¿Cuál es el ciclo de vida de un contrato?

Los contratos son documentos legales suscritos entre dos o más partes, en los cuales se comprometen a respetar y cumplir sus condiciones. ¡A simple vista se ve muy sencillo! Pero en realidad cumplen con varias etapas que en conjunto se conocen como el ciclo de vida de un contrato. 

Esto significa que están sometidos a una serie de pasos, que comienzan con la solicitud, el análisis y revisión, hasta el cumplimiento de las condiciones establecidas, dejando abierta la posibilidad de renovación.

Algunas empresas no comprenden la importancia que reviste gestionar de manera adecuada cada una de estas fases. En consecuencia, cometen errores y fallas que terminan incrementando los costos, generando pérdidas de tiempo y recursos financieros que pueden colocar en riesgo las relaciones comerciales.

En este artículo exploraremos a fondo las etapas del ciclo de vida de un contrato, su importancia y cómo optimizarlas gracias al uso de herramientas tecnológicas.

Etapas del ciclo de vida de los contratos

Para garantizar la viabilidad de un contrato, es imperativo establecer los objetivos y metas que se desean. A continuación, te presentamos 5 factores claves para el éxito:

1. Generación

Consiste en la manifestación inicial de una de las partes sobre su intención de celebrar un contrato con una o varias partes. Se estipulan cuáles serán las condiciones generales, determinación de los elementos esenciales que incluyen los términos, obligaciones y plazos de ejecución.

En esta primera fase de actos preliminares, la planificación es fundamental, ya que servirá de guía o modelo para todas las etapas del proceso.

2. Negociación

En esta instancia las partes dialogan para definir los términos de referencia. Por tanto, es una fase de suma importancia, debido a que los acuerdos que aquí se alcanzan serán plasmados en el contrato.

Durante su desarrollo deben prevalecer la ponderación y el equilibrio entre las partes, así mismo es vital establecer hasta donde estamos dispuestos a ceder en nuestras pretensiones, fijar los límites y saber hacer uso de ellos.

También debemos considerar qué planteamientos tendrán las otras partes en las discusiones, es decir, qué nos van a solicitar o exigir y hasta dónde podemos flexibilizar en pro del beneficio mutuo. Entre las recomendaciones tenemos:

• Gánate la confianza de tu interlocutor;

• Escucha siempre de forma activa;

• Mantén tus emociones controladas;

• Fija y establece objetivos claros en lugar de posiciones sesgadas;

• No des por sentadas las respuestas emitidas;

• Evita bloqueos y en su lugar plantea opciones;

• Sé respetuoso, pero no ingenuo.

En una negociación es crucial que no existan malentendidos ni equívocos, los acuerdos finales deben estar muy claros para todos.

3. Revisión y aprobación

Tras haber culminado la etapa de negociación. Es el momento de validar que cada uno de los puntos acordados esté expresado en el contrato. A veces es necesario añadir o modificar redacciones que generan confusión y suprimir lo que sobra o todo aquello que no fue acordado previamente.

Este proceso debe ser ágil y estratégico, no puede convertirse en un nudo crítico que entorpezca los puntos de coincidencia ya alcanzados. Superados los posibles puntos de atención, se procede a solicitar a cada una de las partes su visto bueno y aprobación final.

4. Obtención de firmas

Es el procedimiento mediante el cual cada una de las partes involucradas da conformidad a los acuerdos alcanzados en las negociaciones a través de un medio que le otorga validez legal. Siendo la firma la medida aceptada en el ciclo de vida de un contrato.

La firma o trazado gráfico debe estar debidamente registrada en instrumentos de carácter legal como son; cédulas de identidad, pasaportes, entre otros y tienen que coincidir plenamente sus rasgos para ser considerada legítima.

5. Almacenamiento y búsqueda

Los contratos deben ser acopiados y resguardados en un sitio o local lo más cercano posible que reúna condiciones óptimas de seguridad para evitar: deterioros, incendios, robos y actos de sabotaje.

Por otra parte, es fundamental implementar un sistema eficiente para la clasificación y posterior ubicación tanto de contratos vigentes como de los vencidos, al momento de ser requeridos. 

Existen costos importantes a evaluar al momento de requerirse la pesquisa de contratos, bien sea para la renovación o generación de nuevos modelos. Seguidamente, se indican:

• Ubicación física;

• Fotocopiado;

• Reimpresión de documentos de larga data;

• Adendum;

• Timbrado y transporte.

Importancia de gestionar el ciclo de vida de los contratos

Un contrato bien tramitado brinda grandes beneficios, ya que permite ahorrar recursos y tiempo, reduce costos, garantiza las transacciones electrónicas y consolida el reforzamiento de las buenas relaciones comerciales.

Cada día se generan variados tipos de contratos, lo que conlleva a una mayor demanda en la generación de nuevos acuerdos. Por esta razón se debe cumplir a cabalidad cada una de las etapas del ciclo de vida de un contrato. 

Para el monitoreo y control se establecen métricas efectivas (KPI) por parte de las empresas con el fin de no impactar las finanzas del negocio.

En conclusión, una buena gestión de los contratos ayuda a las empresas a reducir costos, mejorar la rentabilidad y mitigar el riesgo. Además:

• Asegura el cumplimiento de las obligaciones contractuales;

• Elimina la posibilidad de violaciones contractuales;

• Proporciona un proceso de auditoría bien documentado;

• Define los roles, responsabilidades y condiciones para cada una de las partes firmantes;

• Asegura resultados favorables para las partes;

• Disminuye el nivel de riesgo.

Cómo mejorar el ciclo de vida de los contratos con un CLM

Como se ha mencionado, el ciclo de vida de un contrato requiere de un control estricto en sus actividades. En este sentido, es oportuno ir siempre de la mano con los avances tecnológicos para evitar errores, mitigar fallas y optimizar la productividad.

Una herramienta ideal y robusta es el software CLM (Contract Lifecycle Management) porque integra en un solo ambiente todas las etapas de un contrato, desde su generación, pasando por la negociación, firma, ejecución hasta su correcto almacenamiento. En otras palabras, es un asistente virtual perfecto, al que no se le escapa ningún detalle.

Beneficios

El uso del software de CLM proporciona las siguientes ventajas para una empresa:

• Registra las solicitudes de creación de contratos;

• Permite generar la primera versión del documento;

• Permite el seguimiento al proceso de negociación entre las partes involucradas;

• Posibilita recibir la aprobación de todas las partes interesadas para la versión final del contrato y generar las respectivas notificaciones.

• Captura, registra y certifica las firmas electrónicas que serán incluidas en el contrato;

• Monitorea las fases del contrato;

• Genera indicadores sobre la gestión contractual para evaluar sus resultados;

• Emite recordatorios para la renovación o expiración de contratos.

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