Sistema de Gestión Documental (DMS): qué es y para qué sirve

Actualmente, mantener la productividad y la organización es crucial para el éxito de cualquier empresa. Sin embargo, la gestión documental eficiente puede convertirse en un verdadero desafío.

Es posible que te encuentres luchando por encontrar la información que necesitas, perder tiempo valioso en la búsqueda de documentos o incluso enfrentar riesgos de seguridad al manejar información confidencial de manera inadecuada.

Es en este punto donde un Sistema de Gestión Documental o Document Management System (DMS) puede marcar la diferencia. Se trata de una solución tecnológica esencial en el mundo empresarial actual. Ya que permite una gestión eficiente de los documentos, optimiza tus procesos y te ayuda a mantener la productividad y la organización en tu organización.

¡Te invitamos a descubrir cómo el sistema de gestión documental puede transformar la manera en que trabajas con tus documentos! Además, también mencionaremos otras soluciones relacionadas, como el CLM (Contract Lifecycle Management), que se enfoca específicamente en la gestión ágil y segura de contratos.

¡Buena lectura!

¿Qué es un Sistema de Gestión Documental (DMS)?

Un Sistema de Gestión Documental (DMS) es una solución que permite almacenar, organizar y gestionar de manera electrónica los documentos de una organización. Es un sistema centralizado que reemplaza el uso de archivos físicos y promueve la digitalización de los documentos, facilitando su acceso y búsqueda.

Un DMS permite la creación, captura, indexación y almacenamiento seguro de documentos en formato digital, ya sean archivos de texto, imágenes, videos o cualquier otro tipo de archivo. Además, ofrece funcionalidades como control de versiones, flujos de trabajo, colaboración en tiempo real, seguimiento de cambios y gestión de permisos de acceso.

¿Para qué sirve un DMS?

Un Sistema de Gestión Documental tiene múltiples funciones y beneficios para una organización. Aquí se presentan algunas de las principales utilidades de un DMS:

  • Almacenamiento y acceso eficiente: permitiendo almacenar documentos de forma electrónica, lo que reduce la dependencia de archivos físicos y facilita el acceso rápido y fácil a la información.
  • Colaboración y flujo de trabajo: facilitando la colaboración entre equipos y departamentos, permitiendo compartir documentos de manera segura y realizar comentarios, revisiones y aprobaciones en línea.
  • Control de versiones y seguimiento de cambios: posibilitando mantener un historial completo de versiones de un documento, lo que facilita el rastreo y el control de los cambios realizados a lo largo del tiempo.
  • Cumplimiento normativo y seguridad: ofreciendo medidas de seguridad avanzadas para proteger la información confidencial y sensible. Se pueden definir permisos y niveles de acceso para asegurar que solo las personas acreditadas puedan ver y modificar los documentos.
  • Ahorro de espacio y costos: reduciendo la necesidad de almacenar documentos en formato físico, lo que ahorra espacio en las oficinas y el gasto en papel.

En síntesis, un DMS proporciona una solución integral para el manejo de documentos, desde su creación hasta su almacenamiento y recuperación, optimizando los procesos y ahorrando tiempo y recursos.

Características de un Sistema de Gestión Documental

Un Sistema de Gestión Documental (DMS) ofrece diversas características y funcionalidades que permiten una gestión eficiente de los documentos en una organización. Algunas de las características más comunes de un DMS son:

  • Centralización: a través de un repositorio centralizado donde se pueden almacenar todos los documentos de la organización, eliminando la necesidad de múltiples ubicaciones dispersas.
  • Indexación y búsqueda avanzada: indexando los documentos con metadatos, como el título, autor, fecha, palabras clave, entre otros, para facilitar la búsqueda y recuperación de documentos a través de filtros.
  • Seguridad y control de acceso: los Sistemas de Gestión Documental proporcionan medidas de seguridad avanzadas para proteger los documentos confidenciales y restringir el acceso no autorizado.
  • Auditoría y trazabilidad: registrando actividades y cambios realizados en los documentos, lo que proporciona un registro de auditoría completo.
  • Integración con otras aplicaciones: los DMS pueden integrarse con otras aplicaciones y sistemas utilizados en la organización, como el email, sistemas de gestión de proyectos o herramientas de colaboración.

Estas características son claves para una gestión eficiente y organizada de los documentos en una organización.

CLM: Gestiona el ciclo de vida de tus contratos

El CLM (Contract Lifecycle Management) o la Gestión del Ciclo de Vida del Contrato es una solución tecnológica que se enfoca específicamente en la administración de contratos durante toda su existencia dentro de una organización.

Esto va desde su creación y negociación hasta la firma, ejecución, seguimiento y renovación, por lo que un sistema CLM facilita y optimiza cada etapa del proceso contractual.

Un CLM está estrechamente relacionado con un DMS, ya que los contratos son documentos clave en la gestión empresarial y requieren una atención especial. Aunque un DMS puede almacenar y organizar documentos, un CLM va más allá al ofrecer características y funcionalidades específicas para el manejo eficiente de contratos. 

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Diferencia entre CLM y DMS

Aunque un CLM y un Sistema de Gestión Documental están relacionados y comparten algunas características, existen diferencias entre ambas soluciones.

Enfoque y alcance

Un DMS se centra en la gestión general de documentos electrónicos en una organización, abarcando la organización, almacenamiento, búsqueda y recuperación de documentos de diversos tipos.

Por otro lado, un CLM se enfoca en la gestión del ciclo de vida de los contratos y otros tipos de acuerdos - abarcando desde la creación y negociación, hasta la firma, ejecución y renovación.

La solución DocuSign CLM proporciona funcionalidades como:

  • Creación de contratos y acuerdos con facilidad;
  • Definición de reglas condicionales y biblioteca de cláusulas preaprobadas;
  • Posibilidad de revisión y inclusión de comentarios y tareas;
  • Flujos de trabajo automatizados;
  • Gestión de obligaciones y renovaciones;
  • Flujos de trabajo de aprobación.

Guía para la gestión del ciclo de vida de contratos

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En este punto, seguramente querrás saber más de los CLM y cómo este tipo de soluciones puede ayudarte a gestionar tus procesos contractuales, mejorando tus operaciones y garantizando el cumplimiento de cada uno de tus acuerdos de forma efectiva.

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