Aprende a aplicar un eficiente control de gastos en tu empresa

No importa el giro donde tu negocio se encuentre, un eficiente control de gastos es un requisito indispensable para éxito empresarial, que suele basarse en una detallada reducción de costes, optimización de procesos y, utilización de materiales. Si no lo estás aplicando hasta ahora, ¡lee hasta el final y aprende cómo!

En estos tiempos donde podemos ver a múltiples compañías ajustarse financieramente para soportar los embistes de la crisis que viene afectando a todo el mundo, el aplicar una correcta gestión empresarial es lo más importante para sobrevivir. Ahora bien, para que un gerente pueda tomar las mejores decisiones para la organización es necesario tener todo el panorama muy claro y, de eso también se trata el control de gastos.

¿Qué es el control de gastos?

En síntesis, un control de gastos es una estrategia integral de tipo financiera que busca optimizar la utilización de recursos y otros costos asociados a la producción interna para generar el mayor beneficio al negocio.

Asimismo, es una planificación que busca evitar a toda costa los gastos innecesarios, que puedan incurrir en fugas de dinero totalmente prevenibles en las empresas.

Beneficios del control de gastos

Contar con esta estrategia puede ser el diferencial entre una empresa que produzca rentabilidad o una que luche por sobrevivir año a año, gracias a estos factores:

1. Identificar fugas de capital

Los gatos innecesarios son el puñal que suele eliminar a la mayoría de los emprendimientos y, por esa razón, es imperante que tu empresa sepa en qué se gasta el dinero y, más importante, aprenda a detectar comportamientos o procesos que generan gastos evitables.

2. Hacer un análisis periódico

Gracias al control de gastos tendrás una perspectiva muy amplia de lo que ocurre en tu empresa desde el punto de vista financiero. Podrás saber qué ocurre con tu caja, el dinero que entra y el que sale día a día.

De esta forma, serás capaz de elaborar estrategias mucho más efectivas para optimizar tu flujo de capital en el corto plazo y a crear presupuestos reales y eficientes para tus gastos mensuales.

3. Poder negociar con tus proveedores

Si sabes lo que gastas y, más importante, lo que necesitas y lo que estás en capacidad de pagar, podrás renegociar con tus proveedores para conseguir mejores precios o encontrar nuevos que puedan ofrecerte un camino más económico para cumplir con tus clientes.

4. Evitar problemas a largo plazo

Ajustando tus presupuestos a la realidad operativa de tu negocio podrás evitar la carencia de capital en el futuro cercano. De igual manera, podrás invertir el dinero en las cosas que realmente produzcan beneficios a tu empresa y evitar aquello que te perjudique.

Dicho esto, seguro estás ansioso de conocer cómo aplicarlo en tu organización. ¡Sigue leyendo y apréndelo!

¿Cómo aplicar un control de gastos eficaz en tu negocio?

Si ya estás convencido de que para ganar mayor productividad empresarial el control de gastos es fundamental, sigue estos consejos para aplicarlo.

1. Digitaliza tus gastos

El proceso inicial del control de gastos implica el poder reconocerlos y encontrarlos fácilmente y a través de una herramienta digital es la forma más inteligente de hacerlo. Gracias a las herramientas tecnológicas podrás centralizar en una misma base de datos todas tus operaciones financieras para ordenarlas y registrarlas automáticamente incluso.

Una vez tengas todos estos datos bajo una misma plataforma y separados de acuerdo a su naturaleza, es decir, gastos fijos, variables, directos e indirectos, podrás hallar fácilmente variaciones irregulares al comprarlos mes a mes y encontrar fugas o gastos innecesarios.

2. Aplica un control detallado y exhaustivo

Con los datos actualizados y ordenados, es momento de analizar con profundidad la realidad financiera de tu empresa. Puedes seguir estos consejos:

Identificar gastos innecesarios

Cuando sepas en qué gasta tu negocio, hallarás aquellos pagos o costes que no forman parte la operatividad fundamental de tu empresa. En estos casos, lo más importante es cortar con ellos y utilizar ese dinero para aspectos realmente esenciales, ya sea para ahorrar o innovar.

Es crucial que seas crítico con tus gastos superfluos y apliques la practicidad, sobre todo. De esta manera sabrás que el dinero es utilizado correctamente.

Abaratar costes

En este punto podrás ver en qué puedes ahorrar, de qué puedes prescindir o cuál puedes sustituir. Por ejemplo, el caso de encontrar proveedores con precios más accesibles, ajustar los procesos de producción o almacenamiento, entre otros.

Encontrar fluctuaciones

Presta atención a las variaciones mes a mes y encárgate de encontrar los motivos de ello. Seguramente se deba a alguna actividad evitable y que pueda arreglarse fácilmente.

3. Crea un nuevo presupuesto

Aprender de tus errores es crucial, por ello, mediante el control de gastos ya sabrás en qué te estabas equivocando y qué podrías mejorar financieramente. Las conclusiones que extraigas del punto anterior te servirán para gestionar tu negocio e incrementar su productividad.

Los presupuestos son hojas de ruta para todo un año, por lo que puedes basarte en la actividad de los últimos 12 meses de tu compañía para planificar los próximos meses.

4. Sigue tu presupuesto y compara

Cuando pasen los meses, estarás en posición de comparar la previsión con la realidad. Aquí podrás ver el contraste que existe entre el presupuesto y los gastos reales.

Si has podido cumplir con tu plan, ¡has hecho un gran trabajo! Si no es así, encuentra el por qué y empieza a tomar decisiones para ajustarte a lo que aspiras.

5. ¡Asesórate!

Ahora bien, si sigues teniendo problemas, quizá es momento de apoyarte en expertos que puedan darte guía o, incluso, que hagan todo el análisis y la previsión por ti para darte una mejor perspectiva.

Muchas empresas cuentan con herramientas digitales, incluso impulsadas por Inteligencia Artificial, Machine Learning, entre otras, que te darán datos profundos de la realidad de tu empresa para tomar mejores decisiones.

El control de gastos es una tarea que, si bien es exhaustiva y meticulosa, al realizarla correctamente podrás darle un impulso en la dirección correcta a tus finanzas para llevar la mayor rentabilidad posible a tus arcas.

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