Elimina estos 3 errores para incrementar la eficiencia en los negocios
Nueve de cada diez empresas sufren sobrecarga al manejar documentos y necesitan aumentar la eficiencia en los negocios. La razón es simple: una multitud de empresas aún no comprenden los puntos y procesos que interrumpen o retrasan sus flujos de trabajo.
De acuerdo con 954 líderes globales, quienes fueron escuchados para realizar una encuesta por Forrester Consulting, los mayores errores son cometidos con la preparación, firma, ejecución y gestión de acuerdos. Los documentos, como los contratos y las cartas de oferta, son elementos fundamentales en los negocios y forman parte de la mayoría de los esfuerzos que las empresas asumen hacia la transformación digital.
El primer paso para reducir los retrasos y los errores en tus flujos de contratos es implementar la firma electrónica. Sin embargo, incluso cuando la firma de documentos ya es digital, hay otras actividades que aún retrasan procesos.
Por esto, a continuación, nos centraremos en cuáles son los 3 errores que más intensifican la ineficiencia comercial y retrasan los procesos de negocios.
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Agregar datos manualmente
Hagamos un cálculo rápido. Hipotéticamente, si necesitas de 20 segundos para llenar cada campo en un tipo de contrato y si debes llenar 15 campos en cada documento, vas a gastar un total de 5 minutos para cada uno. Una empresa que maneja 30 contratos al día, se perderán más que 2 horas llenando manualmente campos en contratos.
Así vemos que se dedica tiempo precioso a llenar formularios. Ese tiempo se podría dedicar a algo mucho más importante, como servicio al cliente, negociaciones y ventas.
El 48% de los líderes que participaron en nuestra encuesta dicen que sufren retrasos debido a un largo proceso de preparación de contratos. El 61% también informó haber retrabajo debido a errores en la transferencia manual de datos, como la información del cliente o del producto en los acuerdos.
Ese desafío se puede solucionar de manera fácil, al integrar los sistemas de registros de clientes con una herramienta de preparación y firma de documentos. Además de acelerar el proceso de preparación y firma de los contratos u otros tipos de documentos, se gana también más eficiencia con la posibilidad de gestionar correctamente los archivos guardados en la nube.
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Hacer pequeños cambios
Incluso con contratos estándar, a veces es necesario realizar pequeños cambios para personalizar el servicio para un cliente. El problema es la demora en realizar pequeños cambios. Solo buscarlo lleva mucho tiempo, además de comprender y aprobar cada nueva inserción.
El 59% de los encuestados afirmó que no existe un sistema sencillo para buscar el texto completo de todos los contratos de manera eficiente. La mejor solución sería que aquellos cambios que a menudo se repiten ya estuvieran en una base de datos y la gente pudiera buscar cambios similares.
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Crear un contrato desde cero
El tercer problema, y no menos importante, es la creación de acuerdos desde cero. Como dijimos anteriormente, las empresas generalmente tienen contratos estándar para facilitar y acelerar la finalización. Este proceso cuando es manual resulta más propenso a errores.
Realmente, las empresas pueden aumentar la eficiencia en los negocios al utilizar modelos pre creados de los contratos estándar y mezclar los datos de los clientes extraídos de sus sistemas de registros ya existentes.
¿Vamos a eliminar las fallas en procesos?
Los tres errores que presentamos por encima demuestran que las pequeñas tareas del día a día pueden afectar muchísimo la eficiencia en los negocios si no disfrutan de un proceso realmente digital.
Todavía, hay un problema más grande para los negocios: estas ineficiencias impactan la experiencia del cliente, que hoy quiere todo de forma rápida y en línea.
Esta es una de las mayores preocupaciones presentadas por los ejecutivos que participaron en la encuesta de Forrester Consulting: Un 79% creen que mejorar la experiencia del cliente es una prioridad en la empresa. Esto incluye fortalecer la seguridad y el cumplimiento y aumentar la agilidad).
¿Cómo lograrlo? Con la integración de herramientas inteligentes.
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