をもらうのです。」

サットン氏は、効率化を図るためにテクノロジーを活用することには慣れています。また同社では、より早く、より良いコーヒーを届けるために、新しいツールを積極的に取り入れています。ドキュサインは、新しい卸売り顧客を獲得する際の業務上の課題を解決する、最適な方法となりました。今では、契約書を読み込んで顧客にメールで送信し、それを受け取った顧客はモバイルや PC 上で契約書に簡単に署名することができます。

「関係者の全員が書類を受け取るまで、数分しかかかりません。契約がわずか15分で完結できてしまうのです。」

双方の時間と手間を節約することで、サプライヤーを変更することへの抵抗感も軽減されます。サットン氏は、スムーズなスタートを切ることで顧客に正しい選択をしたと感じてもらい、その後のビジネス関係を良好に保つことができると考えています。

「忙しさからサプライヤーの変更について考える余裕がない顧客もいます。しかし契約体験を向上させることで、変更そのものが思っていたよりも簡単にできたと納得してもらえるようになります。」

多忙なカフェ経営者やスタッフたちの貴重な時間を節約

煩雑なペーパーワークはどこで働いていても、どんな組織であっても、ストレスを感じるものです。しかし、中小企業では専任の担当者がいない場合もあり、さまざまな職務を兼任しているため、非効率なプロセスによる損失をより深刻に感じる傾向があります。

サットン氏本人を含む、彼の顧客の多くは景気後退や災害などの影響を乗り越えていこうとしています。

「世界で1番売れているのはガソリンです。コーヒーはその次です。厳しい時代であっても、多くの人が1杯のコーヒーに4、5ドルを投じるのです。だからこそ、私たちの忙しさは変わりません。」

コーヒーは世界中で栽培されており、季節や気温、降雨量などによって無数の違いがあります。しかし、人々がおいしいコーヒーを飲めるまでに必要なプロセスは、他のビジネスと同様に、さほど刺激的でもなれば、変化に富んでいることもなく、大部分が事務処理を必要としています。契約書をデジタル化することで、同社は従業員と顧客の貴重な時間を節約することができました。

「卸売契約、採用通知書、機材のリストなど、すべてがデジタル化されています」とサットン氏は言います。

「お客様のビジネスが成長していくのを見るのは嬉しいですし、仕事にやりがいも感じている反面、私自身にも家族がいたり、仕事の他にもやりたい事はあります。」

サットン氏はあらゆる規模のビジネスにおいて益々デジタル化が進んでいると感じており、「私の会社もそうあるべきだと思っています。ビジネスで成功するためには、ドキュサインは不可欠です」と語ります。

※本事例は「Docusign delivers less paper and better coffee for Specialty Coffee Trader」の抄訳になります。