Qué son los costos operativos y ejemplos

Los costos operativos de una empresa son aquellos en los que estas incurren una vez realizada la inversión inicial y que existen mientras el negocio está en funcionamiento y desarrollo.

¿Quieres conocer más al respecto? En este artículo abordamos su definición, algunos ejemplos y de qué manera puedes reducir los costos de operación de tu compañía.

¿Qué son los costos operativos?

Los costos operativos son aquellos en los que se incurre por realizar la principal actividad productiva del negocio y que permiten mantenerlo en funcionamiento.

Se calculan de la siguiente manera:

Gastos operativos

Los gastos operativos o de explotación (OPEX) se realizan de forma continua y están asociados al funcionamiento del negocio. Incluyen:

• el pago de la renta;

• la nómina;

• la adquisición de materia prima;

• gastos de servicios;

• pagos a aseguradoras;

• gastos de oficinas;

• entre otros.

Costo de bienes vendidos

Es el costo total en el que incurre la empresa para fabricar o vender el producto o servicio en cuestión. Incluye el costo de los materiales y el costo de mano de obra directa.

Tipos de costos operativos

En líneas generales existen 2 tipos de costos operativos: fijos y variables.

Los costos operativos fijos son aquellos que no cambian sin importar el nivel de producción de la empresa. Un ejemplo es el alquiler de las oficinas.

Los costos operativos variables, como su nombre lo indica, cambian en función de la producción de la empresa. Por ejemplo, en épocas de alta demanda productiva, el sueldo a los empleados puede aumentar si laboran horas extra a la semana.

Ejemplos de costos operativos

Los costos de operación involucran diversos aspectos de una empresa. Para que comprendas mejor este concepto, a continuación te presentamos algunos ejemplos. Enseguida, también detallaremos algunas formas eficaces de reducirlos.

Gastos de la actividad productiva

Están relacionados con la actividad principal del negocio, por ejemplo materia prima, herramientas, maquinaria, envases y cualquier otro gasto de mercadería.

Gastos de infraestructura

Aquí se consideran los bienes inmuebles y muebles que tiene la compañía como la renta o compra de edificios. También incluye los costos de reparación y mantenimiento.

Uso de servicios básicos

Incluye todos los servicios básicos como agua, electricidad, gas y conexión a Internet.

Gastos en Recursos Humanos

Todos aquellos relacionados con la contratación y capacitación del personal de la empresa.

Costos de inventario

Están relacionados con el aprovisionamiento y almacenamiento del inventario en un determinado periodo de tiempo. Se clasifican en tres categorías principales:

• Costos de almacenamiento: Incluyen a los costos de movilización, ordenamiento y verificación de productos que se almacenan en el inventario.

• Costos de ordenamiento o pedido: Es el gasto total obtenido cuando se formaliza el pedido de un producto o servicio.

• Costos de falta de existencias: Es el costo originado cuando un negocio no tiene la capacidad de atender una demanda debido a falta de existencia.

Gasto de oficina y materiales

Algunos ejemplos son los gastos en software, impresoras, teléfonos, el mantenimiento de los equipos, entre otros.

En los materiales se incluyen los objetos de oficina que se utilizan diariamente, como: papeles, clips, tintas de impresora, lápices, pizarras, bolígrafos, entre otros.

Marketing y publicidad

Incluye las estrategias online y offline para comunicar con el público objetivo. Es decir, son los gastos empleados en publicidad online, para medios impresos, exterior, así como para anuncios radiofónicos y televisivos, etc.

Gastos de representación

Todos aquellos destinados a la promoción, representación, consolidación o mejora de la imagen de la empresa ante los clientes y proveedores. Por ejemplo: obsequios, estadías en hoteles o invitaciones a restaurantes.

Ahora bien, para que una empresa aumente sus índices de ganancia no solo se trata de incrementar las ventas y maximizar los ingresos, también se deben reducir los costos operativos.

Por esta razón es importante identificar las mejores estrategias para llevarlo a cabo. A continuación te explicamos cómo hacerlo.

¿Cómo reducir los costos de operación?

1. Implementa el trabajo remoto

Facilitar que los colaboradores que no requieren el trabajo in situ laboren de forma remota trae grandes beneficios de ahorro, ya que disminuyen los gastos administrativos y de servicio.

También puedes optar por un sistema mixto (es decir, algunos días a la semana en oficina y otros de h_ome office_) o, incluso, podrías considerar que la semana laboral sea de cuatro días.

Como dato relevante, esta última estrategia ha sido probada por Microsoft y después de implementarla anunció que en algunos empleados se obtuvo un aumento de productividad de hasta el 40%.

2. Trabaja de forma más inteligente con la tecnología

Adoptar la tecnología puede resultar un poco complicado al principio, e incluye una inversión inicial, sin embargo, a la larga se traduce en una reducción de costos.

En la actualidad existen diversas herramientas que no solo mejoran la eficiencia y liberan el tiempo de tus colaboradores para que se dediquen a otras labores, sino que ayudan a reducir los costos de operación.

Algunos ejemplos son:

• software de firma electrónica: ha demostrado un ahorro de $36 pesos por documento en comparación con procesos en papel tradicionales;

• software de gestión de ciclo de vida de los contratos (CLM): permite gestionar acuerdos de manera más eficiente y disminuir gastos administrativos.

• sistema ERP;

• software CRM.

3. Subcontrata cuando sea necesario

Subcontratar o delegar el trabajo a especialistas puede reducir significativamente los costos operativos de un negocio y aumentar sus ingresos.

Y es que la subcontratación de expertos en marketing, asesoramiento financiero, contadores, asuntos legales, entre otros, regularmente proporciona resultados más eficientes y positivos. Además, permite liberar horas de trabajo para dedicarse a actividades que generen valor real para el negocio.

4. Paga inteligentemente

Evita realizar pagos atrasados, ya que esto puede afectar negativamente el crédito comercial del negocio e incurrir en costosas tarifas e intereses. Es recomendable que configures pagos automáticos e investigues los beneficios de los pagos anticipados.

5. Identifica las ineficiencias

Para reducir los costos operativos es clave que periódicamente se realice una evaluación de ineficiencias y se haga un recorrido de cómo se ha estado utilizando el dinero, respondiendo a preguntas como:

• ¿Cuáles suscripciones automáticas no se utilizan?

• ¿Qué software es dispensable?

• ¿Hace cuánto no reviso a mis proveedores?

• ¿Las ofertas de seguros son competitivas?

• ¿Cuántas horas pierden mis colaboradores en tareas repetitivas?

• ¿Qué procesos no son realmente necesarios?

Recuerda que reforzar los procedimientos existentes puede eliminar costosos errores y ahorrar tiempo para que tus colaboradores solo se dediquen al trabajo productivo.

¡Esto es todo!

Los costos operativos influyen directamente en el precio de tus productos, por lo que es clave que realices acciones para reducirlos sin sacrificar la operación del negocio. Identifica alternativas que te ayuden a disminuirlos sin comprometer la eficiencia de ningún proceso.

¡Recuerda que la tecnología es una gran aliada! Si quieres conocer más sobre cómo puede ayudarte a reducir costos operativos, te invitamos a leer nuestro contenido: "Digitalización de procesos: por qué es tan importante invertir". ¿Estás listo?