Tendencias de HHRR 2020: procesos manuales retienen la productividad

El departamento de recursos humanos es la base de cualquier organización. Una de las tendencias de RRHH es la inversión en optimizar las competencias de los empleados existentes y hacer nuevas contrataciones para complementar ese equipo. Todo negocio que intenta tener éxito y crecimiento debe hacerlo.

Los equipos de RRHH aceptan este desafío. Pero se enfrentan a uno más: la creación de un sistema de herramientas que les permita gestionar todo de manera eficiente.

Desafios actuales de los equipos de RRHH

Para tener un panorama del estado de la tecnología de RRHH, Docusign realizó un informe de Tendencias de Recursos Humanos. La encuesta ha entrevistado a más de 800 tomadores de decisiones clave en las funciones de RRHH en todo el mundo, incluido México. 

La encuesta formuló preguntas sobre el estado de los equipos de recursos humanos de hoy, la tecnología que usan y las predicciones sobre cómo cambiará la industria en el futuro.

El hallazgo más sorprendente de esa investigación es que los profesionales de RRHH están luchando para dedicar su tiempo al trabajo que consideran más importante. Este es un problema que la tecnología puede resolver. 

A continuación, examinaremos los resultados de nuestra encuesta y sugeriremos herramientas que ayudarán a los equipos a superar los obstáculos actuales. 

Desafío 1: procesos manuales bloquean los flujos de trabajo

¿Por qué los equipos de RRHH no pueden dedicar su tiempo y sus recursos a las tareas que consideran prioritarias? 

Después de ver la discrepancia entre las tareas más importantes y las más realizadas, responder esa pregunta se convirtió en el foco principal de nuestra investigación.

El mayor obstáculo en los flujos de trabajo es la generación repetitiva de documentos para acuerdos como ofertas de trabajo y cartas de terminación. Nuestros encuestados también indicaron que no tenían el tiempo suficiente para realizar sus tareas necesarias o acceder a los recursos necesarios.

Investigando aún más en las complicaciones con la generación de documentos, el 87% de los encuestados todavía manejan todos o la mayoría de sus acuerdos en papel. En México, solo el 6% de los encuestados está utilizando tecnología de firma electrónica para todos los trámites del acuerdo. Eso es asombroso.

Existe una conexión innegable entre los equipos de RRHH que aún firman contratos con pluma y aquellos que informan que no tienen suficiente tiempo para realizar sus tareas prioritarias debido a la insuficiencia de recursos y la generación repetitiva de documentos. Aunque pasar a un proceso totalmente digital resolvería las barreras comunes para el éxito de RRHH, nuestra encuesta demuestra que hay obstáculos comunes durante sus transiciones: 

Obstáculos para la digitalización de los procesos de HHRR

Desafío 2: realizar las tareas principales

Por un amplio margen, los encuestados identifican la contratación como el aspecto más importante de su rol. La contratación es tanto la actividad más ampliamente realizada como la función con mayor probabilidad de ser identificada como su responsabilidad principal. 

A pesar de la importancia de las contrataciones, los profesionales de RRHH pasan mucho más tiempo en otras actividades.

Nuestra encuesta muestra los esfuerzos de RRHH para atender a dos audiencias principales: nuevas contrataciones y empleados ya existentes. Esto tiene sentido. Lo sorprendente es la medida en que esos equipos pueden distraerse con otras tareas. A pesar de la importancia de la contratación y los beneficios de los empleados, los profesionales de recursos humanos dedican mucho más tiempo a otras actividades.

Cada semana, nuestros encuestados realizan tareas de operaciones, salud/seguridad y nómina con mucha más frecuencia de lo que atienden sus responsabilidades de contratación y beneficios de empleados. 

De las nueve actividades enumeradas en nuestra encuesta, la contratación ocupa el octavo lugar en términos de las actividades que los encuestados realizan en una semana determinada.

Desafío 3: Liberar los equipos del trabajo manual

Los equipos de RRHH que aún evitan la digitalización de los procesos de papeleo se verán obligados a enfrentar los mismos problemas de gestión de tiempo año tras año. Más tiempo desperdiciado en la generación de documentos repetitivos significa menos tiempo dedicado a la contratación y al trabajo de beneficios para empleados. Sin tecnología que reemplace los procesos manuales propensos a errores, la brecha entre las responsabilidades entendidas de los equipos de recursos humanos y su inversión laboral real continuará expandiéndose.

Sin las herramientas de RRHH adecuadas, los recursos mal asignados y subutilizados introducirán los mismos problemas que ya existen en el panorama actual. Estos problemas crean un círculo vicioso para los profesionales de recursos humanos. Sin la tecnología moderna, es más difícil atraer el talento adecuado y ocupar puestos vacantes. Sin integraciones y automatizaciones, será más difícil mantener a los empleados actuales satisfechos - y retenerlos. La insatisfacción de los empleados creará nuevas oportunidades, que serán aún más difíciles de llenar etc.

Solucionando los desafíos

A pesar de todo esto, hay buenas noticias: todos estos problemas se pueden resolver con las herramientas adecuadas. 

Un sistema de acuerdo totalmente digital elimina el desperdicio, el error y el retraso que son parte de los flujos de trabajo actuales, dejando a los equipos de RRHH libres para concentrarse en prioridades más importantes. 

Esta transformación digital aumenta la productividad, reduce los costos y le da al equipo más flexibilidad para invertir los recursos de los empleados en actividades que crean un nuevo valor para la organización.

Los acuerdos son los elementos centrales de la relación entre una organización y sus empleados. Un sistema moderno y digital de acuerdos ayuda al equipo de recursos humanos a realizar cada una de sus responsabilidades clave. La utilización de Docusign Agreement Cloud para recursos humanos para preparar, firmar, ejecutar y gestionar esos acuerdos es una manera fácil de garantizar que un equipo de recursos humanos y la organización en general operen con la máxima productividad y eficiencia. También es una excelente manera de aumentar la satisfacción de cada empleado, lo que atraerá y retendrá a los mejores talentos.

Para obtener más información sobre cómo desbloquear equipos de recursos humanos de procesos obsoletos, descarga nuestro informe completo de Tendencias de RRHH 2020.