5 ventajas de automatizar los procesos de compra

A raíz de la digitalización, la automatización de procesos de compras se ha convertido en una prioridad para muchas empresas, sobre todo en estos tiempos de marcada competencia, donde la agilidad garantiza el éxito.

Y es que la automatización de las compras de la organización brinda la posibilidad de contar con un informe de gastos más preciso y detallado.

Además, permite una mayor productividad, reduce la probabilidad de equivocarse, minimiza el tiempo en la ejecución de las tareas y los costos operativos y mejora la comunicación interna.

En las siguientes líneas, te contaremos cuáles son las principales ventajas de la automatización de procesos en la gestión de compras.

¿Te interesa el tema? ¡Sigue leyendo hasta el final!

Los principales retos de los equipos de compras

El reto más grande del último año ha sido responder ante las alteraciones causadas por la pandemia. La consecuencia más evidente ha sido el impacto en los flujos de trabajo en todas las líneas de negocio.

Los equipos de compras, particularmente, enfrentaron una realidad muy complicada, debido a que todo el trabajo que hacen es con proveedores externos.

Más allá de las adaptaciones de tipo interno, los departamentos de compras se vieron en la obligación de responder a esos cambios hechos por otras empresas.

Además, muchas organizaciones se vieron forzadas a adoptar el modelo de trabajo a distancia y modificar las políticas empresariales para enfrentarse al nuevo ambiente remoto.

Entonces, para materializar la automatización, la digitalización ha ocupado un rol fundamental, especialmente a través de la puesta en marcha de tecnologías como los software de gestión de compras o las plataformas de planificación de recursos empresariales (ERP).

A continuación te enumeramos algunas de sus ventajas más importantes.

¡Toma nota!

Ventajas de automatizar los procesos de compras

1. Reducción de gastos

Desde un principio, la automatización de procesos de compra permite reducir el papeleo y otros esfuerzos manuales.

De este modo, el efecto más beneficioso es la reducción de gastos en compras de insumos de papelería y en la contratación del personal que se encarga de llevar a cabo las tareas repetitivas, que tienen que ver con el ciclo de abastecimiento.

Asimismo, la sistematización ofrece la oportunidad de obtener datos históricos y de fácil acceso en relación con el mercado, incluyendo los proveedores que pueden ser útiles en los procesos de negociación.

2. Aceleración del proceso de compras

La automatización del proceso de compras te permitirá digitalizar las plantillas de órdenes de compra, los flujos de aprobación y la facturación, entre otros.

La realidad es que contar con funcionalidades para crear documentos en muy corto tiempo abre las puertas para que el ciclo de compra se concrete de manera muy rápida.

Así, la logística de aprobación no se llevará a cabo de forma manual, por lo que hay menos posibilidad de cometer errores que cuesten tiempo y dinero.

3. Mayor visibilidad de los gastos

Las soluciones tecnológicas son ideales para que las empresas puedan visualizar mejor los gastos, en tanto incluyen plantillas y tableros para ver las salidas de dinero en tiempo real.

De ese modo, los encargados podrán saber cuánto se tiene presupuestado para gastar y cuánto ha egresado.

Asimismo, te ayuda a lo siguiente:

• Crear estrategias de compras;

• controlar mejor los gastos;

• anticipar cuellos de botella;

• y detectar oportunidades de ahorro.

4. Aumento de la productividad

Otra de las ventajas de la automatización de procesos en la gestión de compras es que ayuda a tus equipos a utilizar eficientemente el tiempo.

De ese modo, los grupos de trabajo logran la obtención de resultados más rápidos y eficaces. Así, las horas de trabajo ahorradas pueden usarse para efectuar análisis situacionales o de gestión y no consumir el tiempo en tareas manuales.

Además, el equipo podrá diseñar estrategias de abastecimiento, llevar a cabo análisis de datos, descubrir nuevas soluciones y replantear sus objetivos.

5. Mejor comunicación con los proveedores

Automatizar procesos también abre la posibilidad de establecer una mejor comunicación con los proveedores y clientes. Esto es así porque los softwares facilitan el intercambio de órdenes de compra, cotizaciones y facturas.

De esa manera, las partes involucradas en el proceso están al tanto plenamente de sus responsabilidades, el estado de los pedidos y los tiempos de entrega.

Además, esto evita retrasos de pago, problemas con los proveedores y errores de comunicación que retrasen el proceso de compras.

Tendencias de automatización en los equipos de compra

Durante los últimos años, en donde los equipos de ventas sufrieron alteraciones debido a los problemas de suministro, estos tuvieron que moverse rápidamente para adaptarse a los nuevos tiempos.

De acuerdo al Reporte de Tendencias de Compra de Docusign las principales prioridades de los equipos de compras para los siguientes años son:

• Controlar costos e incrementar la capacidad de que los proveedores se recuperen.

• Disminuir tareas manuales

• Mejorar la precisión de oferta/demanda

• Mejorar la relación con proveedores

Además, los principales retos que han enfrentado se relacionan con: optimizar los flujos de contratación obsoletos que dificultan la colaboración interna, implementar tecnología más avanzada y aprovechar el potencial tecnológico.

¡Y todos estos aspectos se pueden optimizar mediante la automatización!

Tecnologías para la automatización de compras

Como vimos, es evidente que los procesos de automatización en la gestión de compras deben contar con herramientas tecnológicas eficaces y seguras.

Según el Reporte de Tendencias de Compra, las herramientas tecnológicas del departamento de compras más comunes en la actualidad son:

• Programas de gestión de compras (69% de uso en los últimos cinco años)

• Software de firma electrónica (50%)

• Software de gestión de ciclo vital de contrato (45%)

• Planeación de recursos empresariales (42%)

• Análisis de contratos (37%)

• Verificación de identidad (41%)

• Sistema de gestión de distribución (32%)

Hay que reconocer que el software de gestión de compra es considerado la parte medular de la automatización por un margen amplio, debido a su enfoque multi-producto.

Así, los expertos sostienen que la transformación digital tendrá una mayor posibilidad de éxito si todas las herramientas operan en paralelo.

Hay que reconocer el auge de algunas herramientas como la firma electrónica, que proporcionan grandes ventajas al proceso de automatización tales como:

• Aumentar la eficiencia y mejorar la experiencia de los profesionales de compra

• Controlar los costos

• Mejorar los esfuerzos de colaboración interna

• Crear un proceso de contratación flexible para tener éxito en el futuro.

• Ofrece seguridad integral del documento firmado.

• Agiliza los flujos de trabajo y la concreción de acuerdos.

¡Llegamos al final!

Esperamos que esta información te haya servido para entender la importancia de la automatización a la hora de optimizar los procesos de compra en tu empresa, y el rol fundamental de la tecnología en ese sentido.

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