4 tipos de firmas en documentos digitales

La demanda creciente de procesos digitales en las empresas y organizaciones ha aumentado la necesidad de información sobre la firma de documentos y los diferentes tipos de firmas electrónicas disponibles.

En este artículo, te explicamos la importancia de la legalidad en la firma de documentos, los distintos tipos de firmas y sus características, las implicaciones legales y cuál es la más adecuada para cada situación.

Te invitamos a leer esta entrada de blog completa para que conozcas todo lo que necesitas saber sobre la firma electrónica y cómo puede ser una solución para tus procesos digitales.

Importancia de la legalidad al firmar un documento

La firma de un documento es un procedimiento esencial para garantizar su autenticidad y validez legal, ya que permite identificar al firmante y evita la alteración de lo acordado por escrito.

Por supuesto, en muchos países existen leyes y regulaciones que establecen los requisitos necesarios para que una firma sea legalmente válida. Estas regulaciones pueden variar según el tipo de documento y la jurisdicción en la que se encuentre.

Las firmas electrónicas, como la firma digital y la firma avanzada, tienen un marco legal específico que varía según la jurisdicción en la que se utilicen. Es importante asegurarse de que se cumplan todos los requisitos legales para que la firma electrónica sea válida y vinculante.

En México, la firma electrónica ha tomado relevancia en los últimos años, por lo que se cuenta con una legislación que la regula y válida.

De esta manera, se le ha dado validez a un documento digital que cuente con firma electrónica, la cual podrá ser utilizada como prueba ante cualquier autoridad reconocida legalmente.

Dentro de esta legislación se definen a qué se le reconoce como firma electrónica, así como certificados, sello digital y más temas involucrados que dan validez a cualquier documento emitido de manera digital.

De acuerdo con la Ley de Firma Electrónica Avanzado, esta será reconocida y tendrá el mismo efecto que la autógrafa, por lo que el firmante estará sometido a las consecuencias que conlleve el no cumplimiento de lo pactado en cualquier tipo de documento electrónico que cuente con esta.

Tipos de firmas que validan un documento

En la actualidad, gracias a la tecnología, existen diferentes tipos de firmas electrónicas que permiten firmar documentos digitales de manera eficiente y segura.

A continuación, indicaremos los principales tipos de firmas que existen y que pueden dar validez a un documento digital.

1. Firma electrónica simple

Esta es una de las variantes que existe y es una firma electrónica emitida a través de certificado que es emitido por un sistema criptográfico o llave pública. De esta manera se le da las llaves necesarias al titular de esta firma, las cuales han sido otorgados por un prestador de servicios de certificado o entidad que los emite.

Logrando así vincular a la persona que firma un documento y válida la autenticidad de la misma. También puede contar con otras validaciones que le pueden dar una mayor validez.

Cuenta con la variante conocida como firma digitalizada, la cual se traza con el dedo sobre una pantalla de una tableta o teléfono inteligente. También se puede obtener mediante al escanear o tomando una foto de la firma manuscrita.

Esta firma es legalmente vinculante, pero su validez puede ser cuestionada debido a que es fácil de falsificar.

2. Firma electrónica avanzada

Es una firma electrónica que cumple con los requisitos establecidos por la ley para garantizar su validez jurídica. Para ello, se utiliza un certificado digital que vincula la identidad del firmante con la firma electrónica.

La diferencia con la antes mencionada es que el certificado debe ser emitido por una organización jurídica que siga las normativas legales de la localidad o país en que se encuentre de firma electrónica avanzada y que este certificado esté avalado por un prestador de servicios de certificación.

Como anteriormente lo mencionamos, en México existe un marco legal y la persona autorizada para emitir este tipo de firma debe tener acreditación ante la Secretaría de Economía (SE), lo que la hace legalmente vinculante.

3. Firma digital

A menudo es confundida con la firma electrónica, pues se pretende usar como un como sinónimo, pero no es lo mismo.

La firma digital está formada por dos secuencias de caracteres separadas, características que la forma electrónica no tiene.

La firma digital es un algoritmo que se utiliza para autenticar la validez de la versión virtual de una firma autógrafa.

Al contrario de la firma electrónica avanzada, la cual cuenta con un respaldo mucho más robusto como la encriptación de información que validen la autenticidad del firmante, lo cual le da mayor seguridad.

4. Firma electrónica notarial

Esta firma es muy cercano a tener un notario virtual, pues permite una mayor rapidez en trámites que requieren la validación de uno, por lo que se puede usar en documentos como contratos, documentos públicos, declaraciones juradas, entre otros.

Es una firma que te dará el beneficio de agilizar trámites sin tener que asistir a una notaría, todo se puede hacer en línea y cuenta con la validez que se necesita.

¿Qué firma es más conveniente para un documento?

La elección de la firma más conveniente para un documento depende de varios factores, como

• la naturaleza del documento;

• la importancia del mismo;

• la seguridad que se requiere;

• y la legislación del país en el que se encuentra el firmante.

Te compartimos algunos usos de las diferentes firmas de las que hemos escrito a lo largo de este artículo.

La firma simple la puedes utilizar en documentos como correos electrónicos o utilizar en sistemas de control de acceso, por ejemplo.

Ahora bien, la firma electrónica avanzada podrás utilizarla en contratos bancarios, contratos, sistema de pensiones, pólizas, convenios, receta médicas, declaraciones, incremento o reducción de responsabilidades emitidas de forma digital.

Si deseas continuar aprendiendo sobre las firmas electrónicas, te invitamos a conocer más sobre esta importante herramienta de la mano de nuestros expertos.