Cómo elegir el software CLM empresarial ideal para tu negocio

A medida que evoluciona la tecnología, y con ella las expectativas de tus clientes, hallar la solución de gestión contractual adecuada se está volviendo rápidamente en la forma más sencilla de reducir costos operativos, aumentar la productividad y mantenerse un paso delante de las expectativas del cliente. 

¿Qué se necesita para hallar el software de gestión de ciclo vital de contratos (CLM) adecuado para tu negocio? Las soluciones de gestión contractual empresarial que son más sencillas de implementar y de usar están al alcance…solo necesitas saber qué buscar. 

Qué buscar en un software CLM empresarial

Debemos considerar diversos factores cuando buscamos/evaluamos la solución CLM perfecta. Primero debes pensar en las necesidades actuales de tu empresa y tus planes para el futuro, para después sopesarlas contra una larga lista de soluciones de software de gestión contractual. 

Ciertamente, analizar todas las opciones puede ser un proceso complicado. 

Para poder dirigirte en la dirección correcta, te mostramos a continuación cinco factores básicos que debes considerar cuando elijas una solución CLM. 

1. Automatización y eficiencia de principio a fin

Una solución de gestión contractual efectiva optimiza cada paso del proceso de gestión contractual. Las plantillas preaprobadas para contratos, por ejemplo, aceleran el proceso de elaboración y no dan lugar a errores humanos al proveer cláusulas reutilizables en documentos de uso común, como acuerdos de confidencialidad o declaraciones de trabajo. Como resultado, solo es necesario hacer pequeños ajustes a los contratos para finalizarlos en vez de tener que hacerlos desde cero; elaborar documentos nuevos solo lleva minutos y no días.

Muchas soluciones CLM incluso ofrecen herramientas con función ‘arrastrar y soltar’ que permiten a los usuarios menos hábiles en tecnología configurar las partes más complejas del proceso contractual, como automatizar el envío de contratos y enviar mensajes a todos los signatarios, en el orden correcto. Al automatizar estos pasos manuales y repetitivos en el proceso, una solución CLM evita los dolores de cabeza que puede causar el proceso de gestión contractual y reduce dramáticamente el tiempo que invierten los empleados en tareas administrativas. 

2. Un repositorio contractual central y consultable

Monitorear un solo contrato impreso puede consumir rápidamente el tiempo de tus empleados. Además, los contratos traspapelados o perdidos siguen siendo un problema significativo en los ambientes empresariales que todavía utilizan papel. Un estudio de Docusign halló que, en promedio, el 32% de los profesionales pasó 30 minutos o más tratando de localizar un solo contrato. 

El software CLM permite una forma más sencilla de almacenar y buscar documentos. Los repositorios contractuales consultables permiten sacar los contratos de los archiveros y almacenarlos en un lugar mucho más seguro y sencillo de acceder: un repositorio seguro en la nube. 

Una solución digital permite que sea fácil encontrar, almacenar y organizar tus acuerdos, además de que elimina problemas asociados con el almacenamiento análogo de documentos (impresos). Por si fuera poco, los repositorios contractuales virtuales no solo son soluciones sencillas de almacenamiento y búsqueda, sino también permiten organizar documentos por metadatos como etiquetas, fecha de firma, fecha de creación, tipo de contrato y otros identificadores clave. Una solución CLM con una función de repositorios contractual en tiempo real permite que encontrar y almacenar documentos sea una ciencia exacta, además de que elimina la incertidumbre de las tareas manuales de los procedimientos administrativos más críticos. 

3. Una solución para toda la empresa

Cuando los sistemas son dispares para funciones clave como gestión de relaciones con clientes (CRM), configuración de herramientas para generar cotizaciones (CPQ) y firma electrónica, lograr que estas herramientas funcionen sin contratiempos puede ser frustrante. Por otra parte, una solución CLM integrada ofrece una infraestructura digital que facilita el proceso contractual en toda la empresa, incrementando así visibilidad y el tiempo que lleva completar un contrato en cada una de las etapas del proceso de ciclo vital contractual. 

Las soluciones CLM empresariales también permiten a tu empresa crecer en el futuro. Elige una solución que respalde el proceso contractual en múltiples funciones, y evita adquirir productos independientes adicionales que posiblemente no ofrezcan integración interfuncional con todos los sistemas. Despliega tu solución CLM donde pueda tener el mayor impacto inicial—ya sea ventas, compras o jurídico—y después extiéndela a otras áreas de tu empresa. Un proceso de gestión contractual uniforme aumenta la visibilidad entre equipos y acelera la velocidad a la que puedes expandir tu capacidad operativa. 

4. Análisis contractual

La gestión de riesgos es una parte crítica del ciclo vital de todo contrato. Revisar manualmente que no haya riesgos en un contrato agota recursos y da pie al error humano. Sin un depósito contractual central o una solución de gestión de riesgos automatizada es difícil identificar contratos existentes que esconden lenguaje riesgoso. Contratar ayuda jurídica externa o adquirir herramientas adicionales cuesta dinero y disminuye la capacidad de tu empresa de responder a riesgos de forma efectiva. 

Las soluciones CLM de alta calidad ofrecen análisis contractual de forma nativa, lo que facilita la identificación y mitigación de riesgos en todos los departamentos. Busca una solución CLM que pueda calcular riesgos durante tu proceso de negociación, enviar contractos al área adecuado según el nivel de riesgo y posicionar a tu empresa para tomar decisiones de negociación más inteligentes. 

5. Una solución que se adapta a las necesidades de tu empresa

Hallar la solución CLM empresarial adecuada para tu empresa requiere de un cierto nivel de auto conocimiento. A continuación, mostramos algunos datos que debes tomar en cuenta cuando elijas un software de gestión contractual empresarial. 

  • Tamaño de la empresa: entre más empleados y departamentos tengas, más difícil será que tu empresa esté conectada. A medida que crece tu negocio, es importante hallar una solución CLM que pueda crecer contigo.
  • Acceso departamental: la implementación de CLM puede comenzar en el área de ventas como una solución a un problema específico, pero todos los departamentos se pueden beneficiar de una solución de gestión contractual para toda la empresa. Da a toda la empresa el acceso necesario para familiarizarse con el software; así, cuando sea momento de expandirse, tu equipo estará listo. 
  • Complejidad del proceso de ventas: aunque todas las unidades de ventas se benefician de un proceso de gestión contractual digital y optimizado, aquellos que llevan procesos de ventas altamente técnicos o complejos (modelos de ingresos por suscripción, paquetes de servicios, aprobación de precios, etc.) obtienen un mayor beneficio con la automatización de tareas administrativas. 
  • Preocupaciones jurídicas/de cumplimiento: si trabajas en una industria con regulaciones como HIPAA, KYC/AML o FedRAMP, la capacidad de evaluar de forma instantánea los riesgos en tus contratos puede ser un punto a tu favor.

Los flujos de trabajo existentes y la estructura interna de tu negocio también dictarán qué solución CLM es ideal para tu empresa. Por ejemplo, muchas organizaciones dan prioridad a la facilidad de uso cuando eligen una solución. En vez de gastar recursos para tratar de dominar una solución de software compleja, busca una solución CLM con una interface intuitiva y con controles fáciles de usar.

Hallar una solución CLM que crezca con tu negocio

Con la llegada de nuevas normas y tecnologías, una solución CLM empresarial pensada en el futuro te dará las herramientas que necesitas para sobrevivir en un ambiente empresarial que evoluciona rápidamente. Con el software CLM adecuado, podrás evitar adquirir nuevas tecnologías o actualizar tu solución cada determinado tiempo. 

A continuación, te mostramos algunos factores a considerar en el futuro cuando elijas tu software de gestión contractual empresarial. 

Innovación consistente

Una solución CLM que evoluciona con tu industria e implementa de forma continua nuevas tecnologías te ayuda a prepararte para el futuro. En vez de utilizar una serie de productos de software de gestión contractual independientes que rápidamente se vuelven obsoletos, busca una solución CLM empresarial que dé más valor a la innovación.

Soluciones inmediatas

Incluso algunas de las soluciones de uso inmediato más avanzadas requieren de capacitación a fondo o personalización costosa antes de poderlas utilizar. El software CLM adecuado para tu empresa brinda soluciones listas para su ejecución inmediata. Por ejemplo, Docusign ofrece paquetes analíticos preprogramados para analizar y ofrecer perspectivas para casos de uso específicos, como: 

  • Eventos catastróficos / de fuerza mayor
  • Cumplimiento con políticas de privacidad y protección de datos
  • Acuerdos de confidencialidad
  • Fusiones y adquisiciones

Cómo hallar todo lo que necesitas en un solo lugar

Hallar la solución CLM empresarial correcta para tu negocio requiere de un cuidadoso equilibro entre las necesidades de tu empresa con las macro preocupaciones de la industria, como nuevas regulaciones o innovaciones tecnológicas. 

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