Pipeline de ventas: definición y cómo gestionar con herramientas digitales

Si quieres impulsar el éxito de tu negocio es indispensable conocer cómo es que los clientes realizan sus transacciones financieras con la empresa, para ello puedes utilizar recursos estratégicos, como el pipeline de ventas.

Este sistema permite hacer un seguimiento de los compradores potenciales mientras cumplen con las diferentes etapas del proceso de ventas, a saber:

• prospección;

• calificación de leads;

• preparación;

• contacto con potenciales compradores;

• presentación del producto (argumentación);

• cierre de venta;

• posventa;

De esta forma, el pipeline de ventas facilita la recolección de información de interés sobre los prospectos, la creación de nuevas oportunidades de negocio, el aumento de los ingresos y la optimización del servicio de atención al cliente.

Otras ventajas relacionadas con la implementación del pipeline de ventas incluyen mayor visibilidad en el mercado, identificación de los elementos que obstaculizan el flujo de trabajo en el área de ventas y mejoramiento de la experiencia de compras.

Sin embargo, para utilizar esta herramienta lo mejor posible debemos saber con precisión qué es el pipeline de ventas, por qué es esencial para el crecimiento económico de la empresa y cómo alinearlo con las nuevas herramientas digitales. A continuación, desarrollaremos estos aspectos.

¿Qué es el pipeline de ventas?

El pipeline de ventas es un sistema que describe las etapas que recorrerá el lead (prospecto) para adquirir productos o servicios, desde el primer contacto con la empresa hasta su transformación en cliente leal a la marca.

Aquí se deben incluir todas aquellas tácticas diseñadas para acelerar la conversión del comprador y garantizar su retención como factor esencial para la expansión de la compañía.

Si bien el proceso de ventas consta de las fases mencionadas en el apartado anterior, es importante tener en cuenta que cada negocio desarrolla un esquema propio de trabajo, basado en los productos y servicios que comercializa.

Por otra parte, cuando el consumidor descubre un nuevo producto o servicio, atraviesa tres momentos clave: reconocimiento, consideración y decisión, lo que se conoce como buyer's journey, viaje del comprador o proceso de compra.  

El hecho de que no todos los clientes se encuentren en el mismo punto del buyer's journey o la misma etapa del proceso de ventas, ratifica la importancia del pipeline para acompañar los avances de los potenciales compradores.

Vale la pena destacar que no debe confundirse el pipeline de ventas con el embudo de ventas o funnel, pues, a pesar de que se trata de instrumentos similares, ambos difieren en su aplicación y funcionalidad.

El pipeline está enfocado en las acciones que emprenden los comerciales de la empresa para transformar un prospecto en cliente, gestionando su avance a través de las diferentes etapas del proceso de ventas.

Mientras que el funnel de ventas está vinculado con el buyer's journey y representa esquemáticamente las fases del proceso de decisión de compra que enfrenta el usuario al momento hacer una adquisición.

Pasos de un pipeline de ventas

En general, el pipeline comprende las mismas etapas que el proceso de ventas; sin embargo, cuanto más complejos sean los productos y servicios comercializados (y la propia empresa responsable), mayor será la posibilidad de incorporar nuevas fases.

El modelo más conocido de pipeline de ventas posee 7 pasos fundamentales para la conversión de clientes potenciales en reales, los cuales son:

1. Generación de prospectos

La generación de prospectos, o prospección, consiste en la búsqueda de leads (compradores potenciales), partiendo del perfil de la buyer persona y el tipo de producto o servicio en venta.

La buyer persona es una representación semificticia del cliente ideal, basada en datos recopilados, como fuentes demográficas, encuestas, patrón de comportamiento de usuarios en internet y redes sociales, entrevistas y análisis de mercado.  

Con la prospección de leads es posible conocer más de tu público objetivo, definir mejor a la buyer persona y, en consecuencia, adaptar los mensajes a tu audiencia, identificar necesidades de los consumidores y descubrir nuevos nichos de mercado.

2. Calificación de prospectos o leads

En este paso del pipeline de ventas es preciso destacar los leads o candidatos con mayor potencial de convertirse en clientes reales de la empresa, considerando sus fortalezas y debilidades.

Algunos de los aspectos para tener en cuenta son las características del lead, preferencias de compra (compañías o productos favoritos), autoridad para tomar decisiones, poder adquisitivo y el tipo de necesidad.

3. Presentación o demostración

Como su nombre lo indica, este paso del pipeline de ventas implica la presentación de la oferta a los prospectos que demostraron verdadero interés en el producto o servicio y cuya transformación en clientes reales tiene mayor viabilidad.

El representante de ventas puede entrar en contacto con los leads de manera presencial (reuniones) o remota (email, llamadas telefónicas), dependiendo de los protocolos de la compañía y la complejidad del producto.   

4. Propuesta

Después del primer contacto, llega el momento de presentar la propuesta de valor oficial a los potenciales clientes, destacando las funcionalidades del producto o servicio y los beneficios que aportará a los usuarios.

Para generar mejores resultados es aconsejable mostrar propuestas personalizadas, enfocadas a satisfacer las necesidades o resolver los pain points (puntos de dolor) que enfrentan los leads.

5. Negociación o manejo de objeciones

Es posible que el proceso de negociación inicie una vez presentada la propuesta de valor a los compradores potenciales, por lo que es indispensable que el representante de ventas esté preparado para hacer frente a las objeciones.

Si los leads tienen reticencias, será preciso gestionar las dudas con información sobre precios, planes de pago, condiciones del servicio, ventajas del producto frente a la competencia, características diferenciales, opciones disponibles y promociones. 

Toma en cuenta tanto los intereses de la compañía como las necesidades del cliente, de forma que el acuerdo sea de mutuo beneficio para las partes involucradas en la operación de venta.

6. Cierre de la venta

Este es el punto culminante del esfuerzo realizado por el equipo de trabajo. Cuando el lead avanza y decide firmar el contrato o comprometerse con la compra, convirtiéndose en un cliente real, el pipeline de ventas cumple su objetivo principal. 

No obstante, el cierre de la venta no es el fin del recorrido, dado que para garantizar la fidelización del comprador con la empresa y sus productos es necesario hacer seguimiento y contar con acciones posventa.

7. Seguimiento y retención

Esta etapa del pipeline de ventas supone:

1. monitorizar el grado de satisfacción del cliente con la empresa y sus productos;

2. analizar sus patrones de consumo;

3. y mantener una comunicación constante sobre nuevos servicios y sus ventajas.

El propósito es conseguir que el cliente adquiera otros productos y servicios de la empresa y que utilice su experiencia positiva para conectar con otras personas y promocionar la marca en diferentes espacios.

¿Por qué las empresas necesitan optimizar sus procesos y pipeline de ventas?

La optimización de procesos y el pipeline de ventas es un requisito indispensable para las empresas que desean:

• mejorar la eficiencia de los equipos de trabajo

• aumentar la comercialización de sus productos

• obtener mayores ingresos.   

La supervisión constante de los sistemas internos permite detectar con rapidez situaciones que obstaculizan el flujo de ventas, la interacción con los clientes o el desarrollo de las actividades regulares.

Un pipeline de ventas optimizado facilita la identificación de las etapas del ciclo de ventas, la contabilización del número de leads en cada etapa, la elaboración de proyecciones y la creación de procesos adaptados al público objetivo.

Cuando inviertes en la automatización del proceso de ventas en tu negocio, puedes acelerar la celebración de acuerdos con clientes, eliminar procedimientos manuales lentos, integrar sistemas, ahorrar tiempo y mejorar las labores de seguimiento. 

¿Cómo hacer un pipeline de ventas?

Para hacer un pipeline de ventas, en primer lugar debes definir cuál será el recorrido de tu cliente, desde la generación de prospectos hasta el cierre, sin olvidar el seguimiento y la fidelización.

Luego de identificar las etapas del pipeline de ventas, señala las acciones específicas que corresponden a cada una de las fases y los criterios que deben cumplirse para pasar de un punto al otro, con el acompañamiento de representantes de ventas.  

Estos criterios pueden incluir objetivos, tasas de conversión en cada fase, registro del número de leads que avanzaron hasta concretar la transformación en clientes reales, duración de las etapas del pipeline de ventas y negociaciones (deals) abiertas.

Seguidamente, verifica los resultados de cada paso del pipeline para descubrir áreas que requieren ajustes, concretar el tamaño ideal del sistema, delimitar la duración del ciclo de ventas y establecer prioridades (procesos y clientes).

Por último, pero no menos relevante, asegúrate de proporcionar formación y herramientas a tu equipo de ventas para que puedan gestionar el pipeline con eficiencia y contactar con los leads en el momento oportuno.

¿Cómo gestionar un pipeline de ventas con herramientas digitales?

Según el tipo de productos o servicios que comercialices, existen diferentes herramientas digitales que puedes utilizar para administrar el pipeline de ventas, entre ellas destacan:

• Customer Relationship Management (CRM).

• Firmas electrónicas.

• Softwares de gestión de ciclo de vida de contratos. 

CRM

Los CRM son programas informáticos diseñados para hacer seguimiento de las interacciones del público objetivo, leads y clientes reales con la empresa, por lo cual permite automatizar todo el proceso de ventas.

Con el CRM, los comerciales tienen la posibilidad de enviar emails programados y newsletters, crear el registro de interacciones de clientes (reales y potenciales) con la compañía, notificar movimientos en el pipeline y aumentar la productividad.

Muchos de los CRM están basados en la nube, es decir que el programa está alojado en el servidor del proveedor del servicio, quien se encargará de proteger los datos sensibles, reduciendo costos para tu empresa.

Las razones para almacenar archivos en la nube son diversas. Uno de los motivos presentados por la mayoría de las compañías que optan por esta alternativa es la facilidad de acceso a la información, desde cualquier lugar. 

Esto quiere decir que es posible agilizar operaciones, como la suscripción de contratos de venta, transfiriendo el acuerdo con rapidez y validándolo con soluciones digitales, como la firma electrónica. 

Firma electrónica y CLM

Por ejemplo, Docusign cuenta con eSignature, una firma electrónica que puede ser utilizada en este tipo de procedimientos, respetando los protocolos de la compañía y reduciendo riesgos, dado que la nube es segura. 

Esta herramienta tiene capacidad para integrarse con el software de gestión de ciclo de vida de contratos CLM de la empresa y automatizar:

• acuerdos de ventas;

• presupuestos;

• cotizaciones;

• contratos de servicios;

• renovaciones;

• pagos recurrentes.

Adicionalmente, el gestor de ciclo de vida de contratos Docusign CLM optimiza la creación, negociación, ejecución y almacenamiento de acuerdos, acelerando el proceso de aprobación de estos.

Ahora que sabes más sobre pipeline de ventas, su definición y cómo gestionar con herramientas digitales, descubre las soluciones para el departamento de ventas diseñadas por Docusign para sus clientes. ¡Sigue optimizando tu negocio!