¿Para qué sirve la firma electrónica en una empresa?

Según un reciente estudio de IDC titulado: "Tendencias y adopción de firma electrónica en organizaciones mexicanas", el 73% de los negocios que participaron de la investigación señala que ha incorporado esta solución como un recurso de primera necesidad para optimizar sus operaciones.

Pero, ¿para qué sirve la firma electrónica?

De hecho, este tipo de solución proporciona abundantes beneficios a las diferentes áreas organizacionales. Tanto es así que, de acuerdo con el mismo estudio, los 3 departamentos que tienen más intención de contar con la herramienta son:

• Recursos Humanos (58%);

• Finanzas (45%);

• Legal (45%).

Si quieres descubrir para qué sirve la firma electrónica en estos y otros sectores, te invitamos a que le dediques tiempo a la lectura de nuestro artículo. Acá encontrarás abundante información sobre las razones que fundamentan su adopción.

¡No te apartes!

1. Contratación remota de personal

Uno de los atractivos más relevantes del uso de un software de firma electrónica radica en la posibilidad de contratar profesionales independientemente de su localización geográfica. De hecho, este se convierte en un poderoso aliado de la práctica laboral remota.

Por ejemplo, si tu negocio ha incorporado el teletrabajo y crees oportuno contratar nuevos profesionales, puedes hacerlo a través del ambiente online. Además de llevar a cabo las instancias de selección, es posible enviar y recibir contratos firmados de forma segura, confiable y sumamente rápida.

De esta manera, la empresa puede contratar colaboradores en otras ciudades y quizá, países. Para eso, debe mantenerse atenta a la legislación vigente y contar con herramientas suficientes para emprender una buena comunicación y cerciorarse de la atención a las exigencias legales en cuanto a documentos y prácticas laborales.

Fíjate que la firma electrónica se posiciona como un recurso excepcional, pues permite firmar contratos de trabajo aunque la empresa y los colaboradores se encuentren separados por miles de kilómetros.

2. Modificación y cierre de contratos con proveedores

Acorde con la investigación mencionada anteriormente, durante la pandemia de Covid-19, los contratos con proveedores han sido uno de los procesos corporativos que han pasado al ámbito virtual principalmente por cuestiones de continuidad. 

En términos de porcentaje, el estudio reveló que el 55% de los entrevistados ha priorizado la firma de contratos online. Sin dudas, una de las tecnologías que ha permitido esta evolución ha sido las plataformas de firma electrónica.

Con este recursos, podemos reestructurar, ajustar o simplemente cancelar los contratos con los proveedores. Es importante señalar que, usualmente, este tipo de software no solo permite firmar documentos a distancia, como también intercambiar archivos protegiendo la integridad de los datos. 

O sea, acelera la revisión de los acuerdos de modo que sean fácilmente modificados en el caso que amerite.

3. Cumplimiento 

Este punto está directamente vinculado al anterior, sin embargo, ahora miramos al cumplimiento bajo una perspectiva más abarcativa.

Cumplir con los acuerdos establecidos con los clientes, proveedores y otros stakeholders es imprescindible para el mantenimiento de una buena reputación en el mercado.

Al contar con una solución de firma electrónica, la empresa logra responder a los plazos de forma eficiente y respetar los contratos evitando así:

• Pago de montos añadidos por sobrepasar la fecha de entrega de algún producto o servicio;

• Acciones judiciales por incumplimiento;

• Insatisfacción de los colaboradores por no atender los valores organizacionales. 

4. Minimización de los costos

Una plataforma de firma electrónica permite minimizar una serie de gastos como los derivados de:

• Impresión de una gran cantidad de documentos;

• Compra de insumos de escritorio como tintas y papeles;

• Envío de archivos por transportadora o correo;

• Almacenamiento de los documentos impresos.

Es importante considerar que, durante la jornada de trabajo, se crean una gran cantidad de documentos. Tanto su elaboración como envío y almacenamiento generan gastos expresivos que a la larga pueden impactar en el potencial rentable del negocio.

Al intercambiar documentos y aceptar acuerdos bajo la modalidad remota, podemos mitigar los costos y optimizar los márgenes de beneficio de la empresa.

Vale la pena recalcar que las versiones cloud son la mejor alternativa en cuanto a software de firma electrónica. Esto ocurre porque permiten personalizar el plan contratado acorde con las necesidades del negocio. 

Además de proporcionar varias opciones de paquetes, este tipo de solución es escalable permitiendo así que el cliente contrate más servicios y funciones a medida que crezca en su rubro.

5. Expansión de las operaciones

Las plataformas de firma electrónica también son sumamente interesantes para los negocios que desean expandir sus actividades o aumentar su zona de cobertura.

Como estos sistemas permiten automatizar una gran cantidad de procedimientos y posibilitan el acceso a los documentos independientemente de la localización geográfica de los involucrados en un negocio, favorecen el aprovechamiento de excelentes oportunidades dondequiera que se presenten.

6. Validez jurídica

Efectivamente, el punto anterior solo es posible porque el sistema de firma electrónica es reconocido en una buena parte de los países alrededor del globo. Así pues, su validez jurídica abre camino para la realización de negocios muy rentables entre empresas situadas a millones de kilómetros.

En cuanto a su validez, debemos señalar que la firma electrónica cuenta con igual soporte legal que la versión manuscrita por este motivo, podemos cerrar negocios de forma segura y rápida.

7. Seguridad de la información

Como los trámites de envío, firma y recepción se llevan a cabo en el ambiente digital y las soluciones cuentan con medidas de protección de datos de alta tecnología como criptografía, se convierte en un proceso sumamente seguro, tanto para el emisor como para el receptor del documento.

Asimismo, los mecanismos de protección minimizan la pérdida o el robo de la información a raíz de interceptaciones durante el envío de los contratos mitigando así, la ocurrencia de inconvenientes relativamente frecuentes en la dinámica manual.

¡Hasta aquí hemos llegado!

Esperamos que hayas entendido para qué sirve la firma electrónica y ahora, te encuentres listo para incluirla al cotidiano de tu negocio.

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