4 ventajas de usar plantillas de contratos en Docusign

Las plantillas son una herramienta fundamental en la gestión contractual, especialmente teniendo en cuenta que cada organización puede generar hasta 500 acuerdos mensuales, como lo demuestra un estudio de Forrester.

Cuando los equipos encargados de esta función envían los mismos formatos de documento a muchas personas, empresas y clientes pierden tiempo con la creación, sin mencionar el tiempo necesario para la firma.

Aquí es donde las plantillas de contratos tienen mayor importancia y ofrecen un número de beneficios sumamente atractivos.

¿Qué son las plantillas de contratos?

Las plantillas te permiten guardar y reutilizar información que se repite en cada formato de contrato, para que sólo tengas que colocar un “aviso” para el destinatario. De esta forma, todo lo que tienes para compartir un documento es agregar a las personas que necesitan aprobar y dar clic en enviar.

Los detalles variarán dependiendo de las necesidades específicas del documento. En resumen: las plantillas te permiten guardar mensajes estándar, campos de información, órdenes de envío y otros aspectos de un formato que siguen siendo los mismos sin importar a quién lo envíes. Desde aquí puedes seguir agregando, borrando y editando el texto, el asunto y la información del destinatario.

Ventajas de usar plantillas de contratos

Conoce cómo este tipo de herramienta mejora todo el proceso de gestión contractual:

1. Reduce el tiempo para redactar contratos

Utilizando plantillas, las empresas pueden ahorrar tiempo significativo, ya que gran parte del contenido necesario ya está predefinido, lo que permite simplemente personalizar detalles específicos para cada caso.

2. Reduce los costos de transacción

El tiempo y los recursos invertidos en la redacción, revisión y negociación de contratos personalizados pueden aumentar los costos operativos de una empresa. 

Al utilizar plantillas de contratos, los equipos legales y comerciales pueden evitar estos gastos innecesarios, mejorando la eficiencia y rentabilidad en el proceso contractual.

3. Brinda consistencia en los contratos

La consistencia en los términos y condiciones contractuales es esencial para garantizar la claridad y evitar malentendidos entre las partes involucradas. 

A través de estos recursos, las empresas pueden mantener una estructura uniforme y coherente en todos sus acuerdos, lo que proporciona una base sólida para futuras negociaciones.

4. Obtén escala mientras mantiene la personalización

A pesar de estar basadas en plantillas predefinidas por el usuario, es posible personalizar detalles de los contratos y adaptarlos a situaciones únicas. 

Plantillas de contratos: casos de uso

Las plantillas pueden ser útiles para diversos formatos de uso común en diferentes sectores, como por ejemplo:

• Declaración de trabajo: utilizada para describir de manera clara y detallada las tareas, responsabilidades, objetivos y alcance de un proyecto o trabajo.

• Solicitud de cambio de cuenta: se emplea cuando un cliente o usuario desea cambiar informaciones relacionadas a su cuenta, como dirección de correo electrónico, contacto o preferencias de comunicación. 

• Aprobación de presupuesto: aplicada para solicitar la autorización para gastar o asignar fondos en un proyecto o actividad específica. 

• Registro de eventos: útil para capturar detalles relevantes sobre un evento, como conferencias, reuniones o actividades sociales. 

• Acuerdo de confidencialidad mutua: también conocido como NDA (Acuerdo de no divulgación), es empleado cuando dos o más partes necesitan compartir información confidencial entre ellas.

• Solicitud de nuevo gafete: relevante para solicitar la emisión de una nueva identificación, tarjeta o gafete para un empleado o miembro del equipo. 

• Orden de compra: con el fin de formalizar una solicitud de compra de bienes o servicios. 

• Contrato de ventas: determina los términos y condiciones de una transacción de venta entre un proveedor y un cliente.

• Para Recursos Humanos: reembolso de colegiatura a empleados, solicitud de permiso de ausencia, solicitud de cambio de estatus de empleado, solicitud de baja de empleados, entre otros.

• Para Bienes raíces: actividades como lista de inmuebles para agentes, solicitud de renta uso residencial, plan de contingencia para inspección, etc.

• Financieros y seguros: prueba de verificación de seguro para autos, selección o rechazo de cobertura a motoristas no asegurados, reporte de inspección, entre otros.

• Y muchos más!

Docusign, empresa reconocida mundialmente, ofrece la posibilidad del usuario crear plantillas de contratos para agilizar el proceso de envío y reducir el riesgo de errores en sus acuerdos. 

Ventajas de elegir Docusign

• Eficiencia y rapidez: Docusign agiliza el proceso de firma de documentos al eliminar la necesidad de imprimir, escanear o enviar documentos físicos. 

• Seguridad y legalidad: Docusign cumple con los más altos estándares de seguridad, cumplimiento legal y validez en la industria. A través de tecnologías avanzadas de autenticación para garantizar la privacidad y veracidad de los documentos firmados electrónicamente.

• Flexibilidad: Docusign es compatible con una amplia variedad de dispositivos, incluyendo computadoras, tabletas y teléfonos inteligentes, lo que permite a los usuarios firmar documentos desde casi cualquier dispositivo con acceso a Internet.

• Automatización de flujos de trabajo: además, ofrece herramientas para automatizar flujos de trabajo y procesos de aprobación, lo que agiliza y simplifica la gestión de documentos en equipos y organizaciones.

Esta plataforma líder en el mercado ofrece una manera conveniente y confiable de gestionar documentos y acuerdos, lo que permite a las empresas optimizar sus flujos de trabajo y mejorar la experiencia tanto para sus empleados como para sus clientes.

Aprovecha las Plantillas de acuerdos con Docusign

Ahora que ya conoces las ventajas y facilidades que brinda Docusign con el uso de plantillas, es claro que tu empresa ganará en rapidez, eficiencia y seguridad a través de nuestras funcionalidades.

¿Estás listo para digitalizar tu proceso contractual? Contáctanos y te daremos toda la información necesaria para que empieces la transformación de tu negocio.