ISA Intervial reduce a la mitad el tiempo de firma de contratos con Docusign

ISA Intervial es una operadora de concesiones de carreteras interurbanas, cuyo reto es asegurar un tránsito eficiente, fluido y seguro. La organización pertenece al grupo empresarial ISA, que además tiene negocios de transporte de energía eléctrica, telecomunicaciones y gestión inteligente de sistemas en tiempo real. ISA Intervial opera más de 800 kilómetros de rutas en Chile, conectando personas por medio de 5 sociedades concesionarias: Ruta del Maipo, Ruta del Bosque, Ruta de la Araucanía, Ruta de los Ríos y Ruta del Loa.

Los tipos de proyectos desarrollados por ISA Intervial involucran empresas contratistas, empresas filiales y al gobierno de Chile, específicamente el Ministerio de Obras Públicas (MOP). Para habilitar proyectos de nuevas concesiones, se requiere un alto volumen de documentos para asegurar que todas las partes interesadas están alineadas y de acuerdo.

Los documentos firmados necesitaban viajar físicamente desde cualquiera de las rutas hacia los múltiples firmantes. El flujo de aprobación manual retrasaba las operaciones en más de una semana. De esta forma, la cadena de aprobaciones de los proyectos solía ser larga, y por esto ISA Intervial buscaba una solución para hacer más eficiente la aprobación de nuevos negocios, como de la operación del día a día.

Tomando la ruta del mercado

Según Marcos Jeldres, Subgerente de Sistemas de Información, el gran reto que tenía ISA Intervial era el procesamiento de los acuerdos. “Teníamos muchos problemas con respecto a los documentos firmados en papel: las firmas podían presentar diferencias, los firmantes no tenían la trazabilidad en el flujo de estas y el tiempo que involucraba la gestión “física” de dichas firmas. Teníamos los típicos problemas que conlleva operar con el papel”, comenta.

Para buscar solucionar estos problemas, bajo el marco del programa de Transformación Digital que se lleva a cabo desde la matriz de ISA, la operadora decidió implementar la tecnología de firmas electrónicas en sus Sociedades Concesionarias, dado que otras compañías del grupo ya la usaban con éxito.

ISA Intervial requería una solución de alto nivel, que a su vez fuese simple de usar. La plataforma debería ser capaz de operar los flujos de trabajo actuales y optimizarlos. “Era muy importante que lograra conectar a todas las empresas del grupo y que tuviera un equipo dedicado a apoyar desde la implementación hasta el acompañamiento y adopción de la herramienta”, comenta Erik Goldenberg, CEO de Oficina Ágil, que apoyó el proceso comercial y de implementación de Docusign.

El proyecto de implementar las firmas electrónicas de Docusign tenía un cronograma más extendido. Sin embargo, la pandemia aceleró la implementación de la tecnología en cinco meses. “El desafío que se nos planteó fue justamente poder agilizar el proceso de firma para el trabajo en forma remota, por lo que aceleramos la adopción de la plataforma de Docusign. A partir de entonces, venimos gestionando la firma de los documentos en forma electrónica, lo que ha permitido optimizar los tiempos para todos los documentos generados en nuestra organización”, agrega Marcos.

Más eficiencia con Docusign 

Actualmente, ISA Intervial envía contratos de todos los departamentos utilizando Docusign eSignature. Con el cambio, la Organización redujo a la mitad el tiempo de aprobación de sus documentos. Los equipos que utilizan las firmas electrónicas además de ganar más eficiencia tienen más visibilidad del flujo completo de los procesos contractuales.

La adopción de Docusign eSignature promovió también un cambio cultural dentro de la organización. Hoy, casi 95% de los documentos de ISA Intervial son enviados para firma desde la plataforma de Docusign. Todavía quedan algunos contratos que se firman manualmente - por un tema de conocimiento de cuáles son los documentos que pueden subirse a la plataforma para poder aplicar la firma electrónica.

“Estamos llevando adelante una serie de capacitaciones con el objetivo de preparar a todos nuestros colaboradores en el uso de Docusign, lo cual nos permitirá obtener un mayor beneficio de las funciones que nos provee, entregando una mejor experiencia, reduciendo costos y aportando con un mínimo impacto ambiental”, finaliza Marcos.