Herramientas de colaboración para equipos de ventas remotos

El teletrabajo está en auge. Y no solo como una respuesta a la crisis de salud global causada por el COVID-19. Un análisis de FlexJobs y Global Workplace Analytics acerca del trabajo remoto descubrió que en los últimos cinco años, la cantidad de personas que trabajan de manera remota creció un 44%.

Se prevé que esta tendencia se mantenga, incluso después de la actual pandemia, debido a los resultados de productividad que el trabajo remoto ofrece a los dueños de las empresas. Las compañías que han probado estos entornos laborales no tradicionales han tenido éxito con empleados, proveedores, contratistas y clientes ubicados en todo el país e, incluso, alrededor del mundo.

Si tu personal, en particular el equipo de ventas, está formado cada vez más por trabajadores remotos, puedes beneficiarte de un conjunto moderno de soluciones creado específicamente para este flujo de trabajo. Como algunos equipos de ventas aún deben ajustarse a este nuevo panorama de negocios, esta publicación presentará, en primer lugar, herramientas para facilitar el éxito inmediato y, luego, soluciones para sentar las bases del éxito a largo plazo al capitalizar tus equipos de ventas remotos.

Paso 1: Mantén a los trabajadores siempre conectados y productivos

Las empresas no tienen mucho tiempo que perder cuando se trata de la transición al trabajo remoto. Para cualquier organización que aún esté buscando las herramientas correctas para estabilizar el barco, mostramos algunas soluciones de negocio críticas que pueden mejorar instantáneamente el panorama del trabajo remoto:

• Firma electrónica

• Intercambio de archivos

• Videoconferencia

• Gestión de proyectos

• Mensajería instantánea

Los beneficios de estas herramientas para los empleados son espacios centralizados para almacenar y extraer documentos, comunicación en tiempo real y visibilidad de los flujos de trabajo para todos los integrantes del equipo. Estas soluciones de colaboración ofrecen a las empresas una mejor productividad de la fuerza de trabajo, con equipos juntos o separados.

Enruta contratos para la firma electrónica

Las soluciones de firma electrónica permiten a los equipos de ventas enviar contratos para ser firmados a cualquiera que tenga una dirección de correo electrónico. En vez de perder tiempo y dinero con imprimir, firmar, escanear, enviar por fax o por correo postal los contratos para su ejecución, los acuerdos se pueden enviar digitalmente y firmarse desde una computadora o dispositivo móvil. Los equipos también pueden hacer el seguimiento de los acuerdos a lo largo del proceso de aprobación, lo que facilita la colaboración y agiliza todo el proceso.

Cientos de miles de empresas de todo el mundo han adoptado nuestra herramienta de firma electrónica Docusign eSignature. Con eSignature, hasta un 82% de los acuerdos se firman en menos de un día. Y Docusign eSignature ahorra un promedio de 36 USD por acuerdo, al reducir los costos directos y mejorar la productividad del empleado. La mejor parte es que la firma electrónica es rápida y fácil de preparar, al integrar el resto de tus sistemas de negocios para asegurar que el equipo reciba los acuerdos firmados desde cualquier lugar.

Paso 2: Invierte en un flujo de trabajo de acuerdos remoto exitoso

Con el fin de habilitar a los equipos de ventas para que tengan éxito cuando se levanten las medidas de aislamiento y los negocios tradicionales se reanuden, se debe tener en cuenta una infraestructura digital adicional. Después de cambiar a la firma electrónica, las organizaciones comprometidas para brindar a los clientes la mejor experiencia de acuerdos pueden avanzar aún más rápido al automatizar procesos de documentos manuales e ineficientes. Mostramos algunos ejemplos de soluciones que pueden agilizar la experiencia de los acuerdos:

• Gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM)

• Generación de documentos

• Negociación de contratos

• Gestión de la relación con el cliente (CRM)

Gestión del ciclo de vida de los contratos

A medida que un negocio crece, necesita una solución de CLM para almacenar y gestionar centralmente una amplia biblioteca de contratos. Gartner incluso reconoce la importancia de esta categoría de productos y lanzó este año, por primera vez, el informe Cuadrante Mágico de CLM. Una solución de gestión del ciclo de vida de los contratos permite que los equipos almacenen, etiqueten y organicen todos los contratos en un único lugar con capacidades de búsqueda y controles de permisos granulares. Con Docusign CLM, los equipos de adquisiciones y el departamento legal pueden mejorar la supervisión de los acuerdos, mientras ahorran tiempo que, de otro modo, perderían buscando contratos.

Con frecuencia, las mayores dificultades del proceso de contratos se encuentran en las aprobaciones, la gestión de cláusulas y el flujo de trabajo. Las principales soluciones de gestión de contratos permiten que los vendedores no dependan tanto del departamento legal durante la negociación, ya que ofrecen una biblioteca de cláusulas preaprobadas y opciones alternativas de fácil acceso.

Generación de contratos de ventas

La generación de documentos es una de las primeras etapas de la preparación de un acuerdo para la firma. Sin embargo, según el informe El estado de los Systems of Agreement, 2020 de Docusign, el 94 % de los profesionales afirma que los errores humanos afectan el proceso de generación de contratos. Los equipos de ventas cuentan con herramientas de generación de contratos que extraen la información directamente de Salesforce u otros sistemas de CRM y ayudan a automatizar la creación de un primer borrador del acuerdo de ventas. Algunas de estas herramientas incluso trabajan de forma nativa en Salesforce, de manera que los representantes de ventas no tienen que cambiar de una herramienta a otra. Un ejemplo de esto es Docusign Gen para Salesforce, una herramienta para pequeñas empresas que automatiza la generación de contratos desde el CRM de Salesforce.

Cambios en los contratos de ventas (redlining)

Una vez que se genera un contrato, con frecuencia se deben implementar cambios como parte del proceso de negociación, antes de que la versión final esté lista para la firma. La mayoría de las empresas administra este proceso manualmente, con herramientas que no están diseñadas para la tarea, como planillas y documentos en Word.

Como el contrato promedio tiene tres o cuatro versiones antes de finalizarse, el proceso de gestionar revisiones, marcas de cambios, versiones y aprobaciones puede tardar hasta 30 horas por contrato.

Esto puede ser especialmente costoso para pequeñas empresas que no tienen el personal para invertir en procesos de generación de contratos que requieren demasiado tiempo. Con Docusign Negotiate, los representantes pueden generar automáticamente acuerdos a partir de los datos del cliente, el producto y los datos de precios en Salesforce. También pueden insertar o excluir contenido con base en reglas empresariales o datos de Salesforce, como el tamaño del trato. Los representantes pueden usar Negotiate para colaborar con revisores internos y externos en caso de negociaciones y aprobaciones. Todo se rastrea centralmente, con control de versiones y con un registro de auditoría para ver quién hizo qué, y cuándo.

Hoy en día, los equipos de ventas más exitosos utilizan la tecnología para mantenerse conectados y eliminar procesos manuales que puedan retrasar al personal remoto. Independientemente de dónde se encuentre tu empresa en su transformación digital, Docusign brinda herramientas que pueden ayudar a la división de ventas a avanzar con rapidez y mejorar la transparencia. Descarga nuestro eBook y lee más acerca de las herramientas digitales para tu equipo de ventas: 8 mejores prácticas para profesionales en ventas.

¡Ya está! Puedes manteter tu equipo productivo y generando nuevos negocios desde donde que estén si tienes a mano un conjunto de herramientas que te van a facilitar la productividad. Descubre más, contacta nuestro equipo de ventas.