Escanear firma: ¿Cuál es la diferencia con la firma electrónica?

Escanear firma es tan simple como "tomar una foto y subirla al documento", pero es un método que carece de legalidad para prestar consentimiento en México y esto es precisamente lo que más lo diferencia de la Firma Electrónica (FE).

El proceso de digitalización se ha convertido en una parte esencial para los procesos empresariales. Para acciones tan habituales como imprescindibles, como la firma de un contrato, por ejemplo, la firma electrónica proporciona una importante ganancia de productividad. Sin embargo, aunque este proceso de desmaterialización de firmas es bien conocido por las empresas, muchas de ellas siguen utilizando firmas escaneadas.

Una firma escaneada es un método bastante simple para concretar acuerdos, no obstante, se trata de una forma que no es aceptada por la normativa mexicana aplicable, por lo que las empresas que lo hagan pueden ser llamadas a juicio, dañando así su reputación y afectando su economía.

Debido a la importancia de este tema para los negocios, en este contenido se explicarán los siguientes puntos que son críticos para comprenderlo en detalle:

• ¿Qué es una firma escaneada o digitalizada?

• ¿Cómo escanear una firma?

• ¿Qué diferencia existe entre la firma electrónica y la escaneada?

• 10 ventajas por las que debes considerar usar una firma electrónica

• ¿Qué validez tiene una firma digitalizada?

¿Qué es una firma escaneada o digitalizada?

Una firma digitalizada es esencialmente una copia electrónica o, mejor dicho, un método para escanear firma manuscrita original, a fin de que pueda ser utilizada en un espectro digital tal cual como fue elaborada en puño y letra. Su funcionalidad principal es permitir firmar fácilmente contratos digitales sin pasar por la molestia de crear primero una copia física y luego escanear la versión firmada.

Sin embargo, al tratarse de un método fácilmente falsificable, no posee validez legal para concretar acuerdos.

Características clave de una firma escaneada

• Como su nombre indica, una firma escaneada es una imagen digital de una firma manuscrita.

• Se obtiene escaneando un documento en papel previamente firmado a mano y convirtiéndolo a formato digital (doc., pdf, etc.).

Una firma escaneada no tiene valor legal, ya que es imposible identificar al firmante y no se puede probar el consentimiento a las obligaciones derivadas del documento, lo que la vuelve fácil de falsificar.

Entonces, ¿cómo se puede prestar consentimiento digitalmente?

Para garantizar la validez y seguridad jurídica, la única forma viable de firma es la Firma Electrónica. Se trata de una solución innovadora que utiliza varias capas de seguridad que refuerzan la integridad del mensaje de datos.

¿Cómo escanear una firma?

Aunque este es un método que no se debe frecuentar debido a su escasa repercusión jurídica para la prestación de consentimiento, a continuación, pasaremos a explicar en detalle cómo escanear una firma para que conozcas todo el procedimiento que hay detrás.

Escanear firma manuscrita

Una de las maneras más fáciles de capturar con precisión una firma manuscrita es escribirla en una hoja de papel real y digitalizarla con un escáner.

Aquí hay una mirada más cercana a cómo hacer eso:

1. Escribir la firma con tinta negra en una hoja de papel blanco. El contraste de blanco y negro ayudará a que se vea con mayor claridad durante el proceso de digitalización.

2. Usar un escáner para crear un escaneo de alta resolución. Si el escáner tiene la opción, se debe de configurar con el máximo de puntos por pulgada (a menudo abreviado como "DPI").

3. Recortar la imagen para que no haya tanto espacio en blanco.

4. Guardar la imagen resultante como un archivo PNG o JPG.

Luego de haber hecho todo esto, ya está todo listo para firmar documentos con esta imagen. Solo se debe cargar en contratos y colocarla en la línea de puntos —cambiando el tamaño para que se ajuste según sea necesario—.

El objetivo de escanear firma manuscrita es crear una imagen de la firma que se pueda usar para firmar contratos en PDF y otros documentos importantes.

Ten en cuenta que el proceso de carga para firmar archivos PDF dependerá de la plataforma de firma utilizada para finalizar su contrato.

Por ejemplo, se puede cargar la imagen de la firma en un documento PDF si se envía por correo electrónico —documentos de Microsoft Word, archivos PDF, etcétera—. Por otro lado, para firmar contratos, se deberá cargar la imagen a través del software dedicado para ello a fin de asegurarte de que termine en la línea de firma.

Como verás, es algo muy simple y poco seguro, debido a que cualquiera que tenga un documento de otra persona que haya sido firmado, tendrá la posibilidad de escanearlo y emplear la firma de manera fraudulenta.

Tomar una foto de la firma

Este método es ligeramente diferente del primero porque se basa en tecnología más nueva para crear y personalizar el archivo de imagen.

Aún se debe firmar un documento en papel, pero el proceso de importación requiere un software de edición de fotos y una familiaridad básica con diferentes formatos de archivo.

Acá hay un paso a paso de cómo se hace:

1. Escribir la firma con tinta negra en una hoja de papel blanco.

2. Tomar una foto de la firma con un teléfono, una cámara de alta resolución o un dispositivo digital similar —usando una herramienta de edición, como la aplicación Fotos de iOS o Google Fotos de Android—.

3. Recortar la imagen para eliminar el exceso de espacio en blanco.

4. Guardar la imagen resultante como un archivo PNG o JPG utilizando la función "Guardar" o "Guardar como" en la herramienta de edición.

Así, según esta metodología, ya podrás firmar documentos cargando la imagen en contratos y colocándola en la línea de puntos. El adjuntar este archivo de firma a sus documentos de Microsoft Office es tan simple como arrastrar y soltar el archivo de imagen en el documento que se desea firmar.

Para las plataformas de firma dedicadas, deberás cargar el archivo de firma en el campo dedicado y podrás usarlo cuando se firme.

Y, al igual que el proceso anterior, cualquier persona podrá tomar una foto y hacer este procedimiento tan solo contando con una foto de la firma de otra persona. Por este motivo, su aplicación no es legal.

¿Qué diferencia existe entre la firma electrónica y la escaneada?

En México, la firma electrónica es aceptada legalmente debido a que es un mecanismo con gran nivel de seguridad. Gracias a sus características puede ser empleada para prestar consentimiento en acuerdos comerciales y contratos de arrendamiento y de trabajo.

A continuación, vamos a explicar los puntos clave donde es mayormente marcada la diferencia entre una firma electrónica, simple y avanzada, con una que es escaneada.

¿Qué hace válida a la firma electrónica para su aprobación en cualquier transacción y no a una escaneada?

La Ley Federal de Protección al Consumidor, reconoce el uso de soluciones tecnológicas para garantizar el derecho del consumidor a aprobar electrónicamente cualquier transacción.

• Artículo 10: los proveedores no podrán prestar servicios adicionales a los originalmente contratados que no hayan sido solicitados o aceptados expresamente, por escrito o por medios electrónicos, por el consumidor, ni podrán aplicar cargos sin el consentimiento previo del consumidor o que no se deriven del contrato correspondiente.

Por su parte, el Código de Comercio menciona lo siguiente:

• Artículo 97: cuando la ley exija, o las partes acuerden, la existencia de una firma en relación con un mensaje de datos, dicho requisito se entenderá satisfecho si se utiliza una firma electrónica adecuada a los fines para los que fue generada o comunicada.

El contenido de este artículo se basa en la obligatoriedad de que las partes interesadas presten su consentimiento para proseguir el proceso a través de un mensaje de datos. Para ello, se requerirá, además de la voluntad de los sujetos, una solución que sea totalmente legal como, por ejemplo, Docusign eSignature.

Firma electrónica avanzada y simple vs firma escaneada

Una firma electrónica, ya sea simple o avanzada, contiene toda la información digital que está dentro de un mensaje de datos que es empleada para determinar con éxito la identidad del firmante y para establecer que este presta su consentimiento. De esta forma, llega a producir los mismos efectos jurídicos que la firma manuscrita; lo que lo lleva a ser aceptado como medio probatorio en juicio.

Por su parte, con una firma digitalizada no se puede estar seguro de la identidad del titular, por lo que su consentimiento genera muchas inquietudes. Al no tener validez jurídica, no puede ser presentado como prueba en juicio.

¿Qué hace que una firma electrónica sea avanzada?

La ley mexicana reconoce una firma electrónica como “avanzada” si además cumple con los siguientes requisitos:

• Si los datos de creación de la firma, dentro del contexto en que se utiliza la misma, corresponden exclusivamente al firmante.

• Contiene un certificado digital aplicado por un proveedor de servicios de certificación aprobado por el gobierno.

• Que sea inequívoco que la firma electrónica haya sido creada exclusivamente por el firmante.

• Es posible detectar cualquier alteración de la firma electrónica realizada con posterioridad al momento de la firma; lo que refuerza la integridad del mensaje de datos y todo su contenido.

¿Qué la diferencia de la firma escaneada?

En concreto, la gran diferencia entre ambas es que una firma escaneada no incluye un respaldo sobre el consentimiento del firmante ni previo, durante o luego de la firma del documento.

Esto quiere decir que, la integridad del mensaje de datos es fácil de vulnerar y no existe la posibilidad de señalar la alteración que pueda haber luego de la supuesta "prestación de consentimiento". Además, no cuenta con la capa de seguridad del certificado digital para reforzar las medidas de ciberseguridad sobre su uso.

Como verás, hay una gran distinción entre la firma electrónica y una digitalizada.

En México, la firma electrónica avanzada requiere ser autenticada por un certificado digital. Sin embargo, este tipo de firma se utiliza principalmente en transacciones específicas requeridas por el gobierno federal, como la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. Por lo tanto, la mayoría de las transacciones comerciales y empresariales solo necesitan una firma electrónica para garantizar la validez legal de cualquier contrato.

Además, la Ley de Firma Electrónica Avanzada fundamenta su uso y vigencia en México —cosa que no hace con la digitalizada—. De acuerdo con el artículo 7 de esta ley, todo documento o mensaje de datos que haya sido creado de manera digital puede aplicar esta tecnología para que las partes interesadas presten su consentimiento.

De acuerdo con esta normativa, para la firma electrónica avanzada son necesarias las siguientes características:

• Autenticidad: se puede garantizar la identidad del firmante a través de métodos seguros, como la confirmación de tokens, IP, documentos de identificación, entre otros medios de seguridad.

• Integridad: el contenido no fue alterado y, de ser así, se muestra cómo y cuándo se modificó.

• Neutralidad: no excluye ni restringe ninguna autoridad certificadora.

• No repudio: no se puede negar la autoría del contenido del documento.

• Funcionalidad: satisface efectivamente el requisito de la firma autógrafa y dicha firma corresponde exclusivamente al firmante —igualmente aplicable a la firma electrónica simple—.

• Confidencialidad: solo el firmante puede consultar el contenido de un documento.

Estas características no las tiene una firma escaneada.

¿Qué solicita la ley que una firma electrónica avanzada posee?

Cuando la ley aplicable exija un documento por escrito. El mensaje de datos que contenga la información deberá reunir los siguientes requisitos para ser exigible:

• Mantenerse íntegramente en su versión original.

• Conservarse íntegramente y mantenerse disponible para su posterior consulta.

• Ser atribuible a los firmantes.

De conformidad con el Código Civil y de Comercio de México, la firma electrónica es válida para expresar el consentimiento y/o acuerdo en cualquier acto jurídico entre particulares. Siempre que la FE se ajuste a la definición y requisitos, no existen restricciones y/o limitaciones en cuanto a las formas que deberá tener la firma electrónica.

Por su parte, la firma digitalizada no está dentro de estos supuestos, por lo que no tiene lo que el cuerpo legislativo mexicano exige.

Documentos que se pueden firmar electrónicamente y no con una firma escaneada

En México, las firmas electrónicas se utilizan con frecuencia para todas las transacciones entre particulares que no están sujetas a la regulación, supervisión, sumisión, etcétera, de un regulador o autoridad gubernamental.

Por lo tanto, hay ciertos documentos elegibles para el uso de firmas electrónicas, tales como:

• Acuerdos para la prestación de servicios, de arrendamiento, compra, de trabajo, entre otros.

• Decisiones judiciales.

• Aviso de modificación de términos y condiciones de uso.

• Admisión de cotizaciones.

• Notificaciones de toda índole, como clínicas, empresariales, comerciales, entre otras.

10 ventajas por las que debes considerar usar una firma electrónica

Teniendo en consideración las falencias jurídicas y operativas de escanear firma, enseguida destacaremos los aspectos más ventajosos de utilizar una firma electrónica en tus procesos empresariales y, así, evitar el uso de una firma digitalizada.

Seguridad mejorada

Los documentos llegarán a las personas adecuadas con controles de seguridad que incluyen verificación independiente automática.

Fácil de usar en todas las industrias y países

Independientemente de quiénes sean los clientes o dónde se encuentren, los usuarios están acostumbrados a la experiencia de la firma electrónica y prefieren la comodidad de firmar un documento directamente desde sus dispositivos móviles, en cualquier lugar a nivel global.

Seguimiento del flujo de trabajo

Rastrea fácilmente quién ha abierto, firmado o aprobado un documento y quién lo está retrasando. Cuenta con un registro completo en papel de quién vio el documento y cuándo.

Mayor comodidad

Recopila firmas y aprobaciones en varios documentos a la vez sin imprimir una sola página de papel.

Experiencia del cliente optimizada

Los clientes pueden firmar rápidamente desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo. En una época en la que todos quieren acceso en tiempo real a los documentos, es imprescindible conectar la solución de firma electrónica con otras aplicaciones para hacerlo más rápido y accesible.

Cobra más rápido

Se puede solicitar la firma y los detalles de pago en el mismo documento para recopilar de forma segura toda la información que se necesita.

Almacenamiento centralizado de documentos

Cuando se combina la firma electrónica con los sistemas internos empresariales, como el CRM o ERP, se vuelve un depósito central de documentos. De esta forma, mejorará la rastreabilidad de los documentos, permitiendo que sean accesibles en todo momento y se actualicen en tiempo real.

Flujo de trabajo sin papel

No es necesario imprimir, escanear ni reunirse en persona. El documento firmado se inicia y se devuelve a la misma ubicación y son enviadas notificaciones cuando todas las partes firman.

Aumento de la colaboración

Compila aprobaciones y firmas de varias partes en el orden que elijas para aumentar la colaboración y mantener los proyectos en marcha.

¡Ahorro de dinero!

Todos estos beneficios se suman a grandes ahorros para la empresa, desde la reducción de los costos de papel e impresión, hasta la reducción de la cantidad de tiempo que lleva firmar y cobrar el pago de nuevos clientes.

Esto es algo que el escanear firma no puede proporcionarle a tu negocio.

¿Qué validez tiene una firma digitalizada?

Una firma digitalizada no cuenta con el respaldo legal que le otorga la capacidad de ser válida para concretar ningún tipo de acuerdo.

Esto se debe a que no brinda la seguridad de que el firmante es quien dice ser, es fácilmente falsificable y podría generar diversas contingencias jurídicas que serían objeto de disputa en un tribunal.

¿Por qué no se recomienda escanear una firma?

Es necesario que la firma, para que tenga valor probatorio, permita identificar claramente al autor. En el caso de una operación de copiar y pegar, cualquier persona podría usar una firma y colocarla en un documento; la firma escaneada no tiene valor legal, por lo que no surte efecto alguno.

La firma también debe ser una manifestación del consentimiento del firmante al contenido completo del documento. Si volvemos a nuestro ejemplo de copiar y pegar, parece demasiado difícil demostrar que es la persona correcta quien firmó el documento.

El valor jurídico de esta firma es, por tanto, débil, si no nulo, ya que no goza de los principios que son necesarios por ley para que este tipo de herramientas digitales sean válidas: autenticidad, integridad, neutralidad, no repudio, funcionalidad, confidencialidad.

El escaneo de firma es una práctica poco recomendada porque puede llegar a causarle graves problemas a las empresas, tales como:

• Mala reputación: al existir la posibilidad de que el firmante no sea quien dice ser, las organizaciones pueden sufrir graves estafas que pueden poner en juego su reputación frente al público objetivo.

• Poca credibilidad: al aceptar un tipo de prestación de consentimiento que no es válido, los negocios carecerán de veracidad u objetividad.

• Problemas económicos: los delitos que pueden ocurrir a través de una firma digitalizada pueden conllevar a que la empresa se vea inmersa en largos y costosos juicios.

Optimiza tus procesos empresariales con la firma electrónica

Aunque la firma escaneada pareciera un método rápido y efectivo para prestar consentimiento, no es el medio ideal para hacerlo. Esto se debe a que puede ser fácilmente falsificable al no garantizar la identidad del firmante.

Si quieres contar con una solución que sí está respaldada con una operatividad ajustada a las leyes mexicanas, entonces debes comenzar a implementar la firma electrónica en tu empresa. ¿Te gustaría implementar este método de seguridad? ¡Comienza tu prueba gratuita de Docusign eSignature!