Mejores prácticas para integraciones de sistemas de gestión contractual

Las empresas de todos los tamaños utilizan múltiples soluciones de software para administrar el negocio y gestionar relaciones con empleados, clientes y proveedores. Y, aunque las relaciones y el software pueden variar dependiendo del departamento, lo que sí tienen en común es el papel que desempeñan los contratos. 

Los contratos son el centro de casi toda relación, y múltiples departamentos están involucrados en la mayoría de los procesos contractuales. Sin embargo, los sistemas que usan cada uno de estos departamentos con frecuencia no están conectados entre ellos. Por ejemplo, una carta oferta de RH comienza en el área de RH (HCM), y antes de poder enviarse, finanzas debe aprobarla (ERP). Una vez firmada, el área de sistemas debe entregarla al nuevo empleado (ServiceNow). 

En una encuesta de Docusign realizada entre profesionales de ventas, RH, jurídico y compras, más del 90% de estos equipos sintió que su software existente no se estaba usando a su máxima capacidad, y la principal razón era la falta de integración con otras herramientas y sistemas. Algunos departamentos incluso gestionan sus contratos manualmente y almacenan los acuerdos en archiveros, correos electrónicos o unidades compartidas. 

Estos métodos legados y manuales exponen a las empresas a dolores de cabeza innecesarios, incluyendo: 

• Ineficiencia: un proceso manual independiente no solo es una mala experiencia para clientes, socios y empleados, sino también puede resultar en pérdida de ingresos y menor productividad

• Silos de datos: limitar el conocimiento contractual a departamentos individuales causa ineficiencias, ralentiza el ritmo del negocio, limita tu capacidad de recopilar percepciones más significativas de tus acuerdos y evita que puedas conectarlos a otros sistemas

• Mayor riesgo: sin una forma segura y conectada de almacenar e interactuar con tus acuerdos, te expones a problemas potenciales de incumplimiento y pones en riesgo recursos de gran valor

Retos de los procesos manuales que emplean papel en la ejecución de acuerdos 

(% de encuestados que se enfrentan a los retos)

56%

Trabajo duplicado tras guardar acuerdos en sistemas de registro

54%

Envío manual de acuerdos a múltiples equipos

49%

Errores y doble trabajo debido a datos ingresados de forma incorrecta

44%

Dificultad en mantener la seguridad y confidencialidad

41%

Retrasos en el cumplimiento de los términos del acuerdo

36%

Exposición jurídica y de cumplimiento

32%

Mala experiencia para los clientes

¿Cuál es la respuesta a este problema? Integración. No obstante, hay una forma de hacerlo bien y otra forma de hacerlo mal. Tan solo anexar un sistema a otro puede resolver parte de los problemas de conectividad, pero esto no generará interoperabilidad. 

Las integraciones de utilidad ofrecen flexibilidad para que los sistemas puedan trabajar y evolucionar en conjunto. Por esta razón, Docusign adopta un enfoque distinto y ve más allá de la conectividad para brindar dicha flexibilidad. Nuestra solución Connections Framework reconoce que todos nuestros productos son más valiosos cuando se conectan con otros sistemas que usa tu empresa.

Qué evitar al hacer integraciones

Muchas compañías, incluyendo proveedores de CLM y firma electrónica, ofrecen integraciones sencillas en sistemas de terceros sin pensar en hacerlas interoperables. Una integración que junta dos sistemas pero que no brinda flexibilidad en realidad no aborda procesos ineficientes, información independiente y riesgos innecesarios. 

Por esa razón, recomendamos evitar lo siguiente:  

• Las integraciones altamente personalizadas por lo general requieren de una considerable inversión en tiempo y recursos, y buscan resolver todos los escenarios posibles. El resultado es plazos y presupuestos difíciles de manejar y una solución extremadamente difícil de usar y casi imposible de mantener. 

• Usar una integración para cerrar una brecha en otros sistemas siempre tendrá resultados poco óptimos. Este enfoque solo sirve como puente, pero no crea una conexión entre dos sistemas, cada uno diseñado para gestionar una actividad o un proceso particular. 

• Las soluciones propias creadas por equipos internos que no toman en cuenta el crecimiento a futuro son difíciles de expandir y dar mantenimiento a medida que evoluciona el sistema de un tercero. Además, subestiman el valor de usar una integración diseñada por el proveedor mismo. 

Mejores prácticas para integraciones de sistemas de gestión contractual

El mejor enfoque es desplegar integraciones que minimicen los dolores de cabeza y cuya implementación sea económica y eficiente. Docusign desarrolló Docusign Connections Framework, que incluye conexiones con algunas de las soluciones de software empresarial más comunes, porque creemos que nuestros productos son más valiosos cuando se conectan con otros sistemas que usa tu empresa. 

Docusign Connections Framework es: 

Fácil de usar y de dar mantenimiento: con solo algunos clics, y sin necesidad de configuración con códigos, los usuarios pueden establecer fácilmente conexiones con sistemas de terceros, y después pueden ver y gestionar dichas conexiones en un solo lugar para dar mantenimiento de forma rápida y constante. También ofrecemos una forma rápida y sencilla de iniciar las conexiones, que por lo general son el aspecto más complicado y prolongado de la configuración de integración. 

Sencillo para usuarios no especializados en tecnología: los usuarios no especializados en tecnología pueden: 

• Crear pasos en el flujo de trabajo para orquestar automáticamente el intercambio de información entre sistemas, ahorrar tiempo y evitar errores manuales asociados con el ingreso de información en múltiples sistemas.

• Definir la relación entre Docusign CLM y sistemas de terceros mediante el uso de una IU de mapeo de datos guiada, sin necesidad de tener un código personalizado.

• Establecer una conexión segura con un sistema de terceros a través de un proceso auto guiado que permita ingresar información para dicho sistema directamente dentro de CLM sin las típicas molestias de autenticación asociadas con las integraciones.

Escalable: todas nuestras integraciones están diseñadas en el mismo contexto, para que los usuarios puedan tener la misma experiencia sin importar la conexión que hagan. Esto no solo brinda valor en menos tiempo durante la configuración, sino también es más fácil de dar mantenimiento con el tiempo. 

Un enfoque guiado en los flujos de trabajo

Docusign Connection Framework se centra en seguir pasos en el flujo de trabajo. Por lo general, los flujos de trabajo son una parte importante de la gestión contractual y permiten a los usuarios enviar acuerdos de forma automática a los revisores o signatarios adecuados en el momento justo.

Para las integraciones, los pasos del flujo de trabajo automatizan y determinan cómo se comparte la información entre sistemas. Estos tipos de flujos de datos automatizados son prevalentes en muchas integraciones de software. Sin embargo, muchos de los proveedores CLM actuales no tienen el enfoque   correcto en los flujos de trabajo. Dos obstáculos comunes son 1) flujos de trabajo que dan prioridad la capacidad de configuración y no a las mejores prácticas y 2) automatización excesiva que resulta en deuda técnica.

El enfoque en flujos de trabajo de Docusign está diseñado para evitar dichos obstáculos y brindar una experiencia guiada. Los clientes Docusign CLM tienen acceso a cientos de plantillas predeterminadas. Al mismo tiempo, creemos que los flujos de trabajo no deberían ser ilimitados, por lo que lo brindamos estandarizaciones que ayudan a proteger contra la automatización excesiva, al tiempo que habilitamos una gran variedad de casos de uso.

Al igual que con Connection Framework, los usuarios no especializados en tecnología también pueden participar en la creación de flujos de trabajo con el uso del lienzo de flujos de trabajo Docusign CLM, el cual ofrece diversos beneficios:

• Plantillas de flujo de trabajo predeterminadas: estas plantillas cubren cientos de casos de uso y reducen la complejidad de usar y diseñar flujos de trabajo. También te permiten tener flujos de trabajo lógicos y estructurados para seguir mejores prácticas.

• Estandarización: además de las plantillas, los lienzos de flujos de trabajo cuentan con más de 120 pasos predeterminados con función ‘arrastrar y soltar’ que habilitan una gran variedad de casos de uso al tiempo que evitan la sobre automatización asociada con los flujos de trabajo ilimitados. Si un paso no está disponible, es porque la acción no está recomendada.

• Flexibilidad: a medida que evolucionan tus necesidades empresariales y cambian las operaciones o sistemas, los usuarios pueden diseñar fácilmente nuevos flujos de trabajo o reconfigurar flujos existentes para cubrir los nuevos requisitos.

Obtén más información

Docusign Connections Framework es fácil de usar, dar mantenimiento y expandir. La página Connections, que es la interface de Connections Framework en Docusign CLM, permite que incluso usuarios no especializados en tecnología establezcan una conexión segura con sistemas de terceros sin los típicos contratiempos. La misma facilidad de uso también se extiende para compartir información entre sistemas con nuestras plantillas de flujo de trabajo y lienzos de flujo de trabajo preconfiguradas. Y gracias a que todas las integraciones Docusign están creadas en la misma estructura, puedes gestionar todas tus conexiones en un solo lugar y usar los pasos del flujo de trabajo que has integrado en los sistemas, ahorrándote tiempo. 

Obtén más información sobre Connections Framework e integraciones con SAP Ariba, Workday y NetSuite.

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