Claves de la gestión comercial: Factores cruciales del control de las operaciones de compras

Una gestión comercial eficaz hace que el flujo de ventas sea mucho más productivo. Sin embargo, cuando los procesos son disfuncionales e ineficientes, esto puede ocasionar problemas que afectan la calidad en la producción o servicio. 

Por lo que es necesario que tanto gerentes como subalternos trabajen en la mejora continua de todos y cada uno de los factores que intervienen en dicho cometido. En especial en los referidos al control de operaciones de compra.

Veamos a continuación en qué consiste la gestión comercial enfocada en los procesos de compra, su importancia y los beneficios que aporta a tu empresa.

¿Qué se entiende por gestión comercial?

La gestión comercial es una disciplina que informa e implementa diversas estrategias y políticas comerciales. Se encarga de estudiar el contexto en el que se desenvuelve los requisitos del mercado y su capacidad organizacional para la adquisición de bienes, productos o servicios, que faciliten su participación dentro del mercado y darle continuidad a su flujo de producción. 

Se implementa partiendo de la consideración global de los procedimientos operativos para mantener la calidad y eficiencia del producto o servicio. De este modo, la gestión comercial es el proceso que reúne, evalúa y concilia los compromisos de desempeño requeridos, teniendo en cuenta las necesidades de todas las partes interesadas, por su puesto, asegurando su sostenibilidad y accesibilidad.

9 factores de control dentro de las operaciones de compra

1. Análisis de las necesidades

Al inicio, la empresa debe reconocer y documentar cuál es la necesidad de bienes y servicios que amerita para resolver un problema en específico. Por ejemplo, si una empresa enfrenta gastos de viaje, es necesario contemplar la reducción de costos, como minimizando la cantidad de viajes necesarios o invirtiendo en un software de comunicación avanzado. 

Otro de los aspectos a contemplar son las medidas para agilizar los procesos del departamento de compras.

2. Solicitud de compra u orden de compra

La solicitud de compra contiene los detalles completos sobre los artículos o servicios que se desean obtener. Por lo general, aquellas por debajo de los umbrales de presupuesto se actualizan automáticamente a órdenes de compra y se envían al proveedor de ese artículo o servicio. 

En la gestión comercial, las compras más costosas o inusuales, deben enviarse a las personas encargadas de su revisión y aprobación. 

3. Revisión y aprobación de las órdenes de compra

Las órdenes de compra se envían al departamento de contabilidad para verificar que se cuentan con los fondos, dentro de un presupuesto aprobado para cubrir la adquisición de los bienes y servicios solicitados. 

4. Solicitudes de propuestas

Las solicitudes se envían a los proveedores para que ellos manifiesten sus ofertas y así cumplir con el pedido de bienes o servicios. 

Por su parte, los proveedores potenciales realizan sus ofertas y se analizan cuidadosamente en función de su historial de desempeño, registros de cumplimiento con la empresa, historial de transacciones, y otras características como reputación, tiempos de entrega, duración del contrato y precio. 

5. Negociación y aprobación del contrato

El proveedor deberá recibir un contrato de parte del departamento encargado de velar por la gestión comercial. En él deben expresarse con detalle los términos y condiciones que aseguren un acuerdo satisfactorio entre las partes. 

Luego que la firma del contrato se haya realizado, la orden de compra se entiende como un acuerdo con validez legal que vincula al comprador y al vendedor.

6. Envío y recepción

El proveedor debe cumplir con la entrega de los bienes y servicios dentro del plazo establecido. Una vez recibidos, en el caso de los bienes, o realizados, en el caso de los servicios, la gestión comercial debe revisar cuidadosamente el estado para verificar que se ha recibido lo prometido y notificar al proveedor ante cualquier problema antes del cierre de ventas.

7. Cotejar los documentos

La comparación de los documentos con el resultado final, además de la orden de compra original y la factura emitida por el proveedor, son indispensables para asegurar que la transacción se haya llevado en los términos acordados.

En caso de discrepancias deben corregirse cuanto antes para evitar cargos adicionales, retrasos en el desempeño de la producción o pagos, o demás daños en las relaciones con los proveedores. 

8. Aprobación y pago de facturas

Para cerrar el proceso de gestión comercial, la aprobación es previa al pago. Una vez comprobado que se ha cumplido el contrato, el pago se emite al proveedor.

9. Actualización de registros contables

La gestión comercial debe procurar que los pedidos completados se registren en los libros de contabilidad de la empresa y que todos los documentos relacionados con la transacción, se almacenen de forma segura, en físico y digital. 

5 beneficios clave de la gestión de compras afectivas

Cierto es que se puede obtener una amplia lista de beneficios para la empresa mediante la adopción de un enfoque de compra eficaz. Al interno de una organización se puede lograr un aumento sustancioso en las ganancias, mayor ventaja competitiva y superar el valor de marca si se persigue este enfoque estratégico.

1. Estricto control de stock

Si la intención es evitar gastos innecesarios, la gestión comercial debe mantener muy bien controlado su stock, procurando el análisis constante de los materiales que son fundamentales para el desempeño del negocio. 

Sobre este aspecto, es recomendable emplear un software que automatice el proceso de compra para lograr un conocimiento exacto del stock, compras, lapso de durabilidad, y así evitar gastos de mercancías que todavía están en stock. 

2. Mejor gestión y relación con los proveedores

Dentro de una gestión comercial eficaz es indispensable mantener una diligencia pulcra con los proveedores. La empresa debe actualizar la base de datos de proveedores homologados, ya que ellos son quienes tienen la facultad de ofrecer mejores ventajas competitivas y una mejor negociación. 

3. Estudio en profundidad los presupuestos

Es crucial para reducir los costos de la gestión de compras, lograr una buena cotización. Así mismo descubrir los mejores precios dentro de las mejores condiciones, aun cuando es un proceso que toma bastante tiempo, 

Es preciso acotar que el precio no es el único criterio a evaluar. Es muy importante considerar la calidad del producto o servicios, y sus plazos de entrega, ya que, de lo contrario, podrían no ser satisfactorios en el momento final. 

Por ejemplo, situaciones como la escasez de material, podría provocar retrasos en las entregas, y, por tanto, traer pérdidas considerables o incluso llegar a paralizar la línea de producción. 

4. Alinear el departamento de compras con la existencia de materia prima

El historial de compras y ventas aporta muchas luces para predecir las necesidades de suministro y almacenamiento de la empresa. Por esta razón, estas áreas necesitan trabajar en consonancia para asegurar la calidad de los servicios con el mínimo de su existencia. 

5. Vincular la responsabilidad social dentro de la gestión comercial

Es recomendable prestar mayor atención a la reputación de sus proveedores, así como también a sus historiales de cumplimiento y desempeño. Procurar elegir aquellos que califiquen como proveedores potenciales para disminuir el riesgo que trastoque la ética de su organización, y que finalmente repercuta en la relación que maneja la empresa con los clientes.

Importancia de la gestión comercial 

Una gestión comercial estratégica asegura que los bienes y servicios que adquiere la empresa no solo satisfagan sus necesidades inmediatas, sino que también le permitan aportar valor, mayor margen de ahorro, y por supuesto, mayor productividad.

Ante cualquier operación de compra es importante contemplar el escenario actual. Para una gestión comercial responsable, te sugerimos descargar el Último reporte de tendencias de compras.