Accede al contenido principal
Blog
Inicio/

¿Cómo mejorar la gestión documental en el trabajo remoto?

Resumen8 minutos de lectura

A pesar de los puntos positivos del trabajo remoto, hay que adecuarse a diferentes procesos como la gestión documental. Conoce mejores prácticas para lograrlo.

Índice

Un hombre trabaja con 3 pantallas

Publicado el 11 Agosto de 2021, actualizado el 18 de noviembre de 2022.

Ante las nuevas demandas y perspectivas del mercado, adoptar el trabajo remoto se ha convertido en una necesidad, dado que aporta una serie de ventajas competitivas para los negocios. Sin embargo, a pesar de sus puntos positivos, el teletrabajo debe adecuarse a diferentes procesos como la gestión documental enfrentando así, numerosos desafíos.

En este artículo, descubrirás el concepto de gestión documental y cuáles son los principales retos del home office en para el manejo de documentación, seguido de los 6 consejos valiosos para optimizar este proceso.

¡Léelo con atención y aprende más sobre este tema!

¿Qué es la gestión documental?

En los términos más básicos, la gestión documental es la forma en que una empresa organiza, almacena, rastrea y administra su documentación, ya sea en formato impreso o electrónico.

Cada organización tiene alguna forma de gestión de documentos que implica capturar, almacenar y recuperar documentos en sus operaciones diarias. Acá surge una situación, y es que el proceso suele llevar mucho tiempo para la mayoría de las compañías y tiene grandes costos.

Por esta razón, han surgido soluciones digitales como los sistemas de gestión de documentos que eficientan las operaciones y logran un ahorro de tiempo sobre el manejo de acuerdos y documentación empresarial gracias a la digitalización de todos los archivos.

¿Qué son los sistemas de gestión de documentos y cómo se utilizan?

Los sistemas de gestión de documentos son programas informáticos que se utilizan para capturar y organizar todo tipo de documentos en un formato electrónico que sea fácil de encontrar y recuperar cuando sea necesario.

Un documento en este caso, tal como lo define la norma ISO 12651-2, es cualquier objeto registrado o información que se considera una unidad de datos. Un documento en papel, por ejemplo, una factura, primero es escaneada e integrada en el software en formato digital para que sea posible recuperarla en el futuro de manera rápida y sencilla.

Luego, el documento se indexa por categorías, como departamento, número de pedido, proveedor o cualquier otro concepto identificable relevante para el negocio.

A diferencia de las carpetas de archivadores tradicionales, una solución de esta categoría resguarda documentos en un formato electrónico de fácil acceso por parte del personal autorizado y los clientes.

3 retos de la gestión documental en el trabajo remoto

La globalización ha desencadenado abundantes y profundos cambios en los negocios como el trabajo remoto. Además de la búsqueda por la ampliación del horizonte corporativo, la crisis sanitaria de COVID-19 ha impulsado la adopción de esta dinámica tanto por la salud de los equipos como en virtud de la economía de costos y la optimización de la productividad.

Es importante señalar que, más allá de las ventajas de esta modalidad, el home office ha tenido que enfrentar algunos desafíos como los relacionados con la gestión documental. A continuación, ¡conócelos profundamente!

1. Seguridad de la información

Cuando trabajas con documentos impresos, los riesgos se potencializan principalmente porque, para compartirlos, es necesario enviarlos por algún servicio de entrega, lo que aumenta la probabilidad de fraudes.

En cuanto al medio digital, es posible trabajar optimizando la seguridad de la información, no obstante, esto requiere una serie de cuidados que incluyen la adopción de medidas en conjunto con los colaboradores, dado que los dispositivos personales conectados a redes públicas son más vulnerables ante los ciberataques.

Por ello, es necesaria una excelente coordinación entre los equipos de trabajo para asegurar las medidas de protección de la información confidencial que se maneja.

Eficientiza procesos como RanmanSolicita una llamada

2. Falta de organización

Organizar los documentos en un ambiente lejano a la oficina puede generar muchas dudas tanto por la falta de espacio físico —documentos impresos— como por las limitaciones de almacenamiento en los dispositivos domésticos.

3. Extravíos

Anteriormente, abordamos la pérdida de los documentos impresos durante su envío. Ahora debemos recordar que, este tipo de situación puede ocurrir en el medio virtual si los colaboradores no practican las medidas de seguridad y se olvidan de organizar adecuadamente los documentos.

6 consejos para mejorar la gestión de documentos en el trabajo remoto

Frente a los desafíos mencionados, es indispensable priorizar las buenas prácticas de gestión documental evitando, de este modo, que la manipulación de los archivos se convierta en una tarea compleja, tediosa y generadora de caos.

Para ayudarte a enfrentar dichos retos, separamos 6 consejos interesantes:

1. Organiza los documentos

Es común que las empresas lidien con documentos en papel, por eso, es importante que los funcionarios sepan cómo organizarlos a fin de garantizar su integridad y la protección de los datos durante el desarrollo de sus actividades home office.

Para ello, es recomendable que, al recibir un documento impreso, el colaborador lo almacene en un único lugar claro, ventilado y lejos del calor evitando así, su deterioro.

2. Controla los accesos y permisos

Una efectiva gestión documental home office también depende de la implementación de permisos y restricciones de acceso a la información principalmente para proteger la integridad y la confidencialidad del flujo informacional fuera del ámbito corporativo.

De hecho, es importante que el gestor considere niveles de acceso, garantizando que el colaborador que ocupa un puesto con mayor jerarquía acceda a más información que un trabajador operacional.

Por lo tanto, es esencial que el gestor otorgue permisos de acuerdo con el nivel de demanda informacional con la intención de garantizar que los colaboradores cuenten con los datos necesarios para llevar a cabo sus tareas remotas maximizando su productividad.

3. Capacita a los colaboradores

Para incrementar la calidad de la gestión de documentos durante la práctica laboral remota, es importante alinear las buenas prácticas con los colaboradores mediante el desarrollo de entrenamientos que incentiven la adopción de una postura acorde con las medidas de seguridad.

4. Fomenta las mejores prácticas de seguridad

Es esencial aportar condiciones adecuadas como plataformas seguras e incentivar la adopción de medidas que incrementen la seguridad de los archivos corporativos como: 

  • Utilizar redes privadas;

  • Usar claves de acceso y modificarlas con frecuencia;

  • Evitar ingresar en sitios maliciosos y descargar contenidos de remitentes dudosos;

  • Cerrar sesión cada vez que el colaborador se aleje del ordenador.

5. Utiliza el almacenamiento en la nube

En otro momento del artículo, mencionamos que los documentos impresos abren espacio para la ocurrencia de incidentes como fraudes. Para evitar este tipo de situaciones, la empresa debe implementar tecnologías que favorezcan la seguridad en el intercambio de archivos entre ordenadores externos y corporativos.

En virtud de las nuevas soluciones en la nube, cada vez más protegidas y adaptables a la realidad de las empresas, el ambiente cloud se ha convertido en un excelente recurso. Este ayuda a optimizar la seguridad del flujo informacional generado por el trabajo remoto evitando, de este modo, los típicos problemas relacionados con los documentos físicos. También ayuda a asegurar el rápido acceso a los datos corporativos y de los clientes.

6. Adopta herramientas digitales

Promover herramientas como un software de gestión documental o incluso un software de gestión de contratos (CLM) es una excelente forma de eficientar los procesos de tu empresa durante el trabajo remoto.

Con un sistema de CLM, por ejemplo, podrás crear, manipular, firmar y enviar documentos en el ambiente digital, agilizando drásticamente los negocios y acuerdos de tu empresa, además de mejorar la colaboración entre departamentos organizacionales.

Además de mejorar el contexto documental, esta solución te ayudará a elevar el potencial de crecimiento del negocio dado que aporta numerosos beneficios como:

  • Agilidad en las transacciones tanto internas como externas;

  • Confirmación de acuerdos en tiempo y forma;

  • Colaboración eficiente entre áreas empresariales;

  • Oficina paperless;

  • Reducción de la huella de carbono;

  • Rápido acceso a los documentos;

  • Seguridad de la información;

  • Optimización de la imagen corporativa en el mercado.

De esta manera, la inclusión de soluciones para gestionar y firmar documentos a la rutina corporativa home based es una solución extremadamente valiosa a tenor de los flamantes cambios ocasionados por la era de la información.

¡Conoce más sobre el Software de Gestión del Ciclo de Vida de los Contatos (CLM) de Docusign aquí!

Considerando los puntos señalados anteriormente, es fácil percibir que la gestión documental remota es un desafío para las empresas, en especial, porque abarca varios tipos de procedimientos y sobre todo, demanda que los colaboradores añadan medidas de seguridad fuera de su zona de comodidad garantizando así, más fiabilidad al intercambio informacional.

Sin embargo, gracias a las nuevas soluciones tecnológicas y a la consideración de nuestros consejos puedes optimizarla implementando a diario la práctica del teletrabajo.

Luego de enterarte de que un software CLM es uno de los recursos más efectivos para optimizar la gestión documental en el trabajo remoto, es posible que desees conocer más detalles sobre esta suerte de solución.

Si es así, te invitamos a que contactes a nuestros especialistas y comprendas cómo podemos ayudarte a utilizarlo en tu negocio.

Comienza una prueba gratuita de 30 días, sin tarjeta de créditoSuscríbete ahora

Publicaciones relacionadas

  • Perspectivas para líderes

    Agentic AI: el futuro de la automatización empresarial

    Author Liana Pessoa
    Liana Pessoa
    You may notice when on Docusign’s website that a green padlock sits in front of the URL at the top of your browser. This is a visual cue that our website is secure thanks to SSL certificates, and it’s one that savvy consumers look for when doing business online. SSL certificates play an important role at Docusign, and they should be a part of your data privacy efforts too. Find out more about what they are, what they do, and how you can obtain them, with our SSL FAQs, below. What is an SSL Certificate? SSL stands for Secure Sockets Layer, and SSL certificates are also known as digital certificates. An SSL certificate creates a secure link between a website and a visitor's browser. It ensures that all data passed between the two remains private and secure. There are three types of SSL certificate: Extended Validation (EV SSL), Organisation Validated (OV SSL) and Domain Validated (DV SSL). There are also what is known as wildcard certificates, used to extend SSL encryption to subdomains. Why do companies need an SSL Certificate? SSL certificates establish trust between you and your customer. To obtain an SSL Certificate, the purchasing company's identity must be authenticated. With this safeguard in place, customers know that your business is not only legitimate but that it's safe to do business with you online. If you want to accept credit card information on your website, for example, then you will need to comply with Payment Card Industry (PCI) standards. One of the PCI requirements is using an SSL certificate. SSL certificates also help to prevent you and your customers from suffering a phishing attack. Phishing emails aim to impersonate your website for criminal gain. As the sender cannot receive their own SSL certificate, it makes it far more difficult for them to impersonate your website and easier for them to be caught out. As a result of SSL encryption, hackers and identity thieves are prevented from stealing private and sensitive information such as addresses, social media logins and credit card numbers. Only the intended recipient will be able to understand the information being sent. What should I look for in an SSL certificate provider? The cost of a solution can often be a deciding factor when choosing any tech solution, but when the security of your data it at risk, you shouldn’t necessarily go with the cheapest option. With that in mind, these are the top factors to consider over price alone: Compatibility: The provider should have a high trust pedigree in as many commonly used operating systems, web browsers, apps and devices as possible. Scalability: The provider should also be able to handle volumes that grow with your company, as you may end up needing thousands of certificates per second to be issued. Flexibility: The leading providers offer flexible purchasing terms. Pay-as-you-go, for example, allows you to order certificates when you see fit, regardless of amount. Bulk balance models also allow you to load money into your account. Platform: Your solution needs to be easy to use, support a variety of workflows and has a dynamic portal. Support: It's important to evaluate the services and support offerings available to help you succeed. Is an account manager on-hand, online support offered, communities to ask questions, and educational resources enabling you to self-serve? Where can I find Docusign's certificates? Docusign's digital certificates provide higher levels of identity authentication and document transaction security. Digital certificates cryptography uses Public Key Infrastructure (PKI) technology to issue certificates based on X.509 standards to represent the digital identity of a signer. The latest SSL certificate is always available for download from the Docusign Trust Site. Do I need to update my Docusign SSL certificate? If you do not have a custom SSL integration then no action is needed. Docusign’s SSL (secure sockets layer) certificate used for our DEMO, NA1, NA2, NA3 and EU environments occasionally expires (every 2 years). When the SSL certificate is set to expire a new SSL certificate will be used. That means If you have custom API, Connect, or any other system integration that depends on Docusign’s SSL certificate then contact your IT department's network administrator to update the certificate to ensure seamless functionality.

Agentic AI: el futuro de la automatización empresarial

Author Liana Pessoa
Liana Pessoa
You may notice when on Docusign’s website that a green padlock sits in front of the URL at the top of your browser. This is a visual cue that our website is secure thanks to SSL certificates, and it’s one that savvy consumers look for when doing business online. SSL certificates play an important role at Docusign, and they should be a part of your data privacy efforts too. Find out more about what they are, what they do, and how you can obtain them, with our SSL FAQs, below. What is an SSL Certificate? SSL stands for Secure Sockets Layer, and SSL certificates are also known as digital certificates. An SSL certificate creates a secure link between a website and a visitor's browser. It ensures that all data passed between the two remains private and secure. There are three types of SSL certificate: Extended Validation (EV SSL), Organisation Validated (OV SSL) and Domain Validated (DV SSL). There are also what is known as wildcard certificates, used to extend SSL encryption to subdomains. Why do companies need an SSL Certificate? SSL certificates establish trust between you and your customer. To obtain an SSL Certificate, the purchasing company's identity must be authenticated. With this safeguard in place, customers know that your business is not only legitimate but that it's safe to do business with you online. If you want to accept credit card information on your website, for example, then you will need to comply with Payment Card Industry (PCI) standards. One of the PCI requirements is using an SSL certificate. SSL certificates also help to prevent you and your customers from suffering a phishing attack. Phishing emails aim to impersonate your website for criminal gain. As the sender cannot receive their own SSL certificate, it makes it far more difficult for them to impersonate your website and easier for them to be caught out. As a result of SSL encryption, hackers and identity thieves are prevented from stealing private and sensitive information such as addresses, social media logins and credit card numbers. Only the intended recipient will be able to understand the information being sent. What should I look for in an SSL certificate provider? The cost of a solution can often be a deciding factor when choosing any tech solution, but when the security of your data it at risk, you shouldn’t necessarily go with the cheapest option. With that in mind, these are the top factors to consider over price alone: Compatibility: The provider should have a high trust pedigree in as many commonly used operating systems, web browsers, apps and devices as possible. Scalability: The provider should also be able to handle volumes that grow with your company, as you may end up needing thousands of certificates per second to be issued. Flexibility: The leading providers offer flexible purchasing terms. Pay-as-you-go, for example, allows you to order certificates when you see fit, regardless of amount. Bulk balance models also allow you to load money into your account. Platform: Your solution needs to be easy to use, support a variety of workflows and has a dynamic portal. Support: It's important to evaluate the services and support offerings available to help you succeed. Is an account manager on-hand, online support offered, communities to ask questions, and educational resources enabling you to self-serve? Where can I find Docusign's certificates? Docusign's digital certificates provide higher levels of identity authentication and document transaction security. Digital certificates cryptography uses Public Key Infrastructure (PKI) technology to issue certificates based on X.509 standards to represent the digital identity of a signer. The latest SSL certificate is always available for download from the Docusign Trust Site. Do I need to update my Docusign SSL certificate? If you do not have a custom SSL integration then no action is needed. Docusign’s SSL (secure sockets layer) certificate used for our DEMO, NA1, NA2, NA3 and EU environments occasionally expires (every 2 years). When the SSL certificate is set to expire a new SSL certificate will be used. That means If you have custom API, Connect, or any other system integration that depends on Docusign’s SSL certificate then contact your IT department's network administrator to update the certificate to ensure seamless functionality.

Descubre las novedades de Docusign IAM o empieza gratis con eSignature

Explora Docusign IAMPrueba eSignature gratis
Person smiling while presenting