Onboarding: qué es, cómo se hace y ejemplos

Publicado el 8 Septiembre 2020. Actualizado el 25 de octubre de 2022.

Integrar a nuevos trabajadores a un equipo puede ser un proceso desorganizado y poco controlable. Frente a esta situación, el onboarding ofrece la posibilidad de acompañar a este nuevo miembro durante su proceso de familiarización con la empresa y volver esta tarea un poco más estructurada y gestionable.

Gracias al onboarding, cada miembro y departamento de la organización tiene una tarea particular que cumplir. De esta forma, los encargados pueden asegurarse de que se respeten los protocolos establecidos.

Ahora bien, ¿qué es realmente el onboarding y cómo funciona dentro de una empresa? Si esto es lo que estabas buscando conocer, ¡te contamos todo lo que necesitas a continuación!

¿Qué es el onboarding?

El onboarding es un proceso de integración de nuevas personas al equipo de trabajo. Este sirve como un proceso más complejo y efectivo que una introducción a la empresa para adherirlos tanto a sus tareas como a la cultura organizacional.

Este proceso es a mediano o largo plazo, es decir, no pretende monitorear las acciones de este nuevo integrante durante solo una semana: de hecho, es una estructura de acompañamiento que puede durar hasta un año. Abarca desde enseñarle cómo funciona el negocio hasta garantizar que se sienta cómodo y vea oportunidades de desarrollo dentro de la organización.

Si bien los encargados de esta tarea pertenecen principalmente al departamento de Recursos Humanos, cada miembro de la empresa tiene un rol que cumplir durante el onboarding para facilitar el trabajo y la incorporación del nuevo personal.

Asimismo, existen ciertas herramientas —como la firma electrónica— que facilitan mucho cada etapa y que permiten que la compañía se convierta en una organización más competitiva para poder diferenciarse y destacarse sobre sus rivales comerciales.

Luego de explicarte el concepto de onboarding, hablemos un poco sobre cómo funciona.

¿Cuál es el proceso de onboarding?

Lógicamente, cada empresa puede agregar o eliminar etapas que crea o no convenientes para su proceso de onboarding.

De todas maneras, popularmente se deben implementar 5 para llevarlo a cabo, también llamadas las 5 C’s: compliance, clarification, culture, connection y check back.

¡Veamos de qué tratan!

1. Compliance o cumplimiento normativo

La manera en cómo se transmite o se enseña el cumplimiento normativo es la forma en cómo el empleado nuevo entenderá su trabajo y las prioridades de la empresa.

Introducir las políticas y normas, además de aquellos documentos legales y fiscales que deben firmar —como confidencialidad, entre otros— es la primera fase del onboarding.

Igualmente, enseñarles a usar el compliance para que entiendan cómo funciona el sistema y reportar incidentes, acosos, quejas y otros tipos de manifestaciones de inconformidad.

2. Clarification o clarificación

Esto significa comunicar expresamente las expectativas que tiene todo el personal y la junta directiva de la empresa en relación al puesto que se le ha asignado al nuevo miembro.

De esta forma, se clarifican las aspiraciones y necesidades que tiene el nuevo empleado con su puesto para resolver cualquier duda, etapa que se lleva a cabo mediante una entrevista personal haciéndole varias preguntas.

3. Culture o cultura

Existen ciertas formas de acelerar el proceso de adaptación de un nuevo integrante a tu cultura empresarial. Al mismo tiempo, de proveerle una mejor impresión de la organización, sus compañeros de trabajo y de la organización en general.

Primero, será necesario contar con un manual para el nuevo empleado, donde establezcas aquellas iniciativas junto con políticas antiacoso, seguridad y reglas sobre competitividad.

Por otra parte, el nuevo empleado deberá entender toda la estructura organizacional y las metas y objetivos del negocio en el corto, mediano y largo plazo junto a las opciones de cómo puede aportar a que se consigan desde su rol.

4. Connection o conexión

Hay varios pasos de valor que un empleador o jefe puede dar para crear nuevas relaciones con sus empleados en etapas iniciales. Por ejemplo, emails, cartas o un video de bienvenida pueden dar ese paso que guíe el camino para que la nueva persona contratada se sienta conectada con su empleo.

Evidentemente, el recién integrado debe ser presentado uno por uno con cada miembro de la empresa, es decir, ante sus compañeros de área y cada líder de departamento, además de cada colaborador con el que tenga que lidiar en el futuro.

5. Check back o feedback

Asumir que el onboarding ha terminado cuando el empleado ya conoce su trabajo, las expectativas, sus compañeros y la política de la compañía es un error: hasta el proceso más robusto de onboarding puede quedar como una memoria pasada si el empleado siente que no es escuchado.

En virtud de ello, lo recomendable es realizar reuniones periódicas con este empleado cada 30, 60 o 90 días.

Beneficios del onboarding para las empresas

Innovar en las organizaciones para buscar una mejor manera de incorporar talentos es capaz de traer beneficios más allá de los estratégicos ya mencionados.

Experiencia de empleado sólida

En 2022 las vacantes libres en países como Estados Unidos, Canadá y Latinoamérica en puestos profesionales han experimentado una oferta inusualmente alta. Lo que significa que tus colaboradores probablemente tengan muchas oportunidades a su alcance, por lo que si no están disfrutando del tiempo que pasan en tu organización, pueden encontrar fácilmente un cambio de dirección.

El onboarding define el tono para toda la experiencia del empleado. Enfocarse en aspectos como la cultura organizacional, el desarrollo profesional y constantes revisiones a los nuevos miembros, demostrará que te preocupas por tu equipo.

Mejora el engagement del empleado

Según un estudio de Gallup, el 79% de los empleados no se sienten comprometidos con su puesto de trabajo ni la empresa. Una muestra clara del porqué el índice de turnover está en 57.3%.

Un proceso de onboarding adecuado puede pavimentar el camino para guiar a los colaboradores hacia una conexión ideal con la compañía, su visión, misión y valores.

Por esta razón es tan importante acompañar a los nuevos integrantes en sus primeros pasos en la organización para que aprendan sobre ella, especialmente si es a través de personas con liderazgo en la compañía.

Eleva la retención de talento

Las empresas buscan retener talento en estos tiempos en donde el turnover es uno de los más altos en la historia moderna. No solo por el hecho de perder a un empleado y tener que incorporar a otro, sino por el costo de vacante o costo de incorporación.

Según un estudio elaborado por Brandon Hall Group, un proceso sólido de onboarding puede elevar la retención de empleados en 82%. Especialmente si esta iniciativa empieza desde la candidatura del prospecto, en aras de ayudarles a reforzar la decisión de aceptar el puesto.

Atracción de talento

Un proceso de onboarding que priorice el engagement del empleado le proporcione una experiencia óptima puede ser un gran aliado, no solo en la retención de talento, sino en atraer candidatos calificados a la organización.

Una vez que has desplegado una iniciativa vanguardista de onboarding, puedes incluir a los nuevos integrantes en un programa de referidos para que fácilmente recomienden talentos únicos a tu compañía desde su misma red de contactos.

Cultura empresarial robusta

No basta con atraer y retener talento, es necesario atraer y retener el talento correcto.

Por ejemplo, las grandes compañías como Amazon o Apple sostienen una cultura de altos estándares, que probablemente no vaya a calzar en todos los prospectos que suben candidaturas a sus vacantes.

Construir una cultura empresarial sólida, intencional y desplegarla a través de toda la estructura de reclutamiento y procesos de onboarding te ayudará a captar los mejores prospectos para tu organización.

Mayor productividad

Los nuevos integrantes de una compañía, habitualmente necesitan llegar al período más productivo del año para alcanzar su máximo potencial. Especialmente si necesitan conocer la organización y construir relaciones con otros equipos, lo cual requiere tiempo para ejecutarse.

Un proceso adecuado de onboarding puede acelerar estas etapas, disminuir el tiempo de despegue del empleado y elevar su productividad en más de 70%, según el estudio de Brandon Hall Group.

Ejemplo de un plan de incorporación de nuevos trabajadores

Vamos a ver detalladamente un proceso de onboarding de empleados paso por paso y considerar qué se debe hacer antes de empezar, en su primer día, primera semana y primeros tres meses.

Antes de que empiecen

La experiencia de los nuevos empleados necesita ser positiva para alcanzar el máximo potencial de beneficios. Para ello, es necesario establecer sus expectativas y confort antes de que empiecen sus labores a través de:

• Envía documentos e información prevista para la contratación, especialmente si están soportadas por tecnologías como firmas electrónicas.

• Planifica la primera semana del proceso de onboarding y hasta 3 meses después de su incorporación.

• Prepara el espacio de trabajo con herramientas y recursos necesarios para llevar a cabo sus tareas.

• Agenda reuniones con colaboradores importantes para ayudarlo a familiarizarse con el equipo.

Primer día

El inicio puede llegar a ser muy estresante, incluso para los talentos más capacitados. Para que tu nuevo empleado se sienta cómodo, considera:

• Hacer un anuncio general al departamento en donde se unirá el nuevo integrante aumentará su moral e informará al equipo de la inclusión.

• Realiza una visita guiada donde expliques los aspectos básicos, como la ubicación de los servicios, lugar de parking, salas de descanso, comedor, entre otros.

• Proporciónale una agenda para su primera semana y explica cómo será y qué esperas de su labor.

• Asigna un mentor dentro del equipo para orientarlo sobre las particularidades y el funcionamiento de la organización.

Primera semana

Para evitar abrumar al empleado con labores en su primera semana, el proceso de onboarding tiene que considerar una forma de estimular la productividad sin llenar al nuevo ingreso de trabajo. Puedes tomar en cuenta estos consejos:

• Comunícale los procesos, políticas y tareas estándares para el uso de los servicios, como redes sociales, comunicación por email, descansos, entre otros.

• Relaciona su entendimiento de la misión y visión de la compañía con la cultura organizacional para ayudarlo a comprender cómo esto se imprime en el producto o servicio final.

• Ayúdalo a configurar todas las herramientas de su puesto de trabajo y a adaptarse a la manera de hacer las cosas en la compañía.

• Crea un documento que defina los objetivos a alcanzar en su primera semana, la segunda semana y el primer mes; así beneficiarás su onboarding y planificación de tiempo.

• Explícale al nuevo colaborador cómo funciona el proceso de formación y lo que se espera de su esfuerzo.

• Empieza su capacitación en la primera semana.

• Realiza un seguimiento de sus avances y objetivos alcanzados al final de la semana y pregúntale sus opiniones sobre la cultura, el ambiente y sus sensaciones.

Primeros tres meses

En su primer trimestre es importante que crees algunos hábitos para retener al nuevo talento y estimular su engagement, por ejemplo:

• Pregúntale luego de su primer mes qué podría mejorar y en qué necesita ayuda.

• Obtén información del equipo y proporciona un feedback periódico al nuevo empleado de lo que necesita corregir.

• Anima al integrante a tomar decisiones y aprovechar todo lo aprendido en el proceso de onboarding para fomentar su independencia.

• Realiza una evaluación de rendimiento luego de los primeros 90 días para valorar sus fortalezas y debilidades.

¡Muy bien, ya sabes cómo funciona el onboarding y cuáles son sus beneficios! Lo cual te ha preparado para aprender cuáles son las mejores soluciones para llevarlo cabo.

Herramientas para el onboarding

Existen tres herramientas claves para el correcto onboarding de los nuevos integrantes del equipo. Y estas son:

Firma electrónica

La firma electrónica es una herramienta de autenticación de firmantes a distancia mediante un proceso 100% digital, seguro y legal en casi todas partes del mundo.

En efecto, gracias a la firma electrónica puedes realizar aprobaciones, cerrar tratos, autorizar documentos e incluso enviar transacciones financieras sin estar presente.

Por su naturaleza, la firma electrónica es una tecnología fundamental durante el onboarding, ya que acelera todo el proceso al recoger de manera automatizada las firmas necesarias. A la vez, provee de un mejor ambiente laboral que aprovecha el talento de los nuevos miembros.

Por consiguiente, el onboarding y los documentos relacionados con este pueden evitar todos los retrasos que acarrean las tareas manuales y que suelen llevar mucho tiempo. De esta forma, los equipos de recursos humanos pueden obtener mayor eficiencia y concentrarse en misiones que aporten más valor a este proceso.

Chatbots

Una herramienta digital que puede guiar al empleado en sus primeros pasos respondiendo preguntas habituales del inicio de las labores; lo cual libera al gestor y mentor de algunas tareas y facilita la incorporación.

HRMS

El Human Resources Management System es una herramienta capaz de integrar múltiples procesos del onboarding, como la capacitación e incluso una solución de firma electrónica, para facilitar la gestión de los recursos humanos y ahorrar tiempo en tareas de gestión.

El onboarding para empresas es un proceso extremadamente poderoso para incorporar nuevos talentos. Dado que facilita su adaptación y brinda una experiencia positiva incluso antes de empezar.

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