Documentos legales: ¿Qué són?, para qué sirven, ejemplos y cómo firmarlos en línea

El correcto funcionamiento y la continuidad de las actividades de una empresa en el mercado se encuentran directamente vinculados con la calidad de sus documentos legales.

Este tipo de documento consiste en un conjunto de escritos que acreditan la veracidad y el amparo legal a una actuación o hecho. ¿Te interesa conocer más detalles sobre estos documentos?

¡Acompáñanos leyendo nuestro post hasta el final!

Además de encontrar la definición de documentos legales, en los siguientes párrafos obtendrás abundante información sobre su utilización, ejemplos ¡y mucho más!

¿En qué consisten los documentos legales?

Los documentos legales son indispensables para asegurar el cumplimiento y las buenas prácticas en una organización.

De hecho, el departamento jurídico de una empresa necesita contar con escritos que corroboren que las políticas, medidas y acciones internas están de acuerdo con las normas que rigen el rubro.

Más allá de servir como garantía ante los organismos públicos y de control, los documentos legales evidencian la autenticidad y fiabilidad de una serie de trámites públicos.

De esta manera, esta clase de documento consiste en gráficos, títulos o textos que acreditan de modo fidedigno la integridad y veracidad de un hecho. Por este motivo, deben ser firmados por una autoridad judicial.

Para que un documento sea legal, válido y legítimo, es imprescindible que cuente con 2 características claves:

• Aceptación y firma de las partes involucradas en el acto que lo origina;

• Sello que certifique su autenticidad.

Asimismo, para que un documento sea oficial, necesita tener el aval de un funcionario público idóneo.

Considerando su concepto y elementos, vemos que los documentos legales sirven de evidencia probatoria ante las autoridades competentes y otros individuos. Esto ocurre en virtud de la mutua aceptación de su carácter legítimo y de la representación de los aspectos civiles que se explicitan en su contenido.

¿Para qué sirven los documentos legales?

En esencia, se utiliza este tipo de documento para registrar y comunicar situaciones bajo una óptica formal y a tenor de las leyes vigentes, por lo cual, sirven para asegurar derechos, generar obligaciones, entre otras funciones.

A continuación, conoce las utilidades más relevantes de este tipo de documento:

Legitimación de un acto

Estos documentos tienen como finalidad legalizar un hecho o situación. Un ejemplo es la obtención del pasaporte para viajar al exterior.

Aval de aceptación de acuerdo

La firma de un documento legal confirma una responsabilidad contractual, involucrando, de este modo, no solo la aceptación del acuerdo, sino también la consideración y el cumplimiento de un conjunto de requisitos.

Así, los documentos legales funcionan como un resguardo de compliance para las partes involucradas.

Certificación de pertenencia

Los documentos legales aportan información y constatan la propiedad de bienes, tanto inmuebles como muebles. Básicamente, este escrito evita que otras personas se adueñen de lo que no les pertenece.

Asimismo, informan las obligaciones de los dueños ante los órganos competentes, especificando la incidencia de impuestos sobre el bien.

3 ejemplos de documentos legales

Los documentos legales integran las rutinas corporativas, por lo cual, cada gestor debe lidiar con numerosos escritos durante su jornada laboral. En las próximas líneas, presentamos una lista con algunos ejemplos:

1. Documentos administrativos

En líneas generales, podemos decir que estos documentos son textos cuyo principal objetivo es formalizar los actos que tienen relación directa con la administración de los entes administrativos.

2. Contratos de trabajo

Estos documentos no solo funcionan como un orientador interno, sino también como una prueba de acuerdo y cumplimiento ante las autoridades que rigen las actividades laborales.

Es decir, para que sea válido, los contratos de trabajo deben estar en sincronía con las leyes laborales mexicanas.

3. Acuerdos de asociación y provisión

Ante la inminencia de asociación o desarrollo de una relación comercial con un proveedor o cliente, es indispensable elaborar documentos legales, que establezcan las obligaciones y derechos de ambas partes.

Estos escritos son esenciales para asegurar la continuidad del vínculo y el respeto por las cláusulas que abarcan. Inclusive, los documentos en cuestión presentan puntos que aclaran posibles multas y sanciones en el caso de que alguna de las partes no cumpla con lo acordado.

¿Cómo gestionar los documentos legales?

Durante la actividad de una empresa en el mercado, esta genera un abundante flujo de datos. Ante una dinámica manual, la interpretación, así como el procesamiento de la información, consiste en un proceso sumamente lento y abierto a errores e inconsistencias.

Por eso, es vital transformar digitalmente los negocios, así como los procedimientos relacionados con los datos y la automatización de tareas. 

Esencialmente, digitalizar la gestión de documentos legales permite centralizarlos. De modo que, los líderes y ejecutivos, puedan accederlos fácilmente y utilizarlos cuando amerite, favoreciendo una toma de decisiones mucho más rápida y acertada.

Como ves, es posible optimizar la gestión de estos documentos adoptando acciones simples como:

• Digitalizar los documentos impresos;

• Centralizar los escritos y archivos en un repositorio;

• Categorizar los documentos en pro de las búsquedas eficientes;

• Utilizar correctamente a los metadatos, elementos que describen el contenido y la información;

• Creación de modelos de documentos, estandarizando los escritos y así, simplificando su elaboración en aras de mejorar la gestión de tiempo;

• Definición de autorizaciones de acceso a los datos de acuerdo con el puesto y la necesidad informativa;

• Implementar herramientas tecnológicas que faciliten la administración documental como un software de CLM (Contract Lifecycle Management) o una solución de firma electrónica.

¿Cómo firmar documentos en línea?

Entre las diferentes formas de optimizar la administración de documentos legales, destacamos el uso de un robusto y confiable software de firma electrónica.

Al recurrir a este tipo de herramienta, las empresas se suman a una de las tendencias digitales para equipos jurídicos más efectivas y dinámicas del mercado, tal es el caso de Docusign.

Nuestra plataforma se ha convertido en un referente de mercado, pues proporciona una experiencia fantástica al usuario, permitiendo firmar, gestionar y enviar los documentos legales de forma rápida y sin inconvenientes. 

Con este recurso, puedes hacer acuerdos más sencillos, simplificar la preparación y organización de los documentos y controlar el ciclo de vida de los contratos.

A continuación, te brindamos el paso a paso para firmar documentos con Docusign:

Si quieres enviar un documento debes:

1. Subir el archivo a la plataforma.

2. Identificar quien debe firmar el escrito.

3. Utilizar campos personalizados para indicar los tipos de datos y el lugar donde la parte necesita plasmar la información.

4. Enviar el documento al destinatario.

Al recibir un archivo necesitas:

1. Acceder al documento desde cualquier dispositivo conectado a internet.

2. Avanzar en el proceso considerando las instrucciones.

3. Firmar el escrito y ¡listo!

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