¿Qué es el contrato electrónico de trabajo?

La popularización y el uso de la firma electrónica en nuestro país ha provocado una profundización de la transformación digital, permitiendo crear nuevos procesos y elementos que faciliten la vida y la gestión de empresas y, por supuesto, de las personas.

Una de las más representativas, sin lugar a dudas, es el contrato de trabajo electrónico, una solución innovadora a uno de los elementos más importantes dentro del proceso de contratación de empresas y compañías en todo el mundo.

Además, si tenemos en cuenta la situación coyuntural por la que está atravesando el mundo —esperamos que en su etapa final—, se presenta lógico el accionar de las instituciones que han buscado nuevas formas de resolver problemáticas.

Es por esto que te traemos este contenido, para que conozcas de una vez por todas, todo lo que necesitas conocer sobre el contrato electrónico de trabajo y empieces a implementarlo en tu compañía. ¿Estás listo? ¡Te contamos!

¿Qué es el contrato electrónico de trabajo? 

Si conoces el concepto de un contrato de trabajo, esto será muy simple para ti. Y es que se trata de una versión moderna del documento que estipula las condiciones, normativas y acuerdos entre dos partes para el inicio de una relación laboral.

Entonces, el contrato de trabajo electrónico se trata de un recurso que proporciona la posibilidad de pactar el contrato de trabajo —ya sea de forma indefinida o por un plazo establecido— dentro del portal de la Dirección de Trabajo.

Lo que permite que el empleador pueda crear y subir a la plataforma el documento o la propuesta de contrato que será aceptada o rechazada por la otra parte, es decir, el trabajador o prospecto.

Como ya está definido por la Ley Federal de México, un contrato de trabajo electrónico, al igual que su versión tradicional, debe contar con:

• Datos generales del empleador y el trabajador.
• Duración de la relación laboral.
• Labor a desempeñar, descrita de forma específica y detallada.
• Puesto y tareas requeridas.
• Localidad donde se realizarán las labores.
• Domicilio de la empresa.
• Horas de la jornada laboral.
• Salario diario del empleado con las retenciones.
• Forma de pago.
• Frecuencia del pago.
• Jornada de descanso.
• Condiciones para adquirir los días de vacaciones.

Concluyendo que un contrato de trabajo electrónico se diferencia de uno tradicional solo en su naturaleza, es decir, que es creado a través de medios digitales, lo que permite a las partes disfrutar de algunos beneficios que describiremos más adelante.

Por ahora, hablaremos de los fundamentos legales de esta herramienta.

La ley y el contrato electrónico de trabajo

La contratación electrónica, como parte de la constante transformación digital que vemos día a día, es una muestra más de la realidad.

Los contratos electrónicos se han convertido poco a poco en la norma, lo que ha traído inmensos beneficios —que describiremos más adelante— hacia los convenios entre personas y organizaciones que no pueden estar en el mismo espacio físico al momento de finiquitar los acuerdos.

La reforma del Código Civil Federal del año 2000 trajo consigo diversas comprensiones en ámbitos relacionados con la contratación electrónica orientada en el comercio.

Estos cambios dieron el aval a que todos los actos jurídicos puedan ser —en algunos casos de forma obligatoria— por medios electrónicos.

Específicamente, el artículo 1803 del Código Civil establece que una voluntad puede ser manifestada de forma verbal, por escrito, por medios electrónicos, ópticos o cualquier otra tecnología. En donde entran, evidentemente, los contratos electrónicos de trabajo impulsados por herramientas como la firma electrónica.

Asimismo, dentro del Código de Comercio, dentro del artículo 80 se establece que:

"Los convenios y contratos mercantiles que se celebren por correspondencia, telégrafo, o mediante el uso de medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología, quedarán perfeccionados desde que se reciba la aceptación de la propuesta o las condiciones con que esta fuere modificada.”

Por otra parte, en el artículo 89 del mismo Código se expresa:

"En los actos de comercio podrán emplearse los medios electrónicos, ópticos o cualquier otra tecnología. Para efecto del presente Código, a la información generada, enviada, recibida, archivada o comunicada a través de dichos medios se le denominará mensaje de datos.”

El artículo 776 de la Ley Federal del Trabajo dicta que:

"Son admisibles en el proceso todos los medios de prueba que no sean contrarios a la moral y al derecho, y en especial los siguientes:... VIII. Fotografías, cintas cinematográficas, registros dactiloscópicos, grabaciones de audio y de video, o las distintas tecnologías de la información y la comunicación, tales como sistemas informáticos, medios electrónicos ópticos, fax, correo electrónico, documento digital, firma electrónica o contraseña y, en general, los medios aportados por los descubrimientos de la ciencia."

Requisitos de validez del contrato electrónico de trabajo

El Código Civil Federal, establece en sus disposiciones de ley el artículo 1795. Este define cuáles son los requisitos indispensables para los contratos, donde también se incluye el contrato electrónico de trabajo, los cuales son:

• Capacidad legal de ambas partes.
• Ausencia de vicios en el consentimiento de las partes.
• El objeto del contrato debe ser lícito.
• El consentimiento debe externalizarse de acuerdo a las disposiciones de ley.

Ley de la Firma Electrónica

Esta ley señala que una firma electrónica que esté presente en documentos digitales es aval de autoría e integridad del documento o, lo que es lo mismo, que el firmante es quien dice ser. Lo que brinda la certeza de que este documento es inalterable desde que fue firmado, lo que garantiza su integridad y validez jurídica.

Ventajas del contrato electrónico de trabajo

A pesar de los beneficios evidentes que tienen los contratos electrónicos, existen muchas personas y organizaciones que prefieren el uso del papel por ser "más seguro". Sin embargo, analicemos cómo sus ventajas superan a las de los contratos físicos.

Impacto positivo en nuevos talentos

Uno de los beneficios más importantes, sobre todo para empresas que priorizan la atracción y retención de talento, es la buena impresión que se proporciona dentro de generaciones jóvenes gracias a la adaptabilidad de la empresa hacia el contexto digital.

Un contrato electrónico de trabajo demuestra que la organización está familiarizada con procesos de nueva era y que valora la agilidad y flexibilidad de los trámites electrónicos en lugar de la burocracia de los contratos tradicionales.

Gestión mejorada

Otro punto importante de los contratos electrónicos de trabajo es su facilidad de gestión, orientada a optimizar el tiempo y los recursos del negocio.

Por ejemplo, desde la perspectiva del área de RR.HH., la contratación electrónica supone nuevos niveles de eficiencia, ya que pueden ser enviados, revisados y firmados desde una plataforma digital, lo que acelera los procesos y ordena automáticamente los trámites para evitar retrasos.

Reducción de costos

La eliminación y modificación de diferentes elementos dentro del proceso de contratación laboral en las empresas provoca, evidentemente, una disminución sustancial de los recursos necesarios para llevarlos a cabo.

Esto no solo se aplica en términos de tiempo, y es que gracias a la gestión documental de los medios digitales en plataformas como la firma electrónica, el flujo de trabajo desde que el documento es elaborado hasta que es recibido y archivado consta de pocos pasos y un número reducido de etapas.

Contratación remota

Un beneficio innegable es la posibilidad de sumar talento en tu empresa de otras ubicaciones, sin importar el lugar en donde se encuentren.

Lo que significa que tu organización podría ampliar su espectro de búsqueda de colaboradores a todo el mundo y aun así, añadirlos a tu nómina como si estuviesen de forma presencial.

Efectividad en tiempo real

Un documento o contrato digital, como lo es el contrato electrónico de trabajo, es efectivo en tiempo real, como así lo dispone la ley. Y es que, desde momento en que es firmado por ambas partes, el contrato ya adquiere validez dado el consentimiento expreso de los involucrados.

Retos de la modalidad de trabajo remoto

La contratación laboral de forma electrónica supone pocos puntos negativos, ya que solo cambia el hecho de transferir los procesos en papel a un formato digital.

Sin embargo, cuando hablamos de contratación remota, los únicos factores que pueden convertirse en un problema podrían ser el formalizar una relación laboral sin conocerse directamente o, quizá, errores humanos al momento de utilizar las herramientas informáticas por desconocimiento.

¿Cómo hacer un contrato de trabajo con firma electrónica?

Cuando es necesaria la realización de un contrato de trabajo de forma digital, un software de firma electrónica es la mejor herramienta disponible para crear, enviar y aprobar este documento.

De la misma forma en que ocurre para los contratos de trabajo con firma autógrafa, este requiere de la firma de ambas partes para garantizar el consentimiento de los involucrados.

En ese sentido, la firma electrónica es una solución capaz de ser implementada para los contratos de trabajo digitales, dentro o fuera de la organización.

Para elaborarlo, solo es necesario que el departamento o área de RRHH cree el documento para ser enviado posteriormente al prospecto para la correspondiente revisión de los términos establecidos.

Una vez que ambas partes estén de acuerdo con todos los términos descritos en el contrato, se procede a usar una plataforma de firma electrónica, como la de DocuSign, que en unos pocos pasos permite enviar, cargar, firmar y finalizar un contrato.

¿Cuáles son los diferenciales de DocuSign?

En DocuSign sabemos que tu organización funciona a través de contratos y diversos acuerdos que dictan las normativas y condiciones por las cuales todos los miembros se rigen.

De acuerdo a esto, transformar la forma en que se preparan, firman, ejecutan y gestionan los documentos es esencial para acelerar los procesos y obtener resultados favorables en términos de eficiencia e integración.

Por ello, a continuación, te mostraremos cómo DocuSign puede ser un aliado perfecto en tus actividades contractuales:

Optimización de costos

Con nuestros productos de firma electrónica, gestión de ciclo de vida del contrato y generación y negociación de documentos nuestros clientes han sido capaces de ahorrar US$ 36 por contrato.

Además, han podido acelerar sus operaciones en 80%, lo que ha eficientizado otras áreas y aprovechado el talento de sus colaboradores separándolos de tareas repetitivas y procesos burocráticos molestos.

Lo que explica nuestro puntaje de Net Promoter Score en 66 puntos, muy cercano a compañías como Amazon o Apple.

Adaptabilidad

Nuestras herramientas están disponibles en más de 180 países, gracias al aval que nos otorgan más de 1 millón de organizaciones que han usado nuestros productos. En gran medida gracias a que nuestra solución está disponible para firmar y aprobar contratos en 44 idiomas y enviarlos en 14.

Asimismo, asegurando una disponibilidad del 99,99% del tiempo, sin interrupciones por mantenimiento; garantizando el acceso a nuestros clientes siempre que lo necesiten.

Seguridad

Las soluciones de DocuSign ofrecen la total seguridad de todas las operaciones gracias al cumplimiento de los más estrictos estándares como:

• ISO 27001: la más alta garantía global de seguridad de la información.
• GDPR: cumplimiento de los lineamientos del Reglamento General de Protección de Datos de la UE.
• Aprobación de la Autoridad Europea para la Protección de Datos.
• Estándar de Seguridad de Datos PCI: optimizando el manejo de datos de productos financieros como tarjetas de crédito.
• SSAE 18: estándar que brinda seguridad, disponibilidad y confidencialidad de todas las actividades y del los data centers.
• CSA STAR.
• HIPAA: destinado a proteger la información del personal de salud.
• Autorización de la FedRAMP: que nos permite servir a actividades del gobierno federal de Estados Unidos.

Agreement Cloud

Nuestra plataforma de aplicaciones basadas en Cloud Computing permite realizar tareas de maneras más rápidas que en los sistemas tradicionales, permitiendo la aceleración del ciclo de vida de los contratos, optimizar la experiencia del cliente y centralizar todas las operaciones.

Esta herramienta posee más de 12 aplicaciones para la firma electrónica, creación de documentos y gestión del ciclo de vida de los contratos. Además, permite integrar más de 350 aplicaciones y soluciones como Microsoft, Slack, Workday, Google y muchos más.

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