Documento probatorio: ¿cuáles son los elementos probatorios de las firmas que son aceptados en un juicio?

Hace apenas un par de décadas era impensable que en los procesos judiciales se llegar a aceptar medios digitales como elementos probatorios en un juicio; y mucho menos que a estos se les reconociera plena validez en los ordenamientos jurídicos.

¡No es para menos! Las herramientas digitales como el token, contraseñas, sellos digitales de tiempo o incluso, las firmas electrónicas, representan alternativas novedosas que agilizan y aseguran —aún más— la administración de justicia.

¿Quieres aprender sobre las evidencias de firma aceptadas en juicio? ¡Continua con esta lectura y toma nota!

Token de seguridad

El token es parte de la serie de adelantos tecnológicos utilizados para certificar que los datos de creación de una firma, corresponden exclusivamente al firmante y que en el momento de la firma, estos estuvieron bajo el control exclusivo del mismo.

Se trata de un dispositivo que guarda la firma digital y pudiendo ingresar con el uso de una clave numérica. Esta firma digital acompañará a las notificaciones y presentaciones judiciales con la finalidad de validar que el documento no ha sido enviado por un impostor.

Claves FIEL y CIEC

Es imprescindible conocer ambas claves. ¡Vamos!

CIEC

La clave de identificación electrónica confidencial o CIEC, es una contraseña de que sirve como mecanismo de acceso y que está compuesta por tu Registro Federal de Contribuyente (RFC) y una contraseña de ocho caracteres que tu elijas.

Esta contraseña te permitirá acceder a distintas aplicaciones y servicios del Servicio de Administración Tributaria (SAT) para realizar declaraciones, pagos, corrección de datos o comprobantes fiscales digitales.

FIEL

La firma electrónica avanzada o también denominada e.firma, son un conjunto de datos que conforman un mensaje de datos, con el objeto de identificar al autor, detectar alteraciones en la firma y la integridad de la información del mensaje de datos. Esta clave fue creada para brindar mayor seguridad a las transacciones electrónicas.

Sirven para hacer comprobantes fiscales digitales, dictámenes fiscales, solicitudes de devolución o donatarias autorizadas.

Ahora bien, te preguntarás, ¿sirven como una evidencia en un juicio?

Las claves por sí mismas no se consideran un elemento probatorio; sin embargo, los documentos firmados con este tipo de firma y que únicamente pueden ser accedidos por el uso de ambas contraseñas, sí lo son.

Timestamp

En esta ocasión empezaremos de atrás para adelante para poder explicar el concepto mejor, primero analizaremos cómo se obtiene y luego analizaremos qué es el timestamp.

El archivo o documento digital se envía a un tercero imparcial, el cual, lo concatena con el horario y la fecha del momento exacto de recepción. Luego, firma electrónicamente el resultado de la concatenación.

Por lo tanto, un timestamp o sello digital de tiempo; es un recibo digital que une tres elementos: la firma digital del tercero receptor, el mensaje de datos, la hora y fecha exacta en el que el mismo tercero lo recibió y autenticó su existencia.

Cualquier persona puede asumir el rol de tercero imparcial; sin embargo, para disminuir riesgos, es recomendable que el tercero sea uno que esté certificado como un Prestador de Servicios de Certificación (PSC) de conformidad con la norma oficial mexicana  NOM151-SCFI-2016.

Esta norma oficial mexicana establece las condiciones para la conservación de datos y digitalización de documentos. Y, una vez que se certifica el timestamp, pasa a denominarse "Sellado Digital de Tiempo (confiable)".

Esto se debe a que una entidad certificada o una autoridad facultada para ello por el gobierno está emitiendo el recibo digital, otorgándole certeza jurídica y seguridad informática. Elemento clave que permite su aceptación en juicios como evidencia.

Correo electrónico firmado digitalmente

La mayoría de las comunicaciones profesionales son realizadas a través del email o correo electrónico. Estas comunicaciones pueden llegar a tener valor como pruebas en un juicio.

 Es posible utilizarlos dentro de un proceso judicial? Si, pero se debe cumplir con algunos requerimientos. La problemática radica en que los correos electrónicos pueden ser fácilmente manipulable si son simplemente impresos, esto permitiría que la contraparte impugne su veracidad.

La mejor alternativa para anticiparnos a una posible impugnación por la presentación de un correo electrónico como un documento probatorio, es firmarlo digitalmente.

En México, existen varias normativas que validan jurídicamente su uso:

1. Civil artículo 1803: Establece que el consentimiento expreso puede ser realizado por medios electrónicos para prestar consentimiento.

2. de Comercio artículo 89 bis: Señala que no se pueden negar la validez, efectos jurídicos o fuerza obligatorio de cualquier tipo de información por el simple hecho que esté dentro de un mensaje de datos. Asimismo, estos mensajes de datos pueden ser empelados como documento probatorio en juicio.

Certificado digital

El certificado digital sirve para verificar la identidad de las empresas o personas naturales. Debido a que verifica o autentica la identidad del firmante en cualquier tipo de transacción, el certificado digital es de carácter intransferible.

Asimismo, debido a que la información contenida en el certificado digital es sensible e importante, su contenido es protegido y encriptado, lo que garantiza que es genuino y su integridad.

¿Cuándo un contrato o documento demanda el uso del certificado digital?

Esto sucede cuando, por su importancia, requieren que la validez de la firma electrónica tenga un mecanismo de seguridad más amplio.

El certificado digital contiene claves criptográficas que brindan una capa adicional de seguridad a la identificación de las partes, ya sea en la firma digital directa o mediante integraciones con servicios en la nube.

Asimismo, los documentos firmados con este software innovador pueden ser presentados como evidencia en juicio y, en caso que la contraparte quiera desconocer la autoría de la firma o la integridad de documento, la carga de la prueba será trasladada a esa persona.

Para lo cual, si estamos utilizando un proveedor de servicios de firma electrónica certificado, no debería haber problemas, debido a que la normativa mexicana reconoce su validez y su uso como prueba en procesos judiciales, equiparando su validez con la firma autógrafa.

Además, de legal y viable, esta herramienta representa una solución para evitar posibles contratiempos procedimentales, por ejemplo, situaciones de documentos originales perdidos o en mal estado.

Llegado hasta el final del post, podrás darte cuenta de la relevancia que tienen las firmas electrónicas en el ámbito jurídico. ¿Cierto?

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