Por qué habilitar la firma electrónica para el teletrabajo

El teletrabajo es más popular que nunca antes y aunque sus beneficios sean sustanciales, también pueden afectar el flujo de trabajo y la comunicación dentro de una organización. Esto ocurre especialmente cuando confías en las firmas autógrafas, que retrasan el ritmo de negocios, aumentan los costos y hacen clientes y empleados frustrados.

Al habilitar una solución de firma electrónica como Docusign eSignature en tu empresa significa que puedes optimizar el proceso de firma y simplificar la forma en que tu empresa se comunica con otras organizaciones, empleados y clientes.

Es una herramienta esencial en tiempos de home office, ya que ofrece la libertad de formalizar y devolver documentos electrónicamente desde casi cualquier parte del mundo, utilizando prácticamente cualquier dispositivo.

¿Qué es una firma electrónica y cuándo se puede usar?

Puedes usar una firma electrónica para firmar documentos en línea, eliminando la necesidad de firmar documentos en papel con una pluma.

Es fácil habilitar el software de firma electrónica y usar en todos los acuerdos que tu empresa establece con clientes, proveedores y empleados.

Al igual que con las firmas autógrafas, una firma electrónica proporciona evidencia de que el firmante acepta o está de acuerdo con lo que se establece en el documento, y es legalmente vinculante y segura.

Millares de empresas alrededor del mundo, no importa sus segmentos o tamaño, utilizan las firmas electrónicas para optimizar una variedad de acuerdos que incluyen; documentos legales, acuerdos de propiedad y documentación de recursos humanos. La tecnología permite:

• Validar la identidad de un firmante, desde distintos tipos de autenticaciones;

• Usar plantillas, evitando el retrabajo;

• Integrarse con otras aplicaciones y sistemas de gestión de documentos.

¿Cómo la firma electrónica facilita el trabajo remoto?

• Mejora la gestión del tiempo y la eficiencia. Existe una necesidad de velocidad en muchas áreas de negocios, especialmente en situaciones en las cuales las personas trabajan geográficamente distantes. Las firmas electrónicas reducen la cantidad de papeleo y además permiten que recibas documentos firmados de colegas y clientes de manera mucho más rápida y eficiente. También reduce la probabilidad de errores, lo que puede ralentizar las operaciones comerciales.

• Es conveniente y versátil. Las empresas tienen clientes, empleados y contactos en todo el mundo. Por lo tanto, es muy conveniente poder enviar sus documentaciones a cualquier persona, en cualquier lugar, para que las firmen electrónicamente. Luego pueden enviarlos de forma rápida y segura a través de un teléfono inteligente o tableta si están sobre la marcha. Los documentos que requieren una firma electrónica también se pueden enviar en diferentes idiomas, lo que significa que la comunicación ya no es un problema.

• E segura y protege datos sensibles. Las empresas a menudo tienen que enviar información o datos confidenciales, incluso confidenciales, para su firma. Saber que puede hacerlo de forma segura es vital. Ya sea que se trate de un nuevo contrato de alquiler, NDA o contrato de venta que requiera una firma, hacerlo digitalmente significa que los documentos confidenciales pueden cifrarse y no tener que depender del servicio postal o de un sistema de fax anticuado.

• Se acepta en juicio. Docusign eSignature permite a múltiples partes en diferentes jurisdicciones completar acuerdos de una manera legalmente válida. Las firmas electrónicas son aceptadas por múltiples leyes mexicanas y Docusign eSignature ofrece las evidencias que sirven como prueba en juicio.

• Crea un seguimiento de auditoría. La implementación de un nuevo proceso a veces puede causar interrupciones, lo que puede ser desagradable cuando una empresa necesita poder continuar operacionalmente. La buena noticia es que la firma electrónica puede integrarse en muchos de los sistemas y aplicaciones que tu empresa ya está utilizando. Puede crear documentos en una variedad de formatos y luego cargarlos en una variedad de sitios para compartir archivos, lo que facilita su acceso.

¿Cómo puedo habilitar la firma electrónica en mi empresa?

Firmar un documento electrónicamente es realmente rápido y fácil tanto para el remitente como para el firmante. Una vez que se registre y habilite tu firma, puedes firmar, enviar y rastrear todos tus documentos desde tu dashboard.

Adoptar firmas electrónicas en tu negocio es rápido y fácil. Con los muchos beneficios asociados con la digitalización de los procesos de firma que admiten el trabajo remoto, el cambio a firmas electrónicas debería ser el siguiente paso natural para tu negocio.

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