Contract Management: claves para aplicarlo exitosamente

Lograr una gestión contractual o Contract Management eficiente puede ser uno de los mayores retos para las empresas. Sin una organización adecuada, el riesgo de errores legales, incumplimiento de plazos y pérdida de oportunidades de negocio aumenta considerablemente.

Con el uso de herramientas como los software CLM (Contract Lifecycle Management) y los Contract Data Management System, es posible transformar la forma en que las empresas gestionan sus acuerdos. Pero la implementación de estos sistemas es tan solo uno de los aspectos del Contract Management moderno y eficiente.

Acompáñanos en este recorrido por las claves del éxito de la gestión de contratos en el contexto actual.

¿Qué es el Contract Management?

El Contract Management (gestión de contratos) es el proceso de administrar y optimizar los contratos a lo largo de su ciclo de vida, desde su creación y negociación hasta su ejecución, renovación o finalización.

Este proceso abarca una serie de actividades, incluyendo la redacción, revisión, firma, seguimiento y cumplimiento de los términos contractuales, con el objetivo de asegurar que los acuerdos se gestionen de manera eficiente y efectiva.

¿Por qué es importante el Contract Management?

El proceso de Contract Management busca minimizar los riesgos legales, financieros y operativos asociados con los contratos, mientras se maximiza el valor de cada acuerdo.

Para ello, las empresas utilizan herramientas tecnológicas avanzadas como los software CLM (Contract Lifecycle Management) y los CDMS (Contract Data Management System) para mejorar la visibilidad, el control y la trazabilidad de todos los aspectos relacionados con los contratos.

Beneficios del Contract Management para las empresas

Una gestión contractual impulsada por soluciones digitales proporciona una serie de ventajas competitivas. A continuación, repasamos los principales beneficios del Contract Management en la actualidad:

Reducción de riesgos legales y financieros

Un contrato mal gestionado puede generar problemas legales, como incumplimientos o disputas. En ese sentido, el Contract Management ayuda a garantizar que todos los términos y condiciones sean claros y que se cumplan de manera adecuada, reduciendo riesgos asociados como multas, penalizaciones o litigios.

Optimización de procesos y recursos

La gestión adecuada de contratos permite un control más eficiente sobre los plazos, renovaciones y vencimientos, evitando pérdidas de oportunidades y la duplicación de esfuerzos. Gracias a esto, las empresas pueden enfocarse en sus objetivos estratégicos mientras los contratos se gestionan de manera automatizada y organizada.

Mayor visibilidad y trazabilidad

Los sistemas CLM proporcionan una visión clara de todos los contratos activos, su estado, y los cambios que se han realizado a lo largo del tiempo. Esto facilita el monitoreo, la toma de decisiones informadas y el cumplimiento.

Mejora de la relación con socios y clientes

Sabemos que un contrato bien gestionado establece expectativas claras y contribuye a relaciones comerciales más transparentes y confiables. Esto, a su vez, mejora la reputación de la empresa y puede generar mayores oportunidades de negocio.

Ahorro de tiempo y reducción de errores

El uso de tecnología en el Contract Management permite automatizar tareas repetitivas, como la redacción de contratos y el seguimiento de aprobaciones, lo que ahorra tiempo y reduce los errores humanos.

Por otro lado, la integración de los software CLM con otras herramientas es un aspecto central para impulsar la productividad, acelerar los contratos y cerrar acuerdos más rápido.

El rol del Contract Manager en el proceso de gestión de contratos

El Contract Manager es esencial en el proceso de gestión contractual, siendo responsable de supervisar y coordinar la gestión de contratos a lo largo de su ciclo de vida.

Ahora bien, dentro de sus principales responsabilidades resaltan:

• Crear y negociar contratos que protejan los intereses de la empresa.

• Asegurarse de que los contratos sean correctos y cumplan con las políticas de la empresa.

• Verificar que las condiciones del contrato se cumplan a lo largo de su vigencia.

• Mantener el control sobre fechas clave para renovaciones o finalización de contratos.

• Resolver cualquier problema o disputa durante la ejecución del contrato.

• Mejorar la gestión de contratos mediante el uso de herramientas tecnológicas.

• Identificar y mitigar riesgos legales y financieros.

En síntesis, el Contract Manager es clave para garantizar la eficiencia, el cumplimiento y la mitigación de riesgos en la gestión de contratos dentro de una empresa.

Las 4 fases del Contract Management

Las etapas del Contract Management ayudan a garantizar que los contratos se manejen de manera eficiente, cumpliendo con los objetivos de la empresa y minimizando riesgos.

1. Creación del contrato

Antes de redactar un contrato, se identifican las necesidades comerciales y los objetivos específicos.

Luego, se redacta el contrato con base en los términos acordados, especificando claramente las obligaciones, derechos y responsabilidades de las partes involucradas.

2. Negociación

Aquí, las partes negocian los términos del contrato, ajustando cláusulas según las necesidades de cada una con la ayuda de los equipos legales.

3. Firma del contrato

Una vez que ambas partes han llegado a un acuerdo sobre los términos, el contrato se firma, lo que lo hace vinculante.

4. Renovación o terminación

Cuando el contrato se acerca a su vencimiento, se evalúa si se debe renovar. En caso afirmativo, se negocian los nuevos términos. De lo contrario, se asegura que se cumplan las condiciones para la finalización del contrato y se documenta adecuadamente.

Cómo mejorar el Contract Management

Mejorar el Contract Management en la actualidad implica adoptar las tendencias globales del área, adaptándolas a la realidad de cada organización.

Enseguida, te contamos las más importantes:

Automatización end-to-end

La automatización de todo el ciclo de vida de los contratos elimina tareas manuales, mejora la precisión y aumenta la eficiencia.

Desde la creación hasta la finalización, las plataformas digitales permiten un manejo más ágil y reducen los errores humanos, maximizando la productividad en la gestión de contratos.

Inteligencia Artificial (IA) en análisis y negociación de contratos

Según el estudio de Tendencias TIC de IDC, el 35 % de los CIO adoptarán la inteligencia artificial generativa (GenAI) para asegurar una ventaja competitiva.

En el campo del Contract Management, la IA está revolucionando la gestión de contratos al ofrecer herramientas capaces de analizar grandes volúmenes de información rápidamente. 

Esto permite identificar riesgos, mejorar la toma de decisiones y acelerar la revisión y aprobación de documentos. Además, las soluciones basadas en IA optimizan la gestión de renovaciones y ayudan a detectar oportunidades estratégicas dentro de los acuerdos.

Privacidad de datos como prioridad

La protección de datos sensibles es crucial en la gestión contractual. Plataformas seguras que cumplan con normativas de privacidad aseguran que la información confidencial esté protegida contra accesos no autorizados. 

Cumplir con estas regulaciones no solo protege a las organizaciones de sanciones legales, sino que también fortalece la confianza con socios y clientes.

Contratación eco-friendly

La digitalización de los contratos mediante el uso de firmas electrónicas y almacenamiento en la nube reduce significativamente el consumo de papel, contribuyendo a disminuir la huella de carbono. 

Este enfoque sostenible no solo beneficia al medio ambiente, sino que también se alinea con las demandas actuales de responsabilidad social y ambiental en las empresas.

Conoce Docusign

Adoptar buenas prácticas, integrar la automatización y aprovechar las tecnologías como la inteligencia artificial no solo mejora la gestión de contratos, sino que también reduce riesgos, optimiza recursos y fortalece la competitividad de la empresa.

Si deseas implementar un sistema de Contract Management eficiente en tu organización, no dudes en ponerte en contacto con el equipo de ventas de Docusign. Estamos aquí para ayudarte a mejorar tus procesos y llevar tu gestión de contratos al siguiente nivel.