Contrato por correo electrónico: ¿Por qué lo necesitas?

En las últimas décadas, el proceso de desarrollo empresarial ha sido muy vertiginoso debido a la adaptación de las diferentes industrias a los nuevos procesos digitales, mayormente en la automatización de datos y confección de documentos vía electrónica. Además, la forma de celebrar instrumentos legales y su firma ha cambiado, como la prestación de consentimiento mediante contrato por correo electrónico, por ejemplo.

Gracias a su practicidad, eficiencia y por la gran aceptación de la comunidad de negocios internacional, esta es una forma innovadora de celebrar contratos porque los procesos de firma son más ágiles, seguros y privados, concretando transacciones desde cualquier punto geográfico donde nos encontremos: sólo debemos poder ingresar al correo electrónico.

Al fin y al cabo, ¿quién no tiene su email afiliado a su smartphone? ¡Las empresas y negociantes más hábiles no dejan pasar la oportunidad!

¿Quieres aprender más sobre las ventajas que conlleva el uso de esta nueva metodología de firma? Entonces, ¡no pares de leer!

Contrato por correo electrónico: ¿a qué se refiere?

Un contrato es celebrado legalmente cuando todas las partes intervinientes en el proceso prestan su consentimiento de hacer o entregar algo a cambio de una prestación y esta aceptación se materializa al momento de firmar.

Por consiguiente, un contrato por correo electrónico es aquel que se recibe por esta vía, pudiendo observar y firmar el documento con la aplicación de firmas electrónicas y logrando concretar el negocio o contratación de forma rápida y segura.

¿Cómo funciona?

Cuando la ceremonia de firma inicia, nos llegará un correo con el documento que debemos firmar electrónicamente.

Una vez que accedemos al correo, el archivo estará adjunto en este para que podamos revisarlo. Luego, podremos rechazar o aceptar la firma. Cuando este proceso haya finalizado, nos mostrará un mensaje que el procedimiento de firma ha culminado de forma exitosa.

Por último, nos llegará otro correo con el documento firmado.

Hoy en día, en México existen varias formas de celebrar un contrato jurídicamente aceptado, entre las cuales se encuentran los medios electrónicos desde hace al menos 10 años.

De esta manera, entramos a la primera ventaja del contrato por correo electrónico:

1. Acción legal

El artículo 1803 del Código Civil Federal expresa que el consentimiento de las partes puede ser expreso o tácito:

• Expreso: Cuando la voluntad es manifestada verbalmente, por escrito, por medios electrónicos, ópticos o por cualquier otra tecnología, o por signos inequívocos.

• Tácito: Son el resultado de hechos o actos que presupongan o que autoricen a presumirlo, excepto en los casos en que por ley o por convenio la voluntad deba manifestarse expresamente.

En virtud de lo anterior, ejecutar la firma electrónica mediante su aplicación en el email es un acto totalmente válido en nuestro ordenamiento jurídico.

Asimismo, el artículo 89 del Código de Comercio establece ciertas definiciones que ayudan a esclarecer aún más la legalidad del acto, dando por sentado que todo acto de comercio donde la información es acreditada en contratos electrónicos no puede rechazar esta rúbrica jurídicamente por estar contenida en una base de datos registrada y validada por el Estado.

Aunado a esto, ante la firma digital plasmada en el contrato por correo electrónico y algún otro acto de esta índole, esta puede ser esgrimida como material probatorio en juicio.

Como puedes apreciar, esta es una técnica que se encuentra respaldada por disposiciones legales.

Sabe más de la legalidad de las firmas electrónicas:

2. Operación práctica

Ya sabemos que podemos enviar, recibir y firmar un contrato por correo electrónico debido a que está aceptado por ley. Ahora bien, ¿cómo facilita los procedimientos?

El uso de la firma electrónica vía email se enfoca en realizar operaciones más concretas, tendentes a lograr los objetivos empresariales y con un esfuerzo inmediato porque se trata de un proceso de firma directo donde es posible verificar los datos de manera veloz.

Adicionalmente, hay casos de éxito donde las empresas que ofrecen firmas electrónicas han podido integrar soluciones para firmar desde el MS Outlook, una de las aplicaciones de gestión de correos electrónicos más usada actualmente.

3. Acuerdos productivos

Invertir en tecnología es imprescindible cuando hablamos de negocios y mucho más si queremos integrarnos en la industria 4.0 para llegar a un público más amplio y ganar más cuota de mercado.

En este sentido, los contratos por correo electrónico brindan diversos beneficios como:

• Reclutamiento 4.0: Consiste en todo método de captación de talento que se ha adaptado a las innovaciones tecnológicas.

• Negocios más rápidos: Podemos firmar desde prácticamente cualquier dispositivo, donde la mayoría de los acuerdos se concretan en menos de 1 día, inclusive minutos.

• Eficiencia: ¡Nos olvidamos de las tareas manuales! Podremos mantener un proceso de contratación más cómodo.

• Ahorro de costes: ¡Adiós papeles y viáticos! Es más que evidente, ¿cierto?

Como podemos observar, no solo es empleada en términos económicos, sino también en la captación de talento gracias al uso de herramientas digitales como el email, Facebook, Instagram, entre otras.

Ciertamente, innovaremos como empresa y fomentaremos acuerdos más productivos.

4. Características esenciales

Para finalizar, las características principales que permiten cumplir los requisitos más exigentes de los clientes —ofreciendo una experiencia completa y a la vez simple— para que podamos incorporar los contratos por correo electrónico sin inconvenientes:

• Contratos instantáneos: Una vez aceptada la firma, recibiremos instantáneamente la aprobación de las partes.

• Seguridad: El proceso de firma cumple con los más altos estándares de seguridad exigidos internacionalmente en Estados Unidos o la Unión Europea, por ejemplo. Además, utiliza tecnología vanguardista de encriptación de datos.

• Contacto directo en cualquier parte del mundo: Acordar por email es sinónimo de interactuar personalmente con el firmante sin importar su ubicación geográfica. Con el simple uso del correo electrónico, este podrá concretar el proceso de firma sea desde su smartphone, tablet, laptop o cualquier otro dispositivo similar sin la necesidad de esperar que se apersone a un sitio para realizar una firma autógrafa.

Ahora, ¿ya sabes por qué necesitas el contrato por correo electrónico? ¡Apuesto a que sí!

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