Cómo maximizar la eficiencia de la gestión de contratos con IA

En general, la gestión de contratos en las empresas hoy en día es "casi eficiente". Sí, la mayoría de las organizaciones ya ha abandonado el papel para manejar los acuerdos. Sin embargo, se enfrentan a otro escenario: los contratos, antes en cajas y armarios, ahora están en archivos digitales, dispersos en correos electrónicos, carpetas de red y soluciones de almacenamiento en la nube.

Lo que muchas empresas no saben es que esta dispersión digital (y sin control) de archivos y documentos tiene un impacto directo en los negocios, provocando lentitud y frustraciones en el día a día operativo de las organizaciones.

Piense en todo el tiempo que un equipo pierde navegando por carpetas intentando localizar una única cláusula o una fecha de vencimiento crucial. Según el informe "Desbloqueo del valor de la gestión de acuerdos" de Deloitte y Docusign, en promedio, las empresas con flujos de trabajo de contratos desconectados gastan un 18% más de su tiempo en acuerdos debido a ineficiencias en el proceso, limitaciones técnicas o tiempos de espera por terceros.

Además del costo invisible del tiempo, existe un riesgo financiero. Los contratos perdidos o mal gestionados no son solo un inconveniente; son una bomba de relojería. La misma investigación revela que:

Esto puede ser el resultado de renovaciones automáticas no deseadas, pérdida de plazos de negociación o fallas en el cumplimiento de obligaciones. Estos desafíos, que persisten incluso en un entorno digital, marcan el fin de la gestión de contratos tal como la conocemos. Solo tener un archivo digital ya no es suficiente. De hecho, la diferencia entre lo "casi eficiente" y lo verdaderamente eficiente radica precisamente en la brecha entre lo que es digital y lo que es digital e inteligente.

La verdadera eficiencia consiste en ir más allá del almacenamiento digital para adoptar un sistema que comprenda el contenido de los contratos, automatice tareas y transforme los datos en información valiosa para la empresa. Este es el amanecer de la gestión de contratos con IA, la clave para transformar documentos estáticos en datos dinámicos y procesables. A continuación, exploraremos este tema en profundidad.

¿Por qué es tan importante la gestión de contratos?

Como se mencionó, la gestión de contratos va mucho más allá de simplemente archivar documentos. En realidad, es una de las funciones más estratégicas de una empresa, actuando como el pilar que sostiene cada operación. Piense en sus contratos como los cimientos de un edificio: sin una gestión sólida, toda la estructura queda vulnerable.

Cada acuerdo, ya sea con un cliente, proveedor o socio, es un activo valioso que define responsabilidades, mitiga riesgos y garantiza el cumplimiento de obligaciones. En un entorno empresarial dinámico, donde la agilidad es fundamental, la forma en que se gestionan los contratos puede determinar el éxito o fracaso de un proyecto, de una asociación o incluso de la entrada a un nuevo mercado. Una gestión ineficaz crea fricciones, retrasa el progreso y, al final, compromete la integridad de todas las transacciones.

Los beneficios de tener una gestión de contratos eficiente e inteligente

• Aumento de la eficiencia operativa: reducir el tiempo dedicado a tareas manuales, como la búsqueda de cláusulas o la verificación de fechas, es más que una cuestión de conveniencia, es un imperativo estratégico. Una gestión centralizada y automatizada libera a su equipo de actividades repetitivas, permitiendo que los profesionales se concentren en tareas de mayor valor, como la negociación de nuevos acuerdos o el análisis de riesgos.

• Mejora en el cumplimiento y la gobernanza: En un mundo de regulaciones complejas y crecientes, el cumplimiento no es negociable. Una gestión eficiente de los contratos permite que los acuerdos cumplan con las normas internas y externas. Además, crea registros de auditoría claros, documentando cada etapa del ciclo de vida del contrato. Esta transparencia no solo facilita el cumplimiento de las normas, sino que también protege a la empresa en caso de disputas.

• Toma de decisiones basada en datos: Los contratos son verdaderas minas de oro de información. Con una gestión inteligente, es posible transformar estos documentos estáticos en una fuente de perspectivas estratégicas. Al tener acceso rápido a datos como el volumen de contratos por departamento, los términos más comunes, las cláusulas de mayor riesgo, los plazos de vencimiento, entre otros ejemplos, los gerentes pueden tomar decisiones más informadas, alineadas con los objetivos comerciales.

Cómo se utiliza la inteligencia artificial en la gestión de contratos

Queda claro a lo largo de este texto que, sin la capacidad de procesar, entender y organizar grandes volúmenes de texto y datos contenidos en los acuerdos, los beneficios de la digitalización contractual quedan limitados.

También sabemos que la inteligencia artificial ya forma parte de la vida cotidiana, y no es más una tecnología futurista reservada a laboratorios de investigación. En la gestión de contratos, la IA actúa como una aliada, un asistente inteligente que automatiza el trabajo manual y repetitivo, al mismo tiempo que resalta información contenida en los documentos que el ojo humano tal vez no percibiría con tanta rapidez.

A continuación, se presentan algunas de las funcionalidades de la IA en la gestión de contratos.

Cómo se aplica la IA a la gestión de contratos de principio a fin

Lectura y extracción de información crítica La IA es capaz de leer y procesar altos volúmenes rápidamente. Así, identifica y extrae datos clave, como fechas de inicio y vencimiento de un contrato, valores, nombres de las partes y cláusulas específicas, como condiciones de renovación. Esto reduce el tiempo perdido en análisis manuales, que son propensos a errores y exigen un tiempo valioso de los profesionales.

Búsqueda y descubrimiento inteligentes La búsqueda de un contrato deja de ser una tarea basada en palabras clave. Con la IA, es posible realizar búsquedas semánticas que entienden el contexto y el significado, no solo el texto. Por ejemplo, en lugar de buscar manualmente contratos con renovación automática y abrir cada documento para verificar su valor, puede investigar "contratos con renovación automática y valor superior a R$ 50.000,00". La tecnología de IA comprende su intención y localiza con precisión los documentos que cumplen con esos criterios complejos.

Mapeo de relaciones y cartera de acuerdos La IA analiza la información de los contratos para mapear las relaciones entre las partes y los documentos. Puede, por ejemplo, identificar todos los contratos relacionados con un mismo cliente o proveedor, ofreciendo una visión holística y ayudando a gestionar la relación con las partes de forma más eficaz. Esta capacidad de conectar información, que sería imposible de hacer manualmente en grandes volúmenes, permite una gestión de cartera de acuerdos más inteligente y proactiva.

Informes, perspectivas y notificaciones Además de optimizar el momento de extracción y análisis de cada contrato, la IA también ayuda a generar informes y paneles de control automatizados que pueden indicar el volumen de contratos activos, cuántos tienen fechas de vencimiento próximas, qué valores necesitan ser negociados cada mes, entre otra información importante para hacer que el día a día de los equipos sea más productivo. Sumado a esto, las notificaciones automáticas (como las fechas de renovación) también permiten que todos estén informados de manera simple y rápida.

El potencial de la IA especializada en contratos

La tecnología que hace todo esto posible es Docusign Iris. Este es el mecanismo de IA que impulsa todas las funcionalidades de inteligencia artificial utilizadas en el ciclo de vida contractual, siendo el motor de la categoría de software como servicio (SaaS) conocida como Intelligent Agreement Management (IAM), o Gestión Inteligente de Acuerdos. En otras palabras, la plataforma Docusign IAM.

En Docusign, la confianza está en el centro de todo lo que hacemos. Valoramos profundamente la confianza que nuestros clientes depositan en nosotros y desarrollamos recursos avanzados para una IA confiable que promueva la innovación de confianza en nuestra plataforma:

1. Protección de datos y seguridad 2. Transparencia 3. Precisión e imparcialidad 4. Extensibilidad y adaptabilidad

Iris fue creada y entrenada en una vasta y creciente biblioteca de contratos y documentos agregados, anonimizados, cifrados y con consentimiento. Esta base de datos cubre una variedad de tipos de contratos, cláusulas, segmentos de mercado, idiomas y departamentos.

Docusign Iris aplicada a un software IAM es la respuesta a la brecha entre lo "digital" y lo "digital e inteligente" que exploramos al principio de esta guía.

Docusign Iris frente a los LLM: el diferencial de la IA de Docusign

Los LLM (Grandes Modelos de Lenguaje) son excelentes para funciones básicas de contratos, pero la sumarización de documentos individuales ya es un requisito básico de cualquier IA a estas alturas. La parte difícil, la que desbloquear el valor de los contratos y no solo su información básica, requiere una plataforma escalable con gestión hábil para los flujos de trabajo de principio a fin del proceso contractual y una IA con profunda experiencia en contratos, proveniente de un conjunto de datos inigualable de contratos reales privados y con consentimiento.

La IA de Docusign destaca en 4 áreas principales:

1. Rica y diversa biblioteca de datos de contratos Los mejores datos generan los mejores resultados. Como se mencionó, los acuerdos vienen en innumerables formas, abarcando industrias, funciones y geografías. La IA orientada a contratos necesita entender este contexto y tendrá un mejor desempeño cuando sea entrenada con datos específicos de contratos. Iris fue optimizada específicamente para el lenguaje contractual. No solo lee el texto, sino que entiende el concepto legal detrás de él. Se estima que la ventaja de datos de Docusign puede proporcionar una mejora de 15 puntos porcentuales en precisión y recuperación en comparación con los modelos entrenados con datos de contratos públicos, ayudando a sus equipos a analizar acuerdos más rápidamente y con mayor confianza.

2. Flujos de trabajo integrados y más de 1000 integraciones activas Para desbloquear el máximo valor y eficiencia operativa, necesita una plataforma centrada en el flujo de trabajo como Docusign IAM, que establezca la verdad fundamental, gestionando plantillas para crear una única fuente para todos los contratos.

Luego, puede capturar todo el historial de cada versión, revisión y comentario para un registro de auditoría completo, creando un repositorio siempre actualizado de contratos ejecutados, sin la necesidad de subidas manuales.

Además, Docusign cuenta con más de 1000 integraciones activas y API listas para usar que conectan el proceso de acuerdo a otros sistemas de registro utilizados en su empresa, como CRM, ERP y HRM. Esto multiplica la productividad, garantizando que los acuerdos fluyan sin problemas en toda su empresa y acelerando la adopción de las nuevas herramientas. Así, la plataforma permite que la IA que la impulsa tenga acceso al historial de cómo se redactó y negoció el acuerdo, lo que, a su vez, proporciona la base para agentes y otras formas de automatización.

3. Seguridad y cumplimiento a nivel empresarial Los acuerdos contienen parte de la información más sensible de su negocio: sobre su empresa, sus clientes, proveedores y sus empleados. Necesita una plataforma en la que pueda confiar para mantener estos datos seguros.

Docusign cumple constantemente con los rigurosos requisitos de seguridad incluso de las organizaciones más preocupadas por la seguridad, incluidas las instituciones financieras más grandes del mundo, el Gobierno Federal de los EE. UU. y más del 87% de las empresas de Fortune 1000 que usan Docusign. Además, se apoya en más de 20 años de experiencia y la confianza de más de 1,7 millones de clientes para gestionar sus contratos.

4. Procesamiento de millones de contratos A medida que su empresa crece, el número y la complejidad de los contratos que manejan tus equipos también aumentan, y debe poder realizar análisis en todos ellos. La búsqueda de información específica de cada contrato, como valores, vigencia y condiciones de renovación, suele requerir un tiempo considerable de los equipos. Sin automatización, gestionar este volumen puede agotar rápidamente los recursos y enterrar a los empleados en tareas manuales repetitivas.

Las plataformas de contratos de nivel empresarial deben hacer más que procesar acuerdos: necesitan proporcionar perspectivas a escala. Docusign ha ajustado sus modelos de IA para manejar de manera eficiente cientos de millones de acuerdos en todo el mundo, proporcionando velocidad y precisión sin aumentar los costos. El resultado: sus equipos ganan y su empresa se mueve más rápido, centrándose en la estrategia y no en la burocracia.

Mujer interactúa con sus colegas mientras realiza una presentación en la oficina.

La solución ideal con el poder de la IA

Como se ha presentado, Iris es el motor de inteligencia artificial que se manifiesta en diferentes soluciones y servicios de Docusign. Y, naturalmente, esta tecnología está incluida en la plataforma Docusign IAM dentro de Navigator.

¿Qué es Docusign Navigator?

Cuando hablamos de una gestión inteligente de acuerdos, lo que no puede faltar en la plataforma de su elección es un repositorio inteligente, impulsado por IA y diseñado para almacenar, administrar, buscar y analizar acuerdos de cualquier fuente de forma centralizada. Este es Docusign Navigator. Más que un recurso para el almacenamiento de archivos, Navigator está impulsado por IA para desbloquear el valor oculto en su cartera de acuerdos, transformando la gestión de contratos de un centro de costos a un pilar de crecimiento y seguridad.

A continuación se presentan sus principales funcionalidades:

Almacenamiento y centralización de la información Navigator ayuda a eliminar la dispersión de documentos que, como hemos visto, causa fricciones y pérdidas. Centraliza todos tus contratos, ya sean nuevos (firmados a través de Docusign eSignature) o históricos (importados de cualquier otra fuente). Esta unificación crea una única fuente de verdad, garantizando que todos en la empresa trabajen con la misma información.

Análisis inteligente Navigator aplica el poder de Iris para extraer información crítica de forma automática y a escala. Identifica atributos clave en cada documento, transformando el texto no estructurado en datos procesables. Esto incluye:

• Identificar fechas importantes: extracción de fechas cruciales, como el inicio y fin de vigencia y condiciones de renovación (por ejemplo, si el contrato tiene una cláusula de renovación automática).

• Extraer términos específicos: Captura de cláusulas importantes, como el tipo de contrato, el valor del contrato, la ley aplicable y las reglas de rescisión.

• Reconocer y unificar partes: Simplifica la gestión de las partes contractuales, reconociendo y agrupando los nombres de proveedores o clientes. La IA realiza el trabajo pesado de lectura y análisis, lo que permite al equipo centrarse en tareas estratégicas.

Localización rápida y búsqueda precisa La funcionalidad de búsqueda de Navigator va mucho más allá de una simple localización de términos. Puede buscar por términos, cláusulas, fechas o incluso conceptos. Es posible encontrar, por ejemplo, todos los contratos que "están activos y expiran en los próximos 3 meses", una búsqueda que llevaría bastante tiempo si se realizara manualmente en grandes volúmenes de documentos.

Gestión proactiva de riesgos y oportunidades Navigator también actúa como un sistema de alertas proactivas. Mitiga los riesgos al proporcionar recordatorios automáticos de renovaciones y vencimiento de contratos, evitando la pérdida de plazos y renovaciones no deseadas, que son una fuente de pérdida de valor. Además, la visión panorámica de todos los contratos permite a los gerentes identificar oportunidades de renegociación o cuellos de botella de cumplimiento de manera eficiente.

Informes y Paneles de Control (Dashboards) de Perspectivas La plataforma transforma el repositorio de contratos en una fuente de inteligencia empresarial. Es posible generar informes y paneles de control personalizables para obtener información valiosa sobre el ciclo de vida de los acuerdos: desde el volumen de contratos por tipo y los compromisos existentes con diferentes partes, hasta el análisis del valor total de los contratos con vencimiento próximo. Estos informes capacitan a los gerentes a tomar decisiones basadas en datos concretos, elevando la gestión de contratos al nivel estratégico.

El futuro de la gestión de tus contratos está en Docusign

Como ha visto a lo largo de este material, la gestión de contratos con IA es un imperativo estratégico. La ineficiencia de una gestión que puede haber digitalizado parte de los procesos, pero que aún no es inteligente, cuesta cara y compromete el crecimiento del negocio. Las empresas deben ir más allá de los procesos manuales y del simple archivo de documentos, transformando tus acuerdos en activos estratégicos para el negocio. La plataforma Docusign IAM es la clave para esta transformación.

Descubra cómo la plataforma Docusign IAM y Navigator pueden maximizar el potencial de la gestión de tus acuerdos. ¡Hable con nosotros!