¿En qué consiste el proceso de auditoria en una empresa?

Si estás encargado de un negocio o tienes algún tiempo en el mercado laboral, muy seguramente habrás oído la frase “proceso de auditoría” más de una vez. En realidad, es una de las actividades más importantes en cuanto al ámbito administrativo y legal que una empresa tiene que llevar a cabo y en este post te contamos de qué trata.

Un negocio tiene, por ley, que cumplir con ciertos requisitos y procedimientos para mantenerse lejos de inconvenientes, obstáculos e incongruencias que puedan llevar a la organización a litigios o incumplimientos que pongan en riesgo toda la operación.

Para que esto no sea una posibilidad en tu horizonte, el proceso de auditoría, ya sea externo o interno es una de las actividades que puede garantizar el total cumplimiento de las normas y que asegure que tu compañía pueda mantenerse productiva por mucho tiempo.

Pero, ¡empecemos por el principio!

¿Qué es un proceso de auditoría?

El proceso de auditoría, en la teoría y la práctica son actividades administrativas de revisión de documentos y de las tareas ejecutadas dentro del sistema productivo de la organización, para la verificación de cumplimiento de la normativa y los procedimientos internos dentro de sus rutinas diarias.

En la mayoría de los casos, las empresas pequeñas y medianas no cuentan con un documento de instrucciones que es fundamental para el proceso de auditoría.

En este sentido, el auditor debe aplicar ciertas técnicas, como entrevistas con cada uno de los jefes departamentales, observación directa de las actividades y los procesos de ejecución y, por último, la revisión de todos los registros disponibles para garantizar el cumplimiento de los sistemas de calidad, legislación gubernamental y fiscal, así como de las normas de seguridad internas.

Existen estándares internacionales para los procesos de auditoría, por ejemplo, como el ISO 19011, una guía de directrices para los sistemas de gestión de calidad y que es avalado por las organizaciones empresariales más importantes del mundo.

Ahora bien, con esto claro es momento de desglosar con detalle cada fase del proceso de auditoría. ¡Sigue leyendo!

Fases del proceso de auditoría

En la última versión de la norma ISO 19011 revisada en 2018, existen los 6 pasos fundamentales para ejecutar correctamente el proceso de auditoría en cualquier tipo de empresa y, a continuación, te las vamos a presentar de la manera más clara posible.

1. Reunión inicial

Es un paso obligatorio y, más allá de eso, esencial para una auditoría. En esta reunión debe estar presente los representantes o directores de la organización auditada, en el momento que sea más apropiado para todas las partes, así como los colaboradores de la empresa que están a cargo de los procesos auditables.

La importancia de ello radica en el hecho, de brindarle a las partes involucradas en le proceso una guía inicial pero breve de las actividades siguientes. Para evitar la mayoría de los malentendidos o conflictos que puedan surgir en esta actividad.

2. Abrir los canales de comunicación

El segundo paso es establecer claridad en el hecho de que el auditado o auditados pueden expresar en todo momento sus preocupaciones y dudas al equipo responsable para eliminar todas las interrogantes o confusiones del proceso.

Asimismo, los auditores deben comunicarle al equipo de la empresa o a los involucrados en la reunión inicial de los progresos de la actividad y tenerlos al tanto de los avances y descubrimientos con el objetivo de brindar transparencia en todo momento.

3. Establecer las responsabilidades del equipo auditor

Ya sea que sea una sola persona o un equipo de auditores, es fundamental determinar el papel de cada uno durante el proceso de auditoría para facilitar todo su desarrollo.

Dentro de esta actividad, existen observadores que su tarea se resume en el registro visual de las actividades y procesos dentro de la productividad rutinaria de la compañía y, de esta manera, determinar posibles malas prácticas o incumplimientos de la normativa.

Por otra parte, están los guías que ya se encargan de dar dirección mucho más técnica a los auditados en cuestiones que corresponden al proceso en sí. Es decir, son expertos en el área que intervienen en las actividades diarias de la organización y ajustan las prácticas para garantizar la total legalidad y calidad de los procesos.

4. Recopilación y verificación de la información

Para los estándares internacionales, solo la información verificable es válida como evidencia en un proceso de auditoría. En este sentido, es necesario registrar cada hallazgo en forma de muestra y determinar que cumpla con los estándares para ser guardada como prueba.

Algunos de los métodos más tradicionales son las entrevistas y la observación de las tareas diarias, así como de la revisión de los documentos de gestión interna.

5. Generación de incumplimientos

El siguiente paso es determinar qué proceso o documento no cumple con las normas, estándares o la legislación actual.

Asimismo, también pueden ser considerados procesos fuertes o positivos en esta etapa, previa a la generación de las conclusiones.

6. Conclusiones finales de la auditoría

Nuevamente se debe conformar una reunión con los guías y observadores del proceso de auditoría para compartir las conclusiones de la misma. Aquí, se muestran los hallazgos y la información relevante durante la observación, revisión y verificación.

Esto con el objetivo de debatir y acordar las conclusiones en un documento que será transmitido a las partes involucradas o auditados que forma parte del proceso de preparación y distribución que sirve como la última etapa.

¿Cómo hacer este proceso más sencillo?

Ya habíamos mencionado que muchas empresas no cuentan con herramientas para facilitar este proceso. En este sentido, el uso de documentos electrónicos acelerará sustancialmente el proceso de auditoría al tener un registro ordenado y centralizado de las operaciones rutinarias de la empresa para su revisión y verificación.

Asimismo, esto es aplicable a casi todas las áreas de una empresa, especialmente en el departamento de finanzas, administración, legalidad y producción. De esta forma, la información podrá ser transmitida rápidamente y sin posibilidad de errores, daños o extravíos de documentos que puedan suponer multas o incluso litigios.

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