Automatización de procesos empresariales: qué es, ventajas y ejemplos

La automatización está transformando el panorama empresarial: lo que antes era lento y manual, hoy se resuelve en segundos. Desde atender clientes hasta gestionar contratos, los sistemas automatizados agilizan tareas clave. Ya no es una tendencia, sino una necesidad para competir en un entorno digital.

En Latinoamérica, 7 de cada 10 empresas invierten en automatizar sus procesos como parte de sus planes estratégicos, según Forbes Colombia, lo que refleja la importancia creciente de esta tecnología en la agenda corporativa de la región. 

Esta tendencia está directamente ligada a la importancia de la optimización de procesos, ya que permite a las organizaciones reducir costos, minimizar errores y mejorar la experiencia del cliente.

En este artículo descubrirás qué es la automatización de procesos, cómo funciona un sistema automatizado, sus ventajas y desventajas, y algunos ejemplos prácticos de su aplicación en empresas de diferentes sectores. 

Además, exploraremos cómo soluciones líderes como Docusign IAM (Intelligent Agreement Management) están transformando la manera en que las organizaciones gestionan sus acuerdos digitales.

¿Qué es la automatización de procesos empresariales?

La automatización de procesos empresariales consiste en el uso de tecnologías y software para ejecutar tareas que antes requerían intervención humana. Su propósito es aumentar la eficiencia, reducir errores y liberar tiempo para que los equipos se concentren en actividades de mayor valor.

En gestión documental, la automatización va más allá de la simple digitalización (como convertir un archivo en PDF), ya que permite que el sistema ejecute acciones de forma automática, como enviar un contrato, solicitar firmas o verificar la identidad de un cliente.

Aquí es donde entran plataformas como Docusign, que no solo digitalizan documentos, sino que automatizan el ciclo completo de acuerdos: desde la creación, hasta la firma y el almacenamiento seguro.

¿Qué es un sistema automatizado?

Un sistema automatizado es un conjunto de herramientas que integra software, datos y flujos de trabajo para ejecutar procesos de manera autónoma. Sus componentes principales suelen ser:

• Entradas de información (datos, documentos, solicitudes).

• Reglas predefinidas (condiciones y pasos a seguir).

• Acciones automáticas (notificaciones, validaciones, registros).

• Salidas controladas (documentos finalizados, reportes, contratos firmados).

Su objetivo principal es automatizar tareas repetitivas como recordatorios de pago, envío de correos o validación de datos. 

Ventajas de la automatización de procesos

La automatización trae consigo múltiples beneficios que impactan directamente en la productividad y competitividad de las empresas.

Mayor eficiencia operativa y productividad

Los sistemas automatizados permiten ejecutar procesos en segundos. Esto se traduce en eficiencia en procesos digitales y en una mayor capacidad para que los equipos se concentren en tareas estratégicas.

Reducción de costos y ahorro de tiempo

Uno de los principales beneficios de automatizar procesos es el ahorro en papel, transporte y horas de trabajo. Este ahorro de tiempo con automatización permite responder con rapidez a las demandas del mercado.

Disminución de errores humanos

La automatización reduce fallos en la introducción de datos, fechas o firmas, ya que los sistemas verifican la información y aseguran que los documentos se completen de manera correcta y segura.

Mejora en la toma de decisiones

Cuando los datos están centralizados y accesibles, los líderes empresariales pueden tomar decisiones más rápidas y fundamentadas.

Escalabilidad y flexibilidad

Ya sea una startup o una multinacional, la automatización se adapta a diferentes niveles de complejidad. Las empresas pueden comenzar con procesos básicos y evolucionar hacia soluciones más robustas a medida que crecen.

Enfoque en tareas de mayor valor

Al liberar a los equipos de procesos repetitivos, estos pueden enfocarse en innovación, servicio al cliente o desarrollo estratégico.

Mejora de la experiencia del cliente y del empleado

Acciones como firmar un contrato desde el celular en segundos mejoran la experiencia tanto de clientes como de colaboradores. La comodidad y rapidez se convierten en ventajas competitivas.

Transformación digital y competitividad

La automatización es un pilar de la transformación digital. Las organizaciones que adoptan estas prácticas no solo mejoran procesos, sino que también refuerzan su posición frente a competidores menos digitalizados.

Desventajas de la automatización

Aunque los beneficios de automatizar procesos son claros, también existen desafíos importantes.

Costo inicial de implementación

Configurar sistemas de automatización puede requerir una inversión inicial en software y capacitación.

Necesidad de mantenimiento y actualización

Las herramientas requieren actualizaciones frecuentes para mantenerse seguras y eficaces.

Resistencia al cambio

Algunos colaboradores pueden mostrar rechazo a la adopción de nuevas tecnologías. Es fundamental acompañar con capacitaciones y comunicación clara.

Dependencia tecnológica

Confiar en exceso en sistemas automatizados puede generar problemas si ocurre una falla.

Posible pérdida de empleo

Un tema sensible: la automatización puede reemplazar ciertos roles. Sin embargo, también abre oportunidades en nuevos puestos orientados a supervisión y análisis de datos.

Riesgos de seguridad

La automatización mal implementada puede abrir puertas a errores o vulnerabilidades. Aquí es donde plataformas confiables como Docusign marcan la diferencia: cumplen con normativas internacionales y ofrecen protocolos avanzados de seguridad.

5 ejemplos de procesos automatizados en empresas

Veamos 5 ejemplos de procesos automatizados que ya están transformando la manera en que operan las organizaciones y que demuestran la importancia de la optimización de procesos en la era digital:

• Atención al cliente: chatbots y sistemas de soporte automático.

• Gestión de recursos humanos: automatización del onboarding y contratos laborales con firma electrónica de Docusign.

• Finanzas y contabilidad: facturación digital, pagos recurrentes y conciliación de cuentas.

• Marketing y ventas: campañas de email marketing, CRMs integrados con Docusign para cerrar acuerdos más rápido.

• Cadena de suministro: contratos con proveedores digitalizados y automatizados.

La lista no termina aquí: en TI, la automatización también abarca la gestión de infraestructura o los respaldos automáticos. En realidad, las posibilidades son tan amplias como la creatividad de cada empresa.

Herramientas y tecnologías para la automatización

La automatización se sustenta en diversas tecnologías que permiten ejecutar tareas de forma autónoma, optimizar flujos de trabajo y analizar datos en tiempo real. 

Estas herramientas abarcan desde soluciones simples para automatizar tareas repetitivas hasta plataformas avanzadas que integran inteligencia artificial y machine learning para gestionar procesos complejos de manera eficiente:

• RPA (Robotic Process Automation): robots de software que ejecutan tareas repetitivas.

• BPM Suites (Business Process Management): plataformas que diseñan y gestionan flujos de trabajo.

• IA y Machine Learning: análisis predictivo y automatización inteligente.

• Integraciones API: conexión entre sistemas distintos.

• Plataformas Low-Code/No-Code: permiten a usuarios no técnicos diseñar procesos automatizados.

En este campo, Docusign IAM (Intelligent Agreement Management) se destaca como un software de procesos automatizados especializado en acuerdos. Con el motor de IA Docusign Iris, las empresas pueden resumir contratos, detectar riesgos y acceder a información esencial para la toma de decisiones.

Conoce Docusign IAM

La automatización de procesos empresariales es mucho más que una tendencia tecnológica: es una estrategia para impulsar la eficiencia, reducir riesgos y aumentar la competitividad.

En este sentido, Docusign se ha consolidado como líder en la automatización de acuerdos, ayudando a más de 1,5 millones de clientes a firmar, gestionar y analizar contratos de manera más rápida, segura y sostenible.

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