¿Cómo reducir costos empresariales con digitalización?

¿Tu organización necesita reducir sus costos empresariales? Para múltiples compañías alrededor de todo el mundo, la optimización de los costos se ha convertido en una tarea vital para garantizar que el negocio pueda continuar su operación de forma efectiva.

Según datos recogidos por INEGI, en México, el Índice Global de Productividad Laboral de la Economía (IGPLE) durante abril y junio de 2023 incrementó 3.4% a la tasa trimestral anterior en promedio; un indicador que determina el cociente entre la producción y el consumo de los factores para generarlo.

¿Qué dice entonces este dato? Pues, en síntesis, que la rentabilidad sigue siendo muy baja en comparación a los costos de una empresa, por lo que es fundamental aprender cómo reducirlos efectivamente.

¿Qué son los costos empresariales?

En la Teoría Económica, los costos empresariales son un componente clave en la toma de decisiones en las organizaciones ya que constituyen todos los desembolsos en los que una compañía incurre dentro de sus procesos de producción, operación y funcionamiento.

La clasificación de costos se determina de acuerdo dos categorías según su naturaleza y función, representando las inversiones financieras que la organización debe hacer para poder ejecutar sus iniciativas comerciales y generar rentabilidad.

• Costos variables: costos que cambian en proporción directa con la producción o el nivel de actividad de la organización; algunos ejemplos de costos variables son materias primas, mano de obra directa o costos de producción.

• Costos fijos: son aquellos costos indirectos al nivel de producción, pero esenciales para ello y que se mantienen fijos en el corto plazo, sin importar si la compañía produce más o menos; algunos ejemplos de costos fijos son alquiler de instalaciones y equipos, salarios de empleados, costos administrativos, costos de seguros, entre otros.

Gestionar efectivamente los costos empresariales surge como una tarea esencial para elevar la rentabilidad y la competitividad de cualquier compañía; por lo que es especialmente importante aprender a controlarlos, optimizarlos y administrarlos eficientemente, por ejemplo, a través de una herramienta como la firma electrónica.

Diferencias entre gastos y costos empresariales

Una parte esencial de la gestión financiera de las empresas recae en entender la diferencia entre gastos y costos empresariales, ya que desempeñan un rol fundamental en el análisis y la toma decisiones estratégica. A continuación, separamos ambos conceptos:

• Gastos empresariales: se refiere a los desembolsos que la empresa hace en las operaciones diarias pero que no necesariamente están vinculados directamente con la producción o la generación de valor; es decir, son fundamentales para las operaciones pero no para la rentabilidad económica.

• Costos empresariales: como mencionamos anteriormente, están estrechamente relacionados con la producción de bienes y servicios, por lo que son cruciales para la generación de ingresos y varían en función de la cantidad producida.

Entonces, si bien gastos y costos empresariales son muchas veces tomados con la misma cosa, es importante aclarar que los costos empresariales se diferencian porque son los recursos económicos destinados específicamente a tareas de producción, mientras que los gastos se refieren a inversiones en todas las áreas de la empresa para su funcionamiento.

¿Qué es la firma electrónica y cómo funciona?

La firma electrónica es una herramienta que abarca diversos métodos de autenticación digital y que se usa, principalmente, para formalizar acuerdos, transacciones y contratos de forma remota y 100% online.

Este concepto incluye todos los datos electrónicos dentro de un mensaje de datos que se utiliza para autenticar la identidad de los firmantes con respecto al mensaje y poder expresar su aprobación formalmente.

¿Cómo reducir los costos empresariales con la firma electrónica?

Gracias a un reporte elaborado por Docusign, se determinó que el 47% de los profesionales de compras tiene como prioridad el reducir costos en su área.

En ese sentido, una de las principales ventajas de la firma electrónica es que elimina la necesidad de las firmas autógrafas o firmas manuscritas en los documentos. Lo que significa que no existe la necesidad de imprimir contratos o firmar aprobaciones de transacciones en físico, para luego escanearlos y enviarlos a su destinatario.

Otro de los beneficios que impactan de forma positiva directamente en los costos de una empresa, es que la firma electrónica agrega seguridad a través de tecnología de encriptación para proteger los datos, incluso si los documentos no cuentan con certificados digitales.

Adicionalmente, las firmas electrónicas pueden ayudar a las empresas a cumplir con los requerimientos legales que conllevan los documentos, contratos y transacciones; proporcionando un registro confiable de cuándo un documento es firmado y por quién es firmado, permitiendo que las organizaciones puedan demostrar su compliance cuando sea necesario.

¿En qué departamentos puedes reducir costos?

La firma electrónica al ser una herramienta muy conveniente y segura para firmar documentos de forma remota, se convierte en una solución ideal en muchos departamentos para reducir costos empresariales, especialmente en áreas como:

Ventas

En ventas una firma electrónica puede acelerar drásticamente las operaciones contractuales y ejecutar el 78% de las transacciones en menos de 48 horas y el 43% en menos de 15 minutos; ayudando a los vendedores a llegar a sus metas en menos tiempo y sin la necesidad de seguimientos físicos, elevando la rentabilidad general.

Finanzas

Una firma electrónica en el área de finanzas puede ser usada para procesar solicitudes de cuentas, préstamos y aprobaciones entre la empresa y organizaciones financieras; agilizando los formularios de solicitud y acortando los tiempos de respuesta para disminuir costos administrativos.

Recursos humanos

El área de RR. HH. puede utilizar la firma electrónica para acelerar procesos de reclutamiento e incorporación de personal, haciendo estas iniciativas más fáciles y expeditas; elevando la satisfacción del empleado, optimizando el onboarding y llevando a los colaboradores a sus funciones más rápido.

Ahora bien, estos son solo pocos ejemplos de lo que una solución de firma electrónica puede ayudar para reducir costos empresariales sin sacrificar la eficiencia, incluso en muchos casos incrementándola, al ahorrar un promedio de US $192 por documento firmado.

Otras herramientas para reducir costos empresariales

Para finalizar, hablaremos de forma breve y precisa de otras herramientas ideales para reducir costos empresariales:

• Gestión de proyectos: que pueden mejorar la planificación y gestión de actividades, acortando los tiempos de ejecución y optimizando los recursos.

• Software contable: una herramienta indispensable a la hora de simplificar las tareas contables y gestión financiera, capaces de reducir errores y costos administrativos.

• Gestión de relacionamiento: aplicaciones que sirven para administrar las interacciones con clientes potenciales y consumidores, elevando la eficiencia de las ventas al reducir costos de adquisición de clientes, por ejemplo.

• Automatización de marketing: plataformas que sirven para automatizar campañas de marketing, disminuyendo la necesidad de agentes humanos para las tareas de promoción.

La elección de las herramientas para reducir los costos de una empresa, depende de las necesidades específicas de la organización y sus objetivos de ahorro.

Ahorra costos empresariales con la firma electrónica

Sin lugar a dudas, queda demostrado que la elección de la firma electrónica es un acierto a la hora de optimizar recursos y acortar costos empresariales, elevando la productividad, la transformación digital del negocio y la competitividad general.

Si quieres empezar tu camino hacia la verdadera digitalización de tus procesos contractuales, ¿Qué esperas? Contacta a nuestro equipo de ventas y hazte con todos los beneficios que Docusign puede ofrecerte.