Cómo PyMEs logran más ventajas con documentos digitales

Las firmas electrónicas se convierten más populares cada día en el contexto empresarial. Hasta hace poco, no se podría imaginar que serían largamente aceptadas. Pero hoy, incluso las PyMEs pueden lograr mejores resultados con los documentos digitales.

Sin embargo, la realidad es que negocios de todos los sectores reconocen los resultados positivos de la adopción de procesos optimizados desde una plataforma digital.

Así, no solo logran cerrar nuevos negocios con más agilidad, sino también disminuir desperdicios de recursos e incrementar el retorno sobre la inversión.

Las firmas electrónicas se adoptan porque cada día los negocios confían en su validez jurídica para ayudar a cerrar nuevos negocios.

La firma electrónica y las PyMEs

Las pequeñas y medianas empresas (PyMEs) también pueden lograr los crecientes resultados de éxito con la adopción de esta tecnología.

De hecho, hay diversas maneras de utilizarla.

Para ayudarte a identificar un caso de uso adecuado para tu PyME, creamos una lista de 10 usos comunes de la plataforma de firmas electrónicas incluida en el Docusign Agreement Cloud.

Pero antes, vale enfatizar que una de las principales ventajas de esta solución para las PyMEs es el hecho de utilizarla en la nube. Otras ventajas son:

• Las soluciones en la nube son más económicas y fácilmente adaptadas a cada necesidad;

• Los costos con la propiedad de hardware son nulos;

• Se puede acceder a la plataforma desde cualquier local;

• Se puede almacenar documentos en la nube, buscarlos de forma práctica y rápida.

Ahora, conoce 10 usos comunes de la firma electrónica para PyMEs:

1.   Contrato de ventas

Los equipos de ventas son el corazón de muchas empresas.

Todavía, no se puede celebrar una venta si no hay un contrato firmado. El contrato asegura las reglas de la relación entre el proveedor del servicio y el cliente.

Cuando adoptas la firma electrónica en tus contratos de ventas, de hecho, ofreces una experiencia más práctica para que tu cliente complete el proceso de compra. Así, resulta que los acuerdos se firman con más agilidad.

Además, desde una plataforma digital, como Docusign, puedes revisar y rastrear tus documentos con más facilidad, y reduces el tiempo de cierre.

Así, los equipos de ventas serán más eficientes y tendrán más tiempo libre para explorar nuevas oportunidades de negocios.

Usos para PyMEs: venta de equipamientos, venta de insumos, venta de productos diversos.

2.   Acuerdos con proveedores de servicios

En un proceso de negociación con un proveedor de servicios, los acuerdos hechos por medio digital serán más rápidos, pues los términos del servicio se pactan en línea, no importa si los proveedores no están cerca de tu empresa.

Por ejemplo, si una PyME basada en Guadalajara necesita formalizar un acuerdo un socio en la Ciudad de México o en Miami, los términos del relacionamiento comercial se pueden ser enviados por correo y firmados en minutos.

Usos para PyMEs: servicios para oficinas, servicios del comercio minorista, proveedores de servicios para eventos.

3.   Recopilación de informaciones de clientes

Si necesitas que tus clientes compartan informaciones para crear un documento, la mejor solución es hacerlo desde una plataforma en la nube que permita la colaboración en tiempo real. Para esta finalidad, Docusign es perfecto para tu PyME.

No sólo ahorras insumos de impresión de documentos y costos de transporte, incluso eliminas las tareas de recuperación de documentos.

Igualmente, en este caso ganarás más tiempo y evitarás posibles errores, daños y extravíos.

Usos para PyMEs: informaciones para contratos y sus renovaciones, informaciones de registro del cliente.

4.   Preparación compartida de documentos

Cuando necesitas crear un documento con parcería entre diferentes equipos de tu negocio, las alteraciones son constantes.

De hecho, pueden ocurrir cambios en la orientación de un proyecto, errores o fallas diversas, lo que no se puede prever anticipadamente.

Una ventaja de la plataforma Docusign es que toda alteración sugerida es registrada y comunicada a todos los usuarios que utilizan el mismo sobre. Así, es posible evitar reveses y mantener tu proceso más seguro y totalmente registrado.

Usos para PyMEs: alteraciones de proyectos generales: para design, construcción, marketing.

5.   Aprobación de clientes

Si tu PyME crea productos a medida u ofrece servicios que necesitan de la aprobación del cliente acerca de la forma de realización, el registro de la aceptación final del cliente es esencial.

La plataforma Docusign permite registrar las aprobaciones en forma un certificado con distintas evidencias y almacenarlas, ya sea:

• El correo del firmante,

• La hora y local que se firmó el documento

• La dirección IP de su dispositivo electrónico;

• La copia de un documento oficial con fotografía;

y muchas otras evidencias.

Como todo se pasa en medio digital, tan pronto tu cliente lo asiente, recibirás una notificación por correo y podrás empezar la ejecución del pedido.

Usos para PyMEs: para proyectos en general, cotizaciones, anuencia acerca de una información importante.

6.   Integración de nuevos empleados

Si tú realizas procesos de RR. HH., sabes que se produce una cantidad altísima de papel. Sería increíble manejar centenas de documentos con más rapidez, ¿no?

Pero las PyMEs pueden solucionar este problema adoptando documentos digitales, que son más seguros. Incluso, cuando adoptas un proceso totalmente digital de ingreso e integración de nuevos empleados, disminuyes drásticamente el volumen de papel.

Usos para PyMEs: contrato de trabajo, admisión, hoja de pagos, documentos de onboarding, notificaciones para empleados etc.

7.   Licencias de propiedad intelectual y otros acuerdos legales

Ya que las firmas electrónicas tienen valor legal y pueden ser presentadas en juicio como pruebas, todo acuerdo que necesita de validez jurídica puede ser firmado electrónicamente.

Usos para PyMEs: licencias de franquicias, licencias de propiedad intelectual.

8.   Contrato de confidencialidad

Los acuerdos de confidencialidad garantizan la seguridad de informaciones confidenciales de las organizaciones.

A veces, PyMEs consideran que no necesitan de este tipo de documento.

Pero si existen informaciones que no pueden salir de la empresa, es importante requerir que todos los empleados comprométanse no compartir informaciones confidenciales. Por ejemplo, una lista de contactos de clientes de tu empresa.

Además de la seguridad, cuando se firman contratos de confidencialidad en la nube es posible buscarlos a cualquier momento, y se queda más fácil consultarlos en el futuro.

Usos para PyMEs: contratos confidencialidad para empleados, socios y clientes.

9.   Contratos de distribución

Parcerías con revendedores, distributores u otros canales de ventas indirectas pueden ayudar la evolución de las PyMEs. Por esto, las firmas electrónicas pueden facilitar cerrar contratos con estos proveedores.

Usos para PyMEs: minoristas, productos y servicios de tecnología.

10.               Consentimiento de los responsables y verificaciones de edad

Si tu negocio tiene como consumidores niños o si es necesario verificar la edad del consumidor, la plataforma Docusign puede ser utilizada para recopilar el asentimiento de los responsables por los niños.

Usos para PyMEs: permiso de padres para actividades escolares.

Ahora ya sabes algunas aplicaciones de las firmas electrónicas para tu PyME.

Todos los usos mencionados son posibles realizar desde la plataforma Docusign y con usos tan variados cada empresa podrá descubrir nuevos usos ideales para su escenario.

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