Tata Communications utiliza Docusign eSignature para reducir el tiempo de entrega del contrato

Tata Communications es uno de los principales proveedores de comunicaciones del mundo. De hecho, más de una cuarta parte de las rutas de Internet del mundo viajan a través de la red de Tata. La compañía se enorgullece de ser un habilitador del ecosistema digital, que presta servicios tanto a los mercados establecidos como a los emergentes con una amplia gama de servicios que incluyen conectividad de alta velocidad, herramientas de colaboración, servicios de voz, servicios de movilidad y soluciones de habilitación en la nube. 

Como empresa global con oficinas y clientes en más de 30 países en múltiples zonas horarias, uno de los desafíos que enfrentó Tata fue la obtención eficiente de firmas para documentos legales, contratos de venta y aprobaciones internas, especialmente para contratos internacionales fuera de su sede en India.  

Normalmente, cuando un contrato internacional estaba listo para la firma, el equipo legal enviaba una copia impresa con las aprobaciones del trato a las partes relevantes utilizando un costoso servicio de mensajería. Luego, los documentos iban lentamente de una oficina a otra a medida que eran firmados, y cuando los originales retornaban al departamento legal de Tata, habían pasado meses. A lo largo de todo este extenso proceso, los equipos legales y de ventas de Tata no tenían visibilidad de dónde estaba el contrato en el ciclo de firma o cuándo regresaría. Esto no solo significaba retrasos, sino que también aumentaba el riesgo de contratos mal archivados o perdidos permanentemente. El proceso necesitaba modernizarse para que Tata pudiera cerrar acuerdos de manera más eficiente.

Elección de un proveedor de firma electrónica

Cuando Tata comenzó a investigar posibles soluciones digitales para gestionar firmas, contratos y aprobaciones, la empresa buscó una herramienta que fuera fácil de usar y que fuera compatible con las plantillas PDF interactivas que Tata usaba para los contratos. Además, Tata necesitaba la tecnología para ofrecer integraciones con su tecnología existente, como Salesforce y Microsoft Outlook. También necesitaba respaldar la firma móvil y garantizar el cumplimiento de las leyes globales de firma electrónica. 

Docusign eSignature cumplió con todos los criterios de Tata, y la empresa incorporó rápidamente la contratación digital en casi todos los departamentos de su empresa, incluidos ventas, recursos humanos, compras, TI y jurídico.

Reducción del tiempo de respuesta de los contratos con Docusign eSignature

Después de implementar Docusign eSignature, los equipos legales y de ventas de Tata aumentaron rápidamente la velocidad a la que se firmaban y completaban los contratos. “No teníamos visibilidad de quién había firmado o en qué escritorio se encontraba el contrato en un momento dado. Ahora, con Docusign eSignature, es totalmente transparente, fácil de rastrear y los contratos que solían estar vencidos durante meses ahora regresan a nosotros firmados y completados en 24 horas”, dijo Troy Reynolds, Director legal y de cumplimiento, en Tata. 

Esta mejora en el tiempo de respuesta de los contratos ha ayudado a acelerar el negocio en toda la empresa al reducir el tiempo de generación de ingresos. Además, las reducciones en el tiempo del ciclo del contrato se complementan con reducciones significativas en los costos de mensajería. En promedio, los mensajeros le costaban a Tata alrededor de $100 por contrato, a veces hasta $150. "Con Docusign, hemos podido reducir ese número sustancialmente, algo parecido a una reducción del gasto del 90%". 

Los contratos extraviados también son cosa del pasado: desde que se implementó Docusign eSignature, el 100% de los contratos y documentos enviados para su firma a través de Docusign se han archivado rápida y fácilmente en la nube. 

Actualmente, miles de empleados de Tata ubicados en varias geografías utilizan las versiones en inglés, francés y español de Docusign para optimizar sus prácticas comerciales.