¿Cómo recabar firmas online?

Recabar firmas online para la autenticación de documentos y acuerdos es cada vez más común.

De hecho, investigaciones de IDC muestran que, en el caso de México, la adopción de la firma electrónica ha incrementado 26 puntos porcentuales de 2019 a 2021 .

Y es que, reunir firmas de manera presencial tiene muchos inconvenientes que la digitalización ha ayudado a evitar.

En este artículo, abordamos en qué consiste recabar firmas online y el rol que juega la firma electrónica en este proceso, así como sus principales ventajas para garantizar fiabilidad en todas las operaciones.

El papel de la firma electrónica

En el Código de Comercio, la firma electrónica se define como: los datos en forma electrónica que se consignan a un Mensaje de Datos, adjuntados o lógicamente asociados por medio de una tecnología, y que son capaces de identificar al firmante.

Esta solución sustituye a la firma autógrafa, y cuenta con la misma validez jurídica en México. Además, juega un papel muy importante para recabar firmas de manera remota, ya que evita el envío de documentos de manera física, eficientando las actividades de las compañías.

De acuerdo con el reporte "Tendencias y adopción de la firma electrónica en México", actualmente el 30% de las empresas que adoptaron la firma electrónica buscan expandir su uso a otras áreas de negocio en los próximos años. Esto te dará una idea de la eficacia que tiene para automatizar flujos de trabajo de aquellos documentos que requieren de la firma de distintos agentes que se encuentran en diferentes ubicaciones.

Utilidad de recabar firmas online

Quizá aún te preguntes cuáles son las ventajas de reunir firmas online en lugar de hacerlo de manera física o mediante el envío de los documentos por paquetería o correo.

Aquí te contamos algunas de las ventajas de implementar herramientas como la firma electrónica para llevar a cabo este proceso.

Optimiza la colaboración y la comunicación

En los últimos años, la adopción de modelos de trabajo híbridos se ha visto impulsada. Esta tendencia requiere el desarrollo de sólidos marcos tecnológicos y legales que eficienticen las operaciones de las empresas.

Recabar firmas online habilita la continuidad y la eficiencia de los equipos de trabajo. De esta manera, es posible firmar acuerdos de manera remota, así como autorizar compras o incluso integrar nuevos miembros a tu equipo de trabajo. Todo esto de manera rápida y sencilla.

Además, las mejores soluciones de firma electrónica ofrecen trazabilidad en todo el proceso, permitiendo proponer cambios en los documentos y agilizar la firma de los mismos.

Mejora la seguridad y protección

Al utilizar herramientas como la firma electrónica para recabar firmas online, se habilitan medios más seguros y procesos legalmente válidos para acuerdos y consentimientos. En especial cuando se involucra la autenticación de firmas.

Esto garantiza la protección y privacidad de datos de clientes, proveedores y equipos de trabajo, mitigando los riesgos comerciales y jurídicos.

Aumenta la eficiencia

Recabar firmas online garantiza la agilización de los flujos de trabajo. Hacerlo permite autenticar documentos y firmar acuerdos desde cualquier lugar, lo que puede beneficiar:

• el cierre de ventas;

• las nuevas contrataciones;

• la validación y gestión de firmas;

• la protección de datos;

• la autorización de compras;

• entre muchos otros procesos.

Emplear el entorno digital para realizar la firma de documentos también reduce tiempos y costos asociados al almacenamiento, procesamiento y gestión de documentación y manejo de papel.

Permite trabajar desde cualquier lugar

Los equipos distribuidos y dinámicos son cada vez más comunes en las organizaciones actuales.

La adopción de procesos digitales que sustituyan operaciones tradicionales como la firma autógrafa permiten brindar continuidad y productividad al negocio de manera remota.

Casos de uso

Recabar firmas de manera digital tiene muchas utilidades en el ámbito empresarial.

Al firmar desde cualquier lugar podrás aprobar y autenticar:

• Contratos de venta;

• Acuerdos de confidencialidad;

• Informes de gastos;

• Documentación de nuevos empleados;

• Procesos de facturas;

• Contratos de comercialización;

• Órdenes de servicio;

• Presupuestos de mercadeo;

• Cotizaciones para clientes;

• entre otros documentos.

Cabe destacar que, las empresas que más adoptan soluciones de firma electrónica son las de los sectores de seguros, servicios legales y financieros. Y en el caso de las áreas de negocio: recursos humanos (58%), finanzas (45%), y legal (45%).

Sin embargo, se espera que su adopción se expanda a todos los departamentos que están sujetos a procesos de validación de documentos.

Finalmente, algunos de los factores clave que han impulsado su uso son:

• la rapidez de implementación;

• mitigación de riesgos;

• facilidad de uso;

• seguridad y cumplimiento.

Firma electrónica: ¿Cómo ayuda a recaudar firmas online?

Como lo mencionamos al principio de este artículo, con esta herramienta no es necesario recabar firmas de manera presencial, lo que representa una gran ventaja para tus documentos y acuerdos.

Los principales beneficios de utilizar la firma electrónica al recabar firmas son:

• Rapidez: podrás enviar las peticiones para firma de manera instantánea y el proceso de firma tomará solo unos minutos.

• Facilidad del proceso: todos los participantes podrán firmar y recibir documentos fácilmente sobre la marcha, incluso desde aplicaciones móviles. Esto agiliza el proceso de recaudación de las firmas.

• Seguridad: podrás asegurar los datos de todos los firmantes.

• Validez jurídica: cada firma será totalmente válida.

• Podrás agregar campos para que el firmante los llene.

¿Cómo recabar firmas online con Docusign?

¡Este proceso es más sencillo de lo que muchos gestores creen!

Al recabar las firmas online con Docusign, solo tendrás que:

1. Subir tu archivo a la plataforma desde un dispositivo conectado a internet.

2. Definir el firmante.

3. Agregar los campos personalizados que indiquen los datos que el receptor necesita añadir.

4. Enviarlo.

Una vez que el firmante lo recibe, solo tendrá que:

1. Acceder al documento mediante el enlace recibido por correo electrónico.

2. Seguir las instrucciones y colocar su firma.

Después de esto, el emisor recibirá una confirmación de que se ha completado la firma.

¡Hemos llegado al final!

¿Te pareció útil esta información y quieres complementar tus conocimientos sobre la herramienta? Entonces te invitamos a leer "Los beneficios de utilizar la firma electrónica" y convencerte de sus ventajas.