PYMES: El primer gran paso de un emprendedor

Publicado el 14 de septiembre de 2020. Actualizado el 31 de agosto de 2022.

El emprendimiento es un modelo de trabajo que se ha popularizado en los últimos años con el desarrollo de nuevas generaciones y el crecimiento acelerado de la tecnología. Como resultado de esta innovación laboral, el número de PYMES se ha multiplicado —sobre todo en México.

Esto se debe a que cada vez son más las personas en nuestro país que deciden formar una empresa por su cuenta y generar nuevas fuentes de empleo: de acuerdo a la Secretaría de Economía, el 99.8% de empresas existentes en México son PYMES.

Ahora bien, si en estos momentos te estás preguntando qué es una PYME, qué la hace diferente de otras empresas y cuáles son sus ventajas y desventajas, en este artículo te lo explicamos.

¡Continúa leyendo y toma nota!

¿Qué son las PYMES?

Una PYME es toda empresa categorizada como pequeña y mediana debido a la cantidad reducida de puestos de trabajo que genera y a los ingresos anuales que factura. A diferencia de las grandes empresas —en especial las industrializadas— las Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES) tienen un capital mucho más limitado y, por tanto, un número bajo de recursos.

Como consecuencia, este tipo de empresas no sobrepasa a los 250 empleados, sin embargo, son consideradas como la fuente de empleo más importante en México.

Asimismo, las PYMES tienen una facturación moderada debido a la inversión limitada que poseen en comparación de empresas con mayor tamaño. A pesar de esto, forman parte importante del Producto Interno Bruto (PIB) de cualquier país.

¿Cuáles son sus características?

Son emprendimientos en proceso de crecimiento

Una de las características más destacables de las Pequeñas y Medianas Empresas es que la mayoría de ellas comienza como un pequeño emprendimiento. De esta forma, es creado por una o dos personas que buscan un mismo fin: convertir su emprendimiento en un negocio exitoso de gran tamaño.

Sin embargo, lograr esto requiere de una administración muy bien planificada que, si avanza de manera adecuada, permitirá alcanzar el éxito deseado. De lo contrario, tendría altas probabilidades de fallar.

Buscan la innovación

Otra característica importante en este tipo de empresas es su búsqueda por la innovación y el cambio social. Por esta razón nacen como emprendimientos formados por asociaciones muy pequeñas, pero con personal muy diverso y heterogéneo. 

Son empresas nacionales o locales

Además de la innovación, la mayoría de las PYMES se destaca por su desarrollo nacional o regional —debido a su tamaño limitado— siendo muy poco conocidas en mercados internacionales. Sin embargo, dominan un mercado más amplio en comparación de empresas multinacionales debido a que cumplen con las necesidades de las personas de manera cercana y efectiva. 

Tienen poco capital 

Estas empresas nacionales o locales cuentan con un capital reducido. La mayor parte de las veces, la inversión requerida es proporcionada únicamente por una o dos personas que buscan formar una sociedad. Esto hace sus costos de inversión suelan ser bajos.

Cuentan con pocos recursos

Al tener poca inversión, las PYMES cuentan con un número reducido de empleados —de 16 a 250 trabajadores— generando que sean los propios dueños quienes se encarguen de hacer funcionar todos los procesos de la empresa. Como consecuencia, estas empresas siguen una administración empírica basada más en el trabajo que en el capital con el fin de sobrellevar los momentos de crisis.

¿Cómo se clasifican?

Debido a su infraestructura, en números de empleados, las Pequeñas y Medianas Empresas se clasifican de la siguiente manera:

Considerando el su faturamento, las PYMEs se clasifican como

¿Cuál es el impacto de las PYMES en la economía?

A pesar de su baja inversión y poca participación en el sector industrial, las PYMES son empresas independientes que contribuyen fuertemente a la economía de un país. Esto gracias a la relación cercana y directa que logran con grandes mercados.

Dichos mercados reciben la repartición de bienes y servicios de estas empresas —sobre todo del sector comercial— que logra fomentar la producción nacional y la competencia. 

Asimismo, las Pequeñas y Medianas Empresas son la fuente principal de empleabilidad: principalmente las microempresas. Esto permite impulsar el desarrollo económico y mejorar la distribución de capital.

Por último, gracias al desarrollo de las PYMES tecnológicas, el alto volumen de mercado en México y la cercanía del país con Estados Unidos, México se ha convertido en uno de los lugares estratégicos para el intercambio comercial de muchas PYMES con el país vecino.

De emprendedor a empresario PYMES

Cuando inicias un emprendimiento por tu cuenta y logras crear un negocio exitoso, tienes que tomar decisiones para seguir creciendo o terminarás estancado. Quizás sea el momento de evaluar si estás en condiciones para dar el gran paso y sumarte al universo de las PYMES.

La transformación que debes afrontar consiste en reorganizar tu emprendimiento para que la evolución al formato PYMES sea armonioso y eficiente.

Como emprendedor tienes un producto bien posicionado en el mercado y el volumen de tus ventas está aumentando, por eso has llegado al punto de considerar un cambio: evolucionar hacia una PYME.

Se trata de llevar adelante un proceso dinámico que se centra en organizar las tareas de manera diferente para crecer con tu producto y ampliar tus mercados.

En una nota del Diario de Negocios La República.net, Francisco González, director de Banca Pymes de Scotiabank para Centroamérica dio una definición simple, pero muy acertada:

En esta nueva etapa, es necesario que desde el inicio, se lleven a cabo las siguientes adaptaciones:

• Aprender a delegar trabajos, cuestión difícil pare el emprendedor que se ocupa de todos los aspectos de su negocio.

• Ampliar el núcleo humano de creación de la empresa.

• Enfocar las acciones en otras áreas de la empresa y no solo en tu producto.

• Gestionar de forma inteligente la nueva organización.

• Invertir en adoptar recursos humanos, herramientas y tecnologías que hagan más eficientes los procesos de producción, administración y ventas.

• Fomentar en la organización el desarrollo del talento necesario para que todos se adapten a los cambios.

• Mantener y reforzar la comunicación con los clientes y proveedores.

Ventajas y desventajas de las PYMES

Todas estas adecuaciones son para ingresar al mundo empresarial, donde encontrarás reglas de juego diferentes. Por ello, lo mejor es iniciar este camino conociendo perfectamente las debilidades y fortalezas de tu negocio.

Para eso compartimos contigo un listado de ventajas y desventajas, para que puedas identificarlas, usarlas a tu favor y corregir las que están a tu alcance.

 Ventajas de las PYMES

Todos los beneficios que tienen las PYMES están relacionados con su tamaño, ya que este las hace más versátiles para:

• Adaptar rápidamente las producciones a la demanda, por ejemplo instalar rápidamente canales de venta por internet.

• Cubrir nichos nuevos que las empresas grandes no atienden por tener una estructura más difícil de adaptar.

• Planificar procesos productivos flexibles.

• Resolver problemas laborales, ya que al tener pocos trabajadores la cercanía hace más fácil la comunicación y el conocimiento de cada uno.

• Producir a precios competitivos.

• Funcionar con un solo mando que es el que define los objetivos, por los que el proceso de toma de decisiones es más sencillo.

• Atender de manera personalizada a sus clientes.

• Desarrollarse cómodamente de manera local y regional.

Desventajas de las PYMES

En cuanto a las dificultades que pueden tener las PYMES, las mismas se relacionan con la falta de recursos y las puede afectar de la siguiente forma:

• Falta de financiación: este aspecto es especialmente difícil para empresas jóvenes. Por ello es fundamental que los estados tengan políticas de fomento de las PYMES con líneas de financiación accesibles.

• Administración no especializada: son los propios dueños los que la llevan adelante. En general, no se contratan especialistas en esta materia.

• Escasez de recursos para enfocarlos en estudios de mercadotecnia y adaptar mejor el producto a las necesidades de los clientes.

• Derivados de los puntos anteriores, las PYMES no suelen llevar adelante un plan de negocios sustentable.

• Plantilla de personal: al no tener recursos económicos no pueden capacitar a los trabajadores, por esto la cobertura de determinados puestos se hace con personas ya formadas, lo que encarece algunas contrataciones. Además, en algunas posiciones no especializadas hay excesiva rotación de personal.

• Problemas para expandirse en mercados grandes: los elevados costos de la logística y el transporte, así como los impuestos y las burocracias estatales dificultan la expansión.

• Baja capacidad de respuesta ante las crisis: por la falta de planificación a largo plazo.

7 Herramientas de digitalización y gestión empresarial para las PYMES

Las PYMES –al igual que las grandes organizaciones– nacen, se desarrollan y ocupan una cuota del mercado. La etapa más larga y difícil es la de crecimiento, en esta los pequeños negocios luchan por crecer, consolidarse y diversificar sus activos.

Las empresas que opten por la transformación digital de todos sus mecanismos, tendrán ventaja frente a sus oponentes. Es por ello que las herramientas de digitalización y gestión empresarial son cruciales para las PYMES, en los siguientes apartados verás los mejores ejemplares para gestionar tu negocio:

1. Software de facturación electrónica y contabilidad

Contar con software de contabilidad y facturación electrónica implica grandes beneficios para las PYMES, al momento de gestionar las finanzas y los documentos fiscales. Gracias a que son herramientas digitales, el proceso para elaborar presupuestos, controlar los ingresos y los gastos, declarar impuestos, entre otros; es más sencillo.

Existe un número alto de negocios que usan programas como Excel para llevar la contabilidad, pero en la actualidad hay plataformas gratuitas con las que se puede automatizar el proceso e integrar toda la información contable, optimizando tiempo y dinero.

2. Herramientas digitales para recursos humanos

Este departamento también requiere de plataformas tecnológicas para su correcto funcionamiento. Preparar nóminas, controlar horarios, captar nuevo personal, gestionar las vacaciones y comunicarse entre los distintos departamentos son tareas que deben ejecutarse de forma efectiva.

Los programas de gestión contribuyen a lograrlo y lo mejor de todo es que algunos son gratuitos. Gracias a ello se pueden automatizar procesos dentro de las PYMES como las que te mencionamos anteriormente.

3. Plataformas de Cloud Computing

Contar con plataformas de almacenamiento en la nube es una gran inversión para las pequeñas empresas, puesto que brinda ciberseguridad y optimiza el trabajo del equipo. El consejo de oro es generar copias de seguridad constantemente.

El Cloud Computing contribuye a que los ordenadores de las PYMES no tengan que asumir cargas de trabajo tan pesadas al momento de ejecutarse varios programas. Además, maximiza las gestiones administrativas y minimiza costos.

Almacenar información en la nube trae consigo importantes beneficios porque permite a los miembros del equipo acceder a la base de dato en forma remota.

4. Firma electrónica

La firma electrónica puede satisfacer diversas necesidades a las empresas, desde la autentificación de un documento hasta garantizar la integridad del mismo.

Entre las ventajas de esta herramienta más destacadas se encuentran:

• Organización: los documentos se gestionan mejor con la implementación de firmas electrónicas. Primero se ahorra tiempo porque no existe la necesidad de imprimir o buscar la información en archivos físicos. Además, permite que los documentos sean almacenados en la nube, brindando así la oportunidad de buscarlos en cualquier momento y desde cualquier lugar.

• Seguridad: los documentos que poseen firma electrónica no pueden ser modificados. Gracias a que los sistemas de seguridad digital son muy confiables, las posibilidades de que haya un fraude es casi nula.

• Optimización de costos: la firma electrónica disminuye la compra de material de oficina como papel, lapiceros, impresoras, archivos verticales y escritorios. En pocas palabras, implementar esta herramienta te hará ahorrar mucho dinero.

5. Herramientas de comunicación

La comunicación entre los miembros de una PYME es fundamental para tener éxito empresarial, por esta razón, es importante escoger las herramientas más adecuadas para ello. 

En la actualidad, hay redes sociales ideales para comunicarse entre empleados, en las que se pueden consultar las preguntas acerca de la empresa o compartir aportes con los demás integrantes por medio de un chat. Las plataformas de comunicación más famosas para PYMES son LinkedIn y Yammer, las cuales funcionan como herramientas para incrementar la motivación del equipo.

6. Herramientas de diseño web

Tener una web empresarial ha dejado de ser un lujo y se ha convertido en una necesidad para cualquier PYME. Como dijera el millonario Bill Gates: “Si tu negocio no está en internet, simplemente no existe”.

La plataforma ideal para alojar sitios webs es WordPress, porque ofrece una amplia variedad de actualizaciones que se van agregando de acuerdo con los requerimientos de usuarios.

7. Indicadores de gestión

Después de crear la página es indispensable medir sus resultados para conocer su evolución. Gracias a ello se puede comprender el comportamiento de los clientes y emprender una estrategia para impulsar la propuesta de valor. La mejor herramienta para esto es Google Analytics, la cual ofrece una versión gratuita, aunque también planes que van desde 1 hasta 100.000 dólares anuales. 

PYMES hoy: una oportunidad para crecer

Las PYMES son grandes creadoras de empleo, ocupando a casi el 70% de la mano de obra privada. Por esto, su impacto económico es decisivo para el crecimiento de los países. Por ejemplo, las micro, pequeñas y medianas empresas en México generan el 52% de la producción del país.

Aunque su baja rentabilidad las coloca en ocasiones en una posición vulnerable, creemos que lo mejor para las PYMES está por llegar, ya que la flexibilidad que las caracteriza se ha transformado en su aliada y les permitirá seguir creciendo en este mundo globalizado.

Un ejemplo claro es lo sucedido en este último tiempo. Los cambios en el mercado debido a los confinamientos han generado una gran oportunidad para las PYMES, que pusieron en práctica su capacidad de adaptación.

Entre las adecuaciones que realizaron para garantizar su crecimiento, se destacan la implementación de las ventas telefónicas y la creación de miles de tiendas online. Todo ello ha impulsado el aumento del e-commerce y el protagonismo del comercio digital que se ha transformado en un canal de ventas habitual y de gran volumen, cuestión que es muy alentadora para el futuro de las PYMES.

Otra estrategia es el marketing digital, que se basa en la generación de acciones "en línea" que buscan alcanzar los objetivos de marketing de una empresa. Esto se basa tanto en el desarrollo de una identidad de marca que atraiga a nuevos clientes como en la comercialización del negocio de forma electrónica, estableciendo una comunicación estratégica con los clientes potenciales.

Las PYMES son empresas en vía de desarrollo manejadas —en su mayoría— por emprendedores que buscan la innovación. Dicha innovación se basa en la implementación tecnológica y el desarrollo sustentable ecológico de las empresas.

La firma electrónica es una herramienta digital que reúne estas características al permitirle a las empresas firmar y enviar documentos electrónicos de manera confiable y rápida desde cualquier dispositivo sin necesidad de desperdiciar hojas y perder horas.

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