¿Cómo seleccionar el proveedor de firma electrónica correcto?

La pandemia aceleró el cambio hacia el trabajo a distancia y la participación del cliente digital. La necesidad por flujos de trabajo móviles y digitales ha impulsado a las organizaciones en una gran variedad de industrias a adaptar flujos de trabajo críticos y evaluar nuevas tecnologías para respaldar sus transformaciones digitales. Las principales inversiones en tecnología durante la pandemia incluyeron herramientas de colaboración y conferencias web y firma electrónica.

¿Cómo evaluar a un distribuidor de firma electrónica?

Hay varios criterios a evaluar antes de elegir al distribuidor correcto para cubrir tus necesidades únicas de firma electrónica. El primer paso es determinar cuáles son tus necesidades. Comienza preguntándote:

• ¿Cuáles son los documentos, acuerdos y formatos que en la actualidad envías manualmente o en papel que te gustaría gestionar electrónicamente? Algunos ejemplos pueden ser acuerdos de confidencialidad, contratos de ventas, documentación para contrataciones, procesamiento de facturas, órdenes de compra, reportes de gastos, acuerdos con proveedores, cumplimiento interno y cartas de intención.

• ¿Cuántos de estos documentos generas y envías semanal o mensualmente? 

• ¿Quieres una solución que se integre con el software que ya usas, como Salesforce, Oracle Netsuite, SAP Ariba, Workday, Google Workspace, Microsoft, Slack y Quickbooks?

• ¿Tus destinatarios necesitan tener acceso a los documentos que envías a firmar en dispositivos móviles o tabletas? 

• ¿Te gustaría poder solicitar un pago al momento de firmar? 

• ¿Cuántas personas en tu organización envían documentos a firmar? 

• ¿Te interesaría una solución que ofrezca interface de programación de aplicaciones (API), permitiéndote generar integraciones personalizadas para firma electrónica, ahora o en el futuro? 

Dos reportes publicados recientemente, Guía de mercado para la firma electrónica (Gartner) y Servicios fiduciarios y de firma digital (Forrester), también ofrecen una útil visión sobre qué factores deberías considerar al evaluar las capacidades y la oferta del distribuidor de firma electrónica.

Criterios a considerar cuando se elige un software de firma electrónica

Funcionalidad del producto: Si buscas una solución básica de firma electrónica, es muy posible que diversos distribuidores puedan cubrir tus necesidades.  Sin embargo, si necesitas funcionalidad avanzada, mayor flexibilidad y flujo de trabajo integral para acuerdos, las opciones son más limitadas. Forrester segmenta al mercado con base en las capacidades de la solución, donde los distribuidores de los segmentos "servicios digitales confiables" y "transformación digital" ofrecen varias ventajas llamativas en comparación con las categorías de "especialista en firma electrónica" y "especialista en indicadores de desempeño". Asegúrate de entender en su totalidad tus actuales necesidades de funcionalidad, y considera cómo pueden evolucionar en el futuro antes de elegir a un socio de firma electrónica.

Tamaño del distribuidor: Forrester también segmentó el mercado con base en ingresos anuales, donde los distribuidores más grandes entran en la categoría de $40 millones y más. Estos proveedores están bien establecidos, mantienen una presencia geográfica mundial y por lo general ofrecen una profunda funcionalidad y conocimientos en una variedad de mercados verticales de la industria.

Geografía: Si tu negocio opera a nivel mundial o dentro de múltiples jurisdicciones regionales, querrás elegir un proveedor con una sólida huella global, así como un experto que entienda los requisitos normativos legales como eIDAS en la Unión Europea.

Capacidades de integración: Para maximizar las eficiencias de tus flujos de trabajo, la capacidad de integrarse con plataformas digitales líderes usando interfaces de programación de aplicaciones (API) y kits de desarrollo de software (SDK) es clave. Según Gartner, “la profundidad de integración y la simplicidad de uso de firmas electrónicas dentro de la plataforma de procesos empresariales elegida son con frecuencia factores clave en la selección de proveedores”. 

Riesgo de cumplimiento: Las empresas en industrias altamente reguladas como servicios de salud o financieros pueden estar sujetas a estrictos requisitos de garantía de seguridad e identidad de datos, dependiendo de las jurisdicciones donde operan. Dichas regulaciones incluyen las que abordan privacidad de datos, requisitos de relación con clientes (KYC) y protocolos de autenticación (como los descritos bajo la Norma Europea de Servicios de Pago 2 (PSD2)).

Seguridad de datos: Los incidentes que involucran robo de identidad, filtración de información y amenazas a la integridad de datos han crecido en años recientes. Elige a un distribuidor que ofrezca funciones de seguridad avanzadas como almacenamiento de registros de auditoría, soporte de firmas electrónicas avanzadas y calificadas, y gestión de certificados.

Experiencia de clientes y empleados: Ahora más que nunca, la conveniencia y facilidad de uso son de gran valor tanto para clientes como para empleados. Según Forrester, “el 40% de los encuestados dijo que mejorar la experiencia de sus clientes será una prioridad alta o crítica durante el transcurso del año”.

Cómo elegir la mejor solución de firma electrónica

Gartner recomienda hacer una profunda reflexión al evaluar y seleccionar al mejor proveedor de soluciones de firma electrónica para cubrir las necesidades únicas de tu organización. Algunos de los pasos que ya hemos cubierto son:

1.    Entender tus requisitos empresariales y evaluar todos los casos de uso potenciales en tu empresa. Piensa en qué parte de tu organización puede tener mayor impacto la firma electrónica y traza el proceso. Ten en cuenta que la funcionalidad necesaria y los requisitos de procesos pueden variar dependiendo si los casos de uso son negocio a negocio (B2B), negocio a consumidor (B2C), negocio a empleado(B2E) o incluso empleado a empleado (E2E). 

2.    Evalúa tus requisitos tecnológicos, de cumplimiento y seguridad. Una vez que hayas determinado qué casos de uso ofrecerán más valor e impacto, piensa en los requisitos en estas áreas clave. Evalúa las integraciones con tu plataforma, considera si operas en una industria altamente regulada y determina las regulaciones específicas y los requisitos de seguridad y privacidad de datos de las jurisdicciones geográficas donde operas.

El Guía de mercado para la firma electrónica de Gartner también ofrece una visión de cómo evaluar los modelos de licencias.

3.    Considera qué modelo de licencias cubriría mejor y a un menor costo tus necesidades. Algunos proveedores ofrecen una variedad de opciones de licencias y múltiples versiones de sus productos más populares para cubrir las necesidades de presupuesto y casos de uso de tu organización. Según Gartner, “la mayoría de los clientes Gartner que buscan una solución para toda la empresa para múltiples casos de uso, plataformas y departamentos sienten que las versiones del producto que mejor se adaptan a ellos son las versiones empresariales". Esto se debe a las funciones de cumplimiento y seguridad integradas que ofrecen estas soluciones, además de la capacidad de integrarse en su totalidad con la mayoría de las plataformas de Software como Servicio (SaaS).

4.    Elige al proveedor que cumpla todos los requisitos. Una vez que tengas a los finalistas, te recomendamos que aproveches un periodo de prueba sin costo o una cuenta de desarrollador para que conozcas qué herramientas funcionarían para tu organización. Si buscas integrar una solución de firma electrónica con software existente, quizá te gustaría hablar con el equipo de servicios profesionales del distribuidor para saber más sobre sus mejores prácticas y paquetes de servicios que están disponibles de forma inmediata. Elige al proveedor que ofrezca la mejor combinación de atributos para cubrir tus necesidades específicas, con un enfoque en aquellos que han desarrollado soluciones especializadas para tu sector de la industria.

A medida que las expectativas de clientes y empleados siguen evolucionando a un ritmo acelerado, la necesidad de transformación digital nunca había sido tan grande. Las soluciones de firma electrónica son un componente integral del ecosistema digital, por lo que seleccionar al proveedor correcto para cubrir las necesidades únicas de tu organización es un paso crucial.

Lee los reportes completos:

• Gartner: Guía de mercado para la firma electrónica

• Forrester Now Tech: servicios fiduciarios y de firma digital

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