Teletrabajo: cómo ser productivo a distancia
Gracias al avance de la transformación digital y a la concientización de las empresas sobre la flexibilidad, el trabajo remoto es una realidad.
Publicado el 26 de marzo de 2020. Actualizado el 22 de febrero de 2023
Los regímenes de home office, trabajo remoto o teletrabajo se han convertido en una tendencia mundial.
Gracias al avance de la transformación digital y a la concientización de las empresas sobre la flexibilidad laboral, trabajar de manera remota ya es una realidad en la mayoría de las organizaciones.
De hecho, múltiples estudios indican que, al flexibilizar las maneras de ejecutar una actividad laboral, las empresas alcanzan mejores resultados, ya que sus empleados se vuelven más productivos.
Por ejemplo, según _l_a investigación de la consultora Omdia, el teletrabajo ha incrementado en un 68% la productividad en las empresas encuestadas, e incluso, el 35% de estas organizaciones pueden corroborar esta información aportando datos numéricos.
Dada la importancia de esta modalidad, en este artículo vamos a explorar el concepto del teletrabajo, comentar sobre sus ventajas y desventajas, así como compartir algunos consejos para disfrutar de este cambio asegurando la productividad y satisfacción de los colaboradores.
¡Toma nota!
¿Qué es el teletrabajo?
De acuerdo con la Organización Internacional del Trabajo, OIT, el teletrabajo es una dinámica que permite ejecutar las actividades laborales en una ubicación alejada de la organización, de la oficina o de las instalaciones de producción apartando de este modo, al trabajador del contacto personal con sus colegas.
Por lo tanto, consiste en un modelo en el que los colaboradores desempeñan sus tareas dondequiera que se encuentren, prescindiendo parcial o totalmente de su presencia física en la organización durante un largo período de tiempo.
Una de las principales características del teletrabajo es el uso de metodologías y herramientas de obtención, almacenamiento, flujo y procesamiento de información, así como de recursos y programas que facilitan la comunicación entre los colaboradores y la empresa.
Esto se debe, básicamente, a la necesidad de intercambiar datos importantes sobre la organización y sus clientes para poner en marcha los procesos y actividades a lo largo de la jornada remota.
A tenor de los nuevos modelos laborales, de la irrupción de profesiones innovadoras y de la aparición de múltiples tipos de plazas, no solo las organizaciones y sus planteles obtienen numerosos beneficios al recurrir al trabajo remoto, sino que también los profesionales liberales y autónomos.
Bajo esta óptica, queda claro que la adopción de este modelo laboral configura una muy buena alternativa, independientemente de la naturaleza del trabajo.
La importancia del teletrabajo
Como señalamos antes, el teletrabajo permite a las personas ejercer sus actividades laborales desde cualquier lugar dependiendo únicamente de una buena conexión a internet y de contar con las herramientas correctas.
Por ejemplo, un vendedor puede trabajar y negociar desde su casa. Para eso, necesita únicamente contar con una buena conexión a internet, una línea de teléfono y las aplicaciones que apoyen su trabajo como un software para gestionar clientes, o un programa para firmar contratos a distancia.
En otro contexto, el teletrabajo es una alternativa perfecta para evitar dificultades no previstas. Por ejemplo, si ocurriera un corte de energía en la oficina, una inundación en la ciudad o cualquier otro tipo de desastre.
De hecho, hoy muchas compañías planean con anticipación cambiar los patrones de trabajo y permitir que los empleados trabajen desde sus casas.
Existe todavía un desafío: ¿cómo puedes asegurarte de que trabajas de manera eficiente en tu casa?
Cómo ser productivo a distancia: las reglas de un teletrabajo eficiente
Aunque el teletrabajo forma parte del movimiento de transformación digital, muchas personas aún no están preparadas para largos periodos trabajando desde sus salas. De hecho, algunas empresas ni siquiera tienen políticas o guías para ayudar a sus empleados a conseguir el mejor resultado sin salir de casa.
Por esto, reunimos 5 consejos para tener en cuenta al trabajar remotamente:
1. Define horas regulares de trabajo
En la oficina, tienes un horario regular de trabajo. Esto no debe cambiar porque estás trabajando desde una ubicación distinta. Crea un calendario diario, define las prioridades de cada día y evita perder la concentración con amenidades o distracciones.
Verás que, al tener una agenda muy bien planeada, también podrás disfrutar de mayor flexibilidad pudiendo decidir cuándo empezar o encerrar el día de trabajo a tu conveniencia crear un tiempo de descanso programado, por ejemplo.
Una muy buena idea para gestionar tu tiempo de forma más efectiva es utilizar aplicaciones de planeación y organización.
2. Arréglate para trabajar
Cuando trabajas desde casa puedes usar ropa más casual, pero, hay un límite. Arréglate de una manera más adecuada, como si estuvieras en la oficina. Si tiene una reunión importante, piénsalo: ¿Qué me pondría si esta reunión fuera presencial?
3. Negocia con las personas en la casa
Mantenerse concentrado durante el teletrabajo puede ser un gran desafío para la mayoría de los empleados. Hay otras personas que viven en aquel espacio, incluso niños.
Comunica a tus familiares las actividades que necesitas realizar cada día: si hay una reunión importante, los horarios, cuáles son los espacios que se puede compartir durante el día y cuáles son las horas que puedes hablar.
4. Usa una conexión a internet segura
Cuando trabajamos desde casa, tenemos que acceder a documentos e informaciones sensibles almacenadas en el centro de datos de la oficina. Es imprescindible asegurarse de que, al acceder a estos documentos, no se pierdan los datos corporativos y de sus públicos como proveedores y clientes.
La mayoría de las empresas utilizan conexiones VPN encriptadas, para fomentar la seguridad del empleado y de la información. Asegúrate de tener una aplicación de este tipo en tu computadora y recuerda activarla todos los días. Si no tienes una, pregunta a tu equipo de tecnología si disponen de una solución o pueden recomendarte alguna alternativa útil.
5. Comunícate con colegas
Trata de comunicarte con tus colegas todos los días en que estén trabajando remotamente. Además de evitar el deterioro de la habilidad social, el intercambio fluido de información promueve el trabajo colaborativo.
Para interactuar con tus compañeros, puedes utilizar un comunicador instantáneo o disfrutar de las herramientas de videoconferencia y ver las personas que están lejos de ti.
Las empresas ofrecen distintos medios para la comunicación, ¡explóralos!
¿Qué ventajas y desventajas tiene el teletrabajo?
Muchos estudios apuntan distintas ventajas del teletrabajo. ¡Conócelas a continuación!
Incremento de la productividad
Según un estudio de Great Place to Work, la mayor parte de los 800,000 colaboradores encuestados señala que los niveles de productividad se mantuvieron o aumentaron a partir de la adopción del teletrabajo.
Reducción de los costos
Acorde con Global Workplace Analytics, una organización con un plantel de 1000 colaboradores que aplica el teletrabajo bajo una modalidad híbrida logra ahorrar más de USD 1 millón al año.
Fomento a la sostenibilidad
De acuerdo con un estudio reciente de Harvard Business Review, el trabajo remoto reduce la huella de carbono en virtud de la reducción de los desplazamientos, de la energía consumida y de los desperdicios.
Mejora de la calidad de vida
Acorde con un estudio de la plataforma Blind, el 64% de los encuestados no cambiaría el teletrabajo por un aumento de salario.
Promoción de la salud física y mental
Según un estudio de Ergotron difundido en Forbes, a medida que los colaboradores se aclimatan al teletrabajo, experimentan mejoras increíbles en su bienestar físico y mental.
A pesar de proporcionar numerosos beneficios tal como los que hemos señalado en esta sección, el teletrabajo también presenta ciertos aspectos negativos. Conoce algunos:
Para los empleados, el trabajo remoto puede ser un factor crítico para el sedentarismo y problemas físicos como dolor cervical. Asimismo, al encarar una rutina, es posible que las personas se aíslen desconectándose de su círculo y trabajen más horas que lo habitual.
Para las organizaciones, en casos puntuales, el teletrabajo puede reducir el compromiso de colaboradores que no se sienten pertenecientes al grupo o que no presentan un perfil alineado con la dinámica. Además, es común que ocurran ciertas limitaciones para controlar el rendimiento y el desempeño de las personas.
Modalidades del teletrabajo
El trabajo remoto cobra cada vez más fuerza en el escenario corporativo, ya que contribuye al crecimiento y la satisfacción tanto del empleador como de sus trabajadores.
A continuación, mencionamos cuáles son las modalidades de teletrabajo que existen:
Home office o desde el hogar
Como su nombre lo indica, consiste en la puesta en marcha laboral desde la casa del colaborador.
Si se trata de un profesional con vínculo de trabajo, la empresa puede optar por ejercer un control más riguroso de sus actividades por medio de un sistema de acceso. Asimismo, puede establecer un mecanismo más flexible en términos de jornada y carga laboral mediante el trabajo por objetivos o proyectos.
Cuando hablamos de trabajo autónomo, el individuo puede decidir desarrollar sus tareas desde la casa, separando una habitación para atender sus demandas de espacio.
Híbrido, suplementario u ocasional
La modalidad híbrida es una opción valiosa para las organizaciones que por algún motivo no quieren —o no pueden— adoptar a la dinámica remota como único sistema de trabajo.
Al adoptar el teletrabajo híbrido, los colaboradores responden a un régimen de trabajo que mezcla jornadas presenciales con la dinámica a distancia de forma ocasional ya sea durante ciertos días de la semana o para realizar determinadas actividades fuera de la oficina y pueden desempeñar su función dondequiera que se encuentren.
Móvil
Algunos profesionales necesitan desplazarse constantemente a raíz de la naturaleza de su trabajo como consultores y vendedores. Esta modalidad de teletrabajo posibilita que los individuos desarrollen sus actividades de forma itinerante usando, para eso, las tecnologías de información y de comunicación y una buena conexión a internet.
Telecentro
Los telecentros son centros de trabajo remotos rentados por las organizaciones para ubicar a sus colaboradores. Estos espacios cuentan con recursos informáticos y equipos de comunicación que se comparten entre los usuarios, proporcionando así las herramientas necesarias para que las personas puedan llevar a cabo su trabajo.
Nómada
Bajo el teletrabajo nómada, las personas pueden realizar sus actividades profesionales en cualquier lugar del mundo por lo cual, no tienen un lugar fijo para trabajar.
Por lo general, un trabajador nómada no concurre a la organización, salvo situaciones excepcionales como hablar sobre un asunto confidencial o solicitar apoyo para el desempeño de sus actividades fuera de la empresa.
También conocidos como nómadas digitales, los trabajadores tienen autonomía para seleccionar dónde quieren desarrollar sus tareas profesionales, pudiendo instalarse temporalmente en un cibercafé, hotel o coworking.
Hotelling
Los profesionales desempeñan su función en oficinas o instalaciones productivas de otras empresas. Un ejemplo de modalidad de trabajo en hotelling son las auditorías y consultorías que los expertos, personas físicas o morales, realizan in situ.
Offshore
Consiste en la modalidad de teletrabajo en que una organización terceriza tareas, procesos y la prestación de determinados servicios recurriendo a la fuerza de trabajo internacional.
Al mismo tiempo, logra reducir los costos con mano de obra local y con el mantenimiento de un equipo presencial, la empresa promueve la generación de empleos y el aprovechamiento del talento humano en otras regiones.
El teletrabajo y el medio ambiente
La dinámica del teletrabajo bajo sus diferentes modalidades es una alternativa sustentable en virtud de minimizar el uso de recursos que puedan dañar el medio ambiente de diversas maneras.
En este sentido, el régimen home office reduce el consumo corporativo de materiales de escritorio como tintas para impresora y artículos de limpieza colaborando así, con la sostenibilidad.
Cuida del medio ambiente y gana en competitividad: Promoción de la cultura paperless
La reducción del uso de papel es una tendencia a nivel global a raíz del contundente impacto ambiental de todo el proceso de fabricación del insumo.
Cuando una empresa se suma al movimiento en pro del trabajo remoto, contribuye en gran medida a la minimización de los efectos ambientales derivados del consumo de papel al paso que eficientiza sus procesos y aumenta sus ganancias por mitigar los costos operativos.
Al desarrollar una serie de procesos en el medio virtual, la empresa logra intercambiar y firmar archivos y documentos de forma más rápida, segura y ecológicamente sostenible pues minimiza el papeleo y reduce la contratación de servicios de paquetería cuyos vehículos alimentan la huella de carbono.
Por lo tanto, la adopción de herramientas y estrategias que permitan gestionar los contratos, órdenes de compra, acuerdos y muchos otros documentos en el entorno en línea favorece el aprovechamiento de las mejores oportunidades de negocios al paso que se convierte en una opción fabulosa para proteger al planeta
¿Cómo la firma electrónica puede facilitar el teletrabajo?
En primer lugar, la firma electrónica es un concepto que incluye una amplia agrupación de autenticaciones electrónicas. Por lo cual, permite hacer acuerdos entre partes ausentes bajo un sistema remoto, y emplea medios electrónicos para formalizar un acuerdo, notificación, anuencia, etcétera.
Esta práctica ha simplificado —y mucho— un cúmulo de tareas para las empresas, lo que las ha hecho más productivas y capaces de ofrecer resultados positivos en menos tiempo que antes.
A propósito, la firma electrónica es uno de los mejores aliados del teletrabajo. Fíjate en los siguientes puntos para entender cómo este software puede apalancar las operaciones a distancia.
1. Identificar remotamente a un firmante
Este es uno de los aspectos más relevantes que tiene la tecnología. A menudo, las personas encargadas de aprobar órdenes, presupuestos, acuerdos, transacciones y otros documentos no pueden estar presentes para aportar su firma autógrafa.
Gracias a las plataformas de firma electrónica, ¡este ya no es más un problema!
La firma electrónica permite que cualquier persona pueda recibir directamente en un buzón de solicitudes o correo electrónico todos los requerimientos que ameriten su firma.
Al usar esta tecnología, la persona —y solo ella— puede ceder su firma electrónica en los documentos facilitando así, las transacciones tanto internas como externas.
2. Garantizar la integridad del documento
Otra de las preocupaciones que puede surgir durante el teletrabajo es que el documento pueda modificarse antes o después de ser firmado electrónicamente. Sin embargo, esto no puede pasar.
Debido a sus recursos de encriptación, es prácticamente imposible modificar un documento sin antes pedir autorización o dejar un registro de que fue realizado este proceso, hecho que fortalece la seguridad, la confidencialidad y la integridad de la información.
3. Disminuir los tiempos de espera
Al usar la firma electrónica, es posible eliminar casi por completo las tareas manuales que provocan retrasos, errores o confusiones en toda la cadena de trabajo de tu organización. Principalmente, los inconvenientes inherentes a la espera por la obtención de la firma manuscrita.
Si antes se acumulaban requerimientos para ser aprobados, al adoptar la firma electrónica en pro del teletrabajo puedes imprimir tu firma en cuestión de segundos, favoreciendo así la aceleración de resultados y la popularidad de tu negocio.
4. Aprobar acuerdos desde cualquier lugar
El beneficio más relevante de las herramientas de automatización digital es que permiten a las empresas responder a los requerimientos de su segmento en cuestión de minutos.
Cuando se trata de la firma electrónica, los firmantes pueden ingresar a la plataforma o programa desde cualquier dispositivo y, en algunos casos, sin necesidad de conexión a Internet. Sin duda, es un gran beneficio para todas las áreas de una organización que se encuentran trabajando remotamente.
5. Apoyarse en la nube para almacenar y compartir los documentos
En estos tiempos, las herramientas de almacenamiento en la nube son imprescindibles para cualquier empresa. Gracias a su naturaleza centralizada, la firma electrónica —mediante su plataforma— guarda los documentos en la nube.
Consecuentemente, esto facilita que cualquier persona que esté autorizada para ver o descargar dichos documentos pueda accederlos y generar flujos de trabajo más rápidos y efectivos.
Como ves, el teletrabajo se ha convertido en una poderosa tendencia laboral dados sus fabulosos beneficios en términos de productividad, motivación y satisfacción. Pero, para adoptarlo y asegurar la maximización de sus beneficios, es imprescindible contar con las herramientas clave.
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