¿Qué es la gestión del ciclo de vida de contratos?

La gestión eficiente del ciclo de vida de los contratos es crucial para el éxito de los negocios, ya que los contratos son documentos importantes que involucran cuestiones sensibles y acuerdos financieros entre empresas.

La eficaz administración de estos contratos es esencial para garantizar el buen desarrollo de los negocios, minimizando riesgos y optimizando los procesos comerciales. Conoce la importancia de una gestión adecuada del ciclo de vida de los contratos y qué es un software CLM.

Gestión del ciclo de vida de contratos: ¿qué es?

La gestión del ciclo de vida de un contrato (CLM – Contract Life Management, en inglés) es la administración eficaz de un documento durante todo su ciclo de vida, desde su creación hasta su finalización y seguimiento. Se ocupa sistemáticamente de las etapas y actividades del contrato, incluida la redacción, la negociación y la integración con otros sistemas.

En un sistema analógico, la gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) implica muchas tareas, equipos y personas. Sin embargo, al utilizar herramientas tecnológicas, las organizaciones pueden estandarizar tareas y evitar trabajo repetitivo. Esto hace que las etapas de preparación, flujo de trabajo, negociación, aprobación, ejecución, gestión, cumplimiento y renovación de contratos sean más rápidas.

Y un software CLM, ¿qué es?

Un software para la gestión del ciclo de vida de contratos (CLM) es una herramienta que permite administrar todo el ciclo de vida de los contratos de una empresa de manera eficiente y automatizada. 

El CLM se enfoca en mejorar la gestión de los acuerdos en todas las etapas de su ciclo de vida, desde la creación hasta su finalización, incluyendo la negociación, aprobación, firma y seguimiento. Este tipo de software se utiliza para simplificar y optimizar la gestión, lo que mejora la eficiencia y reduce el riesgo de errores humanos. 

Los programas de CLM como el de Docusign permiten crear, editar y gestionar los contratos desde una plataforma centralizada, permitiendo que múltiples usuarios puedan acceder a los mismos documentos y hacer cambios de manera simultánea.

Los softwares también pueden incluir funcionalidades de inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático, lo que permite automatizar tareas repetitivas y reducir la necesidad de intervención manual. 

Importancia de la gestión eficiente de contratos

Aquí te presentamos algunos puntos clave sobre su importancia:

• Reducción de riesgos legales y financieros: una gestión adecuada de contratos ayuda a identificar y mitigar riesgos legales y financieros al garantizar que todos los términos y condiciones sean claros y cumplidos por ambas partes.

• Optimización de recursos: al tener una visión clara de los contratos existentes, se pueden identificar oportunidades para optimizar recursos, como negociar mejores términos con proveedores o eliminar contratos innecesarios.

• Mejora de la eficiencia operativa: la automatización de procesos en la gestión de contratos permite una mayor eficiencia operativa al reducir el tiempo dedicado a tareas manuales y repetitivas, como la revisión de documentos y el seguimiento de fechas clave.

• Mejora de la relación con clientes y proveedores: una gestión eficiente de contratos puede mejorar las relaciones con clientes y proveedores al garantizar una comunicación clara y una ejecución sin problemas de los términos acordados.

• Cumplimiento normativo: es esencial que todas las empresas cumplan con las regulaciones y estándares legales y una buena gestión de contratos ayuda en esto asegurándose de que todos los contratos sigan las leyes y normativas correspondientes.

Etapas del ciclo de vida de un contrato

Ahora que sabes qué es y por qué importa la gestión eficiente del ciclo de vida de un contrato, es importante aprender cuáles son las etapas de un contrato en cualquier organización, es decir, aquellas que van desde su creación hasta su finalización.

A continuación, se describen las principales etapas del ciclo de vida de un contrato:

1. Inicio y negociación

En esta etapa, se identifican las necesidades que requiere el documento y se inicia el proceso de negociación entre las partes involucradas. Se definen los términos y condiciones, incluidos los precios, plazos, responsabilidades y cláusulas específicas.

2. Creación del contrato

Una vez que se llega a un acuerdo entre las partes, se procede a la creación del contrato. Esto implica redactarlo de acuerdo con los términos acordados durante la etapa de negociación.

Es importante asegurarse de que el contrato sea claro, completo y legalmente válido.

3. Revisión y aprobación

Antes de la firma del contrato, es fundamental realizar una revisión exhaustiva para garantizar su precisión y conformidad con las políticas y regulaciones internas de la organización.

En este sentido, las partes involucradas deben revisar el contrato y obtener la aprobación de los responsables pertinentes.

4. Firma y ejecución

Una vez que el contrato ha sido revisado y aprobado, las partes proceden a firmarlo, acto que puede realizarse de manera física o electrónica, dependiendo de las preferencias y capacidades de las partes.

Después de la firma, el contrato entra en vigor y las partes están legalmente obligadas a cumplir con sus términos.

5. Gestión y seguimiento

Durante la vigencia del contrato, es importante llevar a cabo una gestión efectiva para garantizar su cumplimiento. Esto implica el seguimiento de las obligaciones contractuales, el monitoreo de los plazos y el rendimiento, así como la resolución de cualquier problema o discrepancia que pueda surgir.

6. Renovación o terminación

Al finalizar el período de vigencia del contrato, las partes pueden optar por renovarlo si así lo desean. En caso contrario, el contrato se termina de acuerdo con los términos establecidos.

Es importante asegurarse de cumplir con los procedimientos de renovación o terminación especificados en el contrato para evitar posibles conflictos o disputas.

Automatización en la gestión de contratos: beneficios y herramientas

Para la automatización del ciclo de vida de contratos, existe una herramienta imprescindible: el software CLM (Contract Lifecycle Management), una plataforma digital diseñada para gestionar de manera eficiente todos los aspectos relacionados con los contratos, desde su creación y negociación hasta su firma, ejecución y renovación.

Esta tecnología centraliza y automatiza los procesos contractuales, ofreciendo beneficios significativos en términos de eficiencia, control y cumplimiento normativo.

La automatización en la gestión de contratos, especialmente mediante un CLM, ofrece una serie de beneficios significativos para las organizaciones, donde destacan:

• Eficiencia operativa: La automatización de los procesos de gestión de contratos reduce la necesidad de tareas manuales repetitivas, lo que permite a los equipos enfocarse en actividades de mayor valor añadido. Por ejemplo, herramientas como Docusign CLM ofrecen flujos de trabajo automatizados que agilizan la creación, revisión, firma y gestión de contratos.

• Reducción de errores: Al eliminar la entrada de datos manual y estandarizar los procesos, se reducen los errores y se mejora la precisión en la gestión de contratos. Las plataformas CLM permiten establecer plantillas predefinidas y reglas de negocio para garantizar la coherencia y el cumplimiento normativo.

• Mejora de la visibilidad y control: Con un CLM, las organizaciones pueden obtener una visión completa y en tiempo real de su cartera de contratos, incluidos los plazos, obligaciones y riesgos asociados.

• Cumplimiento normativo: La automatización en la gestión de contratos ayuda a garantizar el cumplimiento de regulaciones y políticas internas y externas.

• Optimización de la colaboración: Las plataformas CLM facilitan la colaboración entre diferentes departamentos y partes interesadas en el proceso de gestión de contratos.

¿Quién puede utilizar una solución CLM?

Como hemos dicho, este tipo de tecnología promueve la colaboración entre equipos distintos, incrementando la eficiencia operativa de la empresa. Así es como logra involucrar variados actores al mismo tiempo: la dirección ejecutiva de la organización, vendedores, abogados, gerentes financieros e incluso los departamentos de TI.

Por el otro lado, existen los actores externos, es decir, los clientes. Por su lado, el cliente se beneficia con una negociación más simple y práctica, en la cual puede colaborar con el formato final del acuerdo.

Con esta herramienta las empresas logran cerrar acuerdos más rápido, confirmar nuevos ingresos y, por supuesto, asegurar mayor satisfacción del cliente.

En términos de industria, cualquier tipo de empresa que necesite incrementar la eficiencia de sus operaciones, puede adoptar este tipo de aplicación.

Integración del software CLM con otras soluciones empresariales

La integración de un CLM con herramientas como Salesforce y SAP (que Docusign CLM permite) facilita la automatización y optimización de los flujos de trabajo relacionados con contratos dentro de un ecosistema empresarial más amplio, lo que garantiza una gestión más eficiente de los contratos.

Además, la integración con Salesforce permite una visión unificada de los clientes y las oportunidades comerciales, lo que mejora la toma de decisiones y la gestión de relaciones con los clientes.

Por otro lado, la integración con SAP proporciona una conexión directa con los procesos de compras y abastecimiento, lo que agiliza la gestión de proveedores y contratos relacionados con la cadena de suministro.

La integración de un CLM con diversas herramientas empresariales brinda una mayor coherencia, eficiencia y visibilidad en la administración de contratos, lo que se traduce en una mejor experiencia para los clientes, una mayor productividad y un mejor rendimiento general de la empresa.

Mejores prácticas para la gestión del ciclo de vida de contratos

La manera en cómo una organización gestiona sus contratos tiene un impacto directo en nuevos ingresos, eso seguro ya lo sabes.

Considerando que, de acuerdo a una encuesta del World Commerce & Contracting el costo de los contratos en las empresas van desde los US $7.000 hasta los US 50.000, es clave ejecutar las mejores prácticas en tu organización con el fin de optimizar los recursos y garantizar la continuidad de la empresa.

Para ayudarte a evitar este desafío, compartimos 3 consejos esenciales para asegurar una gestión eficiente de tus contratos:

1. Estandarización del proceso de contratación

Establece un proceso estandarizado que abarque desde la creación hasta la firma y renovación de contratos. Define claramente los pasos involucrados, como la creación de documentos, la revisión, la aprobación y la firma.

Al estandarizar el proceso, se garantiza consistencia y eficiencia en la gestión de contratos.

2. Automatización con plantillas y flujo de trabajo

Utiliza plantillas predefinidas (disponible en soluciones CLM) para diversos tipos de contratos y automatiza los pasos del proceso mediante software de gestión de contratos. Esto agiliza la creación de documentos, minimiza errores y reduce el tiempo dedicado a tareas repetitivas.

Además, configura flujos de trabajo automatizados para la aprobación y seguimiento de contratos, lo que garantiza una gestión eficiente y oportuna.

3. Integración con sistemas empresariales

Integra el sistema de gestión del ciclo de vida de contratos (CLM) con otros sistemas empresariales, como CRM, ERP y gestión de proveedores. Esto permite una visión unificada de los datos y facilita la colaboración entre departamentos.

La integración también agiliza los procesos al eliminar la necesidad de ingresar datos manualmente en múltiples sistemas y garantiza la coherencia de la información en toda la organización.

Conoce Docusign

Como ves, en el ámbito empresarial, la gestión eficiente del ciclo de vida de contratos (CLM) es fundamental para optimizar los procesos y garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales.

A continuación, profundizaremos en cómo Docusign facilita esta tarea y las ventajas que ofrece su integración con otras soluciones empresariales.

• Automatización y estandarización: Con Docusign CLM, las organizaciones pueden automatizar la creación, revisión y aprobación de contratos, lo que reduce significativamente el tiempo necesario para completar estos procesos. Además, permite establecer plantillas y flujos de trabajo estandarizados, lo que garantiza la coherencia y la precisión en la redacción y gestión de contratos.

• Visibilidad y control: La plataforma CLM de Docusign proporciona una visión completa del estado de cada contrato en todas las etapas de su ciclo de vida. Esto incluye la capacidad de rastrear las modificaciones, recibir notificaciones sobre vencimientos importantes y mantener un registro detallado de las negociaciones y las interacciones relacionadas con el contrato.

• Integración con otras soluciones empresariales: Una de las fortalezas de Docusign es su capacidad para integrarse con otras herramientas y sistemas utilizados comúnmente en las empresas, como Salesforce y SAP. Esta integración permite una colaboración sin problemas entre equipos y departamentos, eliminando la necesidad de cambiar constantemente entre diferentes plataformas.

Estas capacidades ayudan a las organizaciones a optimizar sus operaciones, reducir los riesgos y mejorar la eficiencia en la gestión de contratos.

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