Productividad en una empresa: ¿cómo mejorarla con firmas electrónicas?

¿Eres de los que piensan que firmar sobre papel debe ser cosa del pasado? ¡Nosotros también! Por este motivo, nos enfocamos en elaborar artículos ricos en información importante sobre este tema. En esta ocasión, te contamos sobre cómo mejorar la productividad en una empresa haciendo uso de las firmas electrónicas (FE).

Esta herramienta—nacida de la transformación digital que hemos visto desarrollarse en las últimas décadas— es una forma de concretar acuerdos que optimiza gestiones y fomenta el desarrollo empresarial de manera exponencial.

Evidentemente, estar dentro de la industria 4.0 significa adaptarse a los cambios tecnológicos y, al mismo tiempo, ampliar nuestro público objetivo al obtener mejores resultados en nuestras estrategias, las cuales permiten acercarnos más a los clientes y que estos se sientan identificados con nuestra marca.

Sigue leyendo y conoce 4 maneras en que las firmas electrónicas ayudan a aumentar la productividad empresarial.

1. Adaptable a casi cualquier documento

Ya sean documentos entre empresas y particulares o entre individuos y el Gobierno mexicano, las FE son la solución más idónea y podemos dividirlas en dos tipos:

• Firmas digitales: Utilizan un certificado digital —protegido por técnicas de criptografía— como método de seguridad y autenticación de datos.

• E-firma: Es un tipo de FE particular, puesto que requiere de un certificado digital emitido por el Sistema de Administración Tributaria (SAT), el cual usa las extensiones .req y .key que se necesitan al momento de prestar consentimiento.

En el primer caso, podemos finiquitar transacciones digitalmente en casi cualquier dispositivo y en cualquier lugar, por ejemplo, desde aplicaciones integradas de Microsoft, Google, Apple, entre otras. En el segundo, podemos utilizarla al realizar más de 400 trámites y servicios de 20 dependencias con el Gobierno Federal.

De esta manera, todos los documentos —indistintamente del departamento que provengan, ya sean contratos entre particulares o trámites gubernamentales— pueden ser firmados electrónicamente, lo que nos permite agilizar y economizar todo tipo de proceso.

De hecho, hay compañías exitosas que incluso modificaron su plataforma para convertir su tipo de certificado digital en uno que soporte formalizar acuerdos con el Gobierno.

2. Gran cantidad de integraciones

Haciendo uso de las FE conseguiremos una excelente plataforma de gestión de transacciones digitales, integrándolas con softwares de gestión de relación con el cliente (CRM) y otras soluciones estándar más populares del mercado. También, podremos enviar documentos, firmarlos y realizar diversas acciones directamente desde las aplicaciones que ya usamos.

Teniendo en cuenta el punto anterior, nuestra gestión concretará una mayor cantidad de negocios de forma remota, es decir, aunque nos encontremos con situaciones de fuerza mayor —de todos modos— podremos gestionar la firma de contratos o documentos importantes, por lo cual estaremos fomentando una imparable gestión laboral de todos los departamentos, ya sea el área de Recursos Humanos, supervisores, ejecutivos, CEO, Ventas, entre otras.

Gracias a ello, la productividad en una empresa no se verá afectada: no importa lo que pase, puesto que podremos solventar los inconvenientes y aprovechar la situación para ganar una mayor competitividad laboral respecto a aquellas compañías que no hayan invertido en esta tecnología vanguardista.

Eso sí, asegúrate de utilizar un software de calidad que cuente con suficientes funcionalidades e integraciones para asegurar el manejo óptimo de las firmas electrónicas.

Solo podrás sacarle provecho a este beneficio si la plataforma que contratas es lo suficientemente avanzada. Por eso, siempre conviene que tus socios conozcan las mejores prácticas de su rubro y estén constantemente evolucionando.

3. Aumento en la productividad de los empleados

La frase "ahorrar tiempo, es ahorrar dinero" nunca había sido tan cierta como ahora.

El tiempo de los empleados es un bien intangible imprescindible para medir su desempeño. Pues bien, si queremos que el área administrativa sea rápida y eficaz, entonces debemos brindarle todas las herramientas necesarias.

Al instaurar un sistema de firma electrónica, tu equipo se estará ahorrando todo el trámite manual de enviar, recibir o subsanar documentos debido a todas las tareas secundarias, entre ellas:

• realización física de los documentos;

• coordinación con el correo para el envío de la documentación física;

• tiempos de espera para la recepción, tanto del firmante como cuando este lo reenvía a la empresa;

• almacenamiento en grandes archivos;

• búsqueda de documentos.

Esta lista es un ciclo logístico que estaremos eliminando al cambiarlo por tan solo unos clics y, por consiguiente, los empleados podrán finalizar esta tarea mucho más rápido y ocuparse de otras que requieran su presencia.

4. Seguridad y productividad

Los datos son el bien más preciado de toda empresa que se haya adaptado a la transformación digital y esté gozando de sus beneficios, donde la información confidencial no puede filtrarse. Por esta razón, las firmas electrónicas manejan los más altos estándares de seguridad internacional al tener los certificados ISO 270018 y SSAE 18.

No obstante, también debemos tener en cuenta no solo el respaldo de datos, sino también aprender a trabajar con ellos usando técnicas como el Data Driven.

Actualmente, las empresas tienen numerosas fuentes de información como redes sociales, formularios, encuestas online, entre otras; para sacarle el mayor provecho a las mismas, deben examinar la Big Data mediante estadísticas, análisis y automatización de procesos para tomar decisiones más asertivas, respaldadas en bases numéricas y probabilísticas. De este modo, logramos que nuestra planificación, desarrollo y ejecución de estrategias sean más efectivas de cara al consumidor.

Asimismo, a la hora de cerrar un trato lo haremos con medios tecnológicos utilizando la firma electrónica, la cual incrementará la productividad empresarial desde todo punto de vista. Indudablemente, ¡es ganar-ganar!

¿Estas preparado para comenzar a firmar electrónicamente? De ser así, ¡te invitamos a hacer una prueba gratuita de nuestro producto para aumentar la productividad de tu empresa!