7 predicciones para las firmas electrónicas en 2022

Los últimos dos años, fuimos testigos de un auge de las firmas electrónicas. Vimos empresas de todos los tamaños moviéndose rápidamente a la nube y sus empleados trabajando desde sus hogares. Con este nuevo contexto, la firma electrónica se ha convertido rápidamente en una herramienta esencial en el nuevo espacio de trabajo digital. El inicio de un año nuevo es un buen momento para hacer un balance de la forma en que tu organización gestiona las firmas e imaginar nuevas formas de crecer.

Docusign ha estudiado el crecimiento reciente de la firma electrónica y analizado las tendencias actuales. Hemos reunido siete predicciones sobre cómo será el futuro de la firma electrónica en 2022 y más allá.

1. La firma electrónica ya no será una comodidad agradable, es una herramienta esencial

En los últimos dos años, las empresas cambiaron significativamente para mantener la continuidad y ofrecer a los clientes una experiencia conveniente en nuevas circunstancias. La firma electrónica fue un primer paso para muchos equipos que buscaban pasar a operaciones remotas de manera sencilla. Una investigación de Docusign demuestra que el 95% de las organizaciones en todo el mundo usan actualmente la firma electrónica o planean usar la firma electrónica en el futuro. Además de eso, dos tercios de las empresas que actualmente usan la firma electrónica sólo la adoptaron en los últimos dos años. En resumen, el uso de la firma electrónica se ha disparado. Las organizaciones que se apegan a procesos de firma obsoletos perderán una ventaja competitiva significativa. 

¿Qué significa eso para los usuarios de firmas electrónicas? La competencia se ha puesto al día y la línea de base ha cambiado. Tener un proceso de firma simple para la colaboración interna y las transacciones externas ya no es un diferenciador. Para recuperar la ventaja operativa, debes pensar en grande. Conecta más herramientas a tu pila de firmas para ofrecer una mejor experiencia al cliente y al empleado. En lugar de ofrecer solo firmas electrónicas, utiliza integraciones para completar automáticamente la información del acuerdo. En lugar de crear contratos desde cero, utiliza plantillas para reducir el trabajo duplicado. Verifica digitalmente la identidad del firmante. Desarrolla firmas móviles y agrega alertas por SMS para los clientes. Una vez que haya reemplazado el cuello de botella de las firmas autógrafas, busca nuevas partes de la experiencia que se puedan personalizar o mejorar con integraciones o API.

2. La firma electrónica será un imperativo estratégico para toda la empresa 

En la mayoría de las organizaciones modernas de hoy, la tecnología de firma electrónica pertenece a los equipos que tienen más probabilidades de participar en acuerdos digitales: legales y de TI. Una investigación reciente de Docusign revela que más del 70% de las organizaciones confían en uno de estos dos equipos para ser el líder principal para la expansión interna de la firma electrónica. Aunque puede darse el caso de que los equipos legales o de TI inicialmente impulsaran los esfuerzos para adoptar la firma electrónica, la propiedad del proceso del acuerdo es algo más grande que cualquier equipo individual.

A medida que se generen, negocien, completen y almacenen más acuerdos digitalmente, cada equipo de una organización se interesará en parte del panorama más amplio de la firma electrónica. RRHH querrá agilizar el papeleo de contratación e incorporación (especialmente si esos nuevos empleados son remotos). Ventas querrán simplificar la creación y aprobación de contratos. Compras querrá mejorar la flexibilidad en la negociación con proveedores nuevos y existentes. El departamento jurídico y de TI seguirán participando como propietarios centrales, pero otros equipos invertirán más en el éxito de la firma electrónica.

3. Nuevas leyes ampliarán el uso de los servicios de testimonio para los acuerdos firmados electrónicamente

Algunas partes del proceso de transacción del acuerdo aún se realizan en persona. Esto es común en los casos en los que se necesita un testigo externo para completar o firmar un acuerdo. Con documentos que deben ser testigos formalmente por un notario público, es posible que los firmantes individuales tengan que pasar por procesos en persona increíblemente inconvenientes para firmar un acuerdo de manera adecuada. En respuesta a la necesidad de que ocurran más transacciones entre múltiples partes sin interacciones cara a cara, ha habido un gran impulso en ciertas geografías para reconocer legalmente los servicios de testimonio remoto en línea como una alternativa práctica. En los EEUU, más de 35 estados ahora autorizan servicios notariales remotos en línea. En Australia, varios estados han autorizado el uso de aplicaciones más amplias de testificación electrónica remota.  

Esta tendencia avanza en todos los países del mundo, poco a poco. Los países que han aceptado la testificación electrónica remota continuarán desarrollando leyes para abordar casos de uso adicionales para cosechar aún más los beneficios de una infraestructura digital más moderna, eficiente y segura. Los  países que aún no han hecho ese movimiento, monitorearán lo que están haciendo otras regiones y harán lo mismo. Los servicios de testimonio electrónico remoto, como el notario en línea remoto, son una evolución clara que permite que múltiples partes interactúen de manera sólida con acuerdos críticos. Las organizaciones que se ocupan habitualmente de transacciones de múltiples partes (especialmente en industrias fuertemente reguladas) y necesitan interactuar con testigos externos deben estar atentas a la evolución de las leyes y regulaciones para aprovechar los nuevos casos de uso. También necesitarán plataformas de firma electrónica flexibles que les permitan adaptarse a las tendencias digitales en evolución para aprovechar de manera efectiva estos cambios tan pronto como sucedan.

4. Colaboraciones van a ampliar las capacidades de la tecnología

La firma electrónica a menudo solo se incluye al final del proceso del acuerdo. Todas las partes involucradas pueden crear un acuerdo y negociarlo a la manera tradicional y luego usar la firma electrónica para completar el paso final. Este proceso sigue siendo una mejora con respecto a los procesos tradicionales basados ​​en papel, pero sólo acercase superficialmente del potencial de cambio. Recientemente, se ha reconocido que la capacidad de firmar documentos electrónicamente es un factor decisivo al permitir digitalizar los flujos de trabajo de un extremo a otro. Ya no es necesario imprimir, firmar y escanear un documento. Más bien, la efectividad de las herramientas digitales ha demostrado, aún más en los últimos años, que todo el flujo de trabajo del acuerdo puede seguir siendo digital. Este progreso sólo continuará a medida que las empresas integren más productos digitales entre sí para aumentar la solidez y sofisticación de sus flujos de trabajo.

En el nuevo espacio de trabajo híbrido, los empleados se sienten cómodos usando una serie de herramientas digitales para completar transacciones. Los flujos de trabajo del acuerdo evolucionarán para conectar estas herramientas en un proceso unificado de un extremo a otro. La experiencia de firma digital ya no se limitará sólo a las firmas. También incluirá negociaciones virtuales (a través de soluciones de video o chat) y facilitará las revisiones de contratos cooperativos en tiempo real. Esta nueva configuración permitirá a las personas hacer más cosas utilizando varias tecnologías con las que ya se sienten cómodos. También permitirá a las organizaciones potenciar su conjunto de herramientas digitales, lo que se traduce en un nivel más alto de servicio al cliente que se convertirá instantáneamente en un diferenciador competitivo.

5. La transformación digital revolucionará los procesos internos

Al optimizar los procesos de acuerdos, las organizaciones de todas las industrias pueden cambiar la forma en que hacen negocios para eliminar las (frustrantes) ineficiencias. El cambio hacia la digitalización introduce herramientas que reducen los cuellos de botella, los errores y los retrasos de los flujos de trabajo más comunes. Las ganancias de eficiencia en los procesos que involucran a los clientes son igualmente atractivas para los empleados. Los equipos que se mueven rápidamente para procesar información con flujos de trabajo más simples, rápidos y conectados verán ahorros de costos notables y grandes ganancias de ingresos.

Un gran ejemplo de uno de estos pioneros digitales es Axtel. La empresa mexicana de telecomunicaciones vió una gran oportunidad de utilizar tecnología para eliminar la complejidad y las ineficiencias en sus grandes proyectos de infraestructura. Axtel eligió a Docusign para formar parte de su estrategia de digitalización respecto a procesos de firmas de documentos, minimizando errores y retrasos. La empresa logró digitalizar el 85% de sus documentos y aumentar la productividad de sus equipos. 

6. Las experiencias sin contacto se multiplicarán

A medida que el mundo se asienta en nuevos patrones pospandémicos, es necesario que haya formas más seguras y eficientes de hacer negocios que utilicen la tecnología para reemplazar los pasos manuales. Una opción especialmente atractiva son las interacciones sin contacto, en las que un consumidor puede evitar por completo el contacto físico con nuevas personas o tecnología. Por ejemplo, en lugar de usar una pluma para llenar una pila de papeleo antes de las visitas médicas, los pacientes pueden usar sus propios dispositivos para identificarse, proporcionar información personal e incluso completar el proceso con una firma electrónica.

Estos entornos sin contacto requieren una gran cantidad de trabajo tecnológico preliminar para configurarlos correctamente y algunos son más fáciles que otros. Si tu organización desea ofrecer a los clientes una experiencia sin contacto, debes mapear ese el camino previsto y armar el kit de herramientas digitales para hacerlo realidad. Asegúrate de investigar sobre los proveedores y elegir el que mejor se adapte a tus necesidades.

7. Las tecnologías de acuerdos se consolidarán 

Muchas organizaciones comienzan sus esfuerzos de digitalización de acuerdos mediante la adopción de una herramienta de firma electrónica. Es un primer paso que la mayoría de las organizaciones serias ya han dado, porque es sencillo. Sin embargo, los próximos pasos hacia un proceso de contratación más eficiente no son tan uniformes en todos los ámbitos. Hay acciones antes (generación, negociación, enrutamiento, autenticación) y posteriores (activación, búsqueda, gestión) de la firma. También hay acuerdos que ni siquiera requieren una firma (por ejemplo, clickwraps). La demanda de herramientas para completar cada uno de esos procesos individuales ha creado una serie de nuevos proveedores que crean productos para gestionar partes específicas del proceso.

De cara al futuro, crear un sistema de acuerdo con una serie de soluciones puntuales independientes no es una solución sostenible. Cada nuevo producto que se agrega a la pila de acuerdos puede crear incongruencias, demoras y costos. Cada transición de un producto a otro es un punto de falla potencial. En lugar de buscar la mejor herramienta para un paso de acuerdo específico, da un paso atrás y planifica un conjunto de herramientas digitales que ofrezca la mayor funcionalidad de extremo a extremo con el menor número de proveedores. Las empresas que proporcionan herramientas de acuerdos también responderán, ya sea integrándose con otras empresas o aumentando su conjunto de características.

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