App para firmar documentos: ¿Cómo funciona Docusign?

Contar con una app para firmar documentos en línea consiste en una medida efectiva en términos de productividad, eficiencia operativa y sostenibilidad empresarial.

Implementar soluciones que minimicen el uso de papel promoviendo una oficina paperless, disminuye los efectos nocivos al medio ambiente y contribuye a la economía del negocio. Esto ha dejado de ser un plus para transformarse en un aspecto clave de las compañías en la supervivencia en el mercado.

Si crees que la transformación digital promueve la agilidad y la calidad de los procesos corporativos, pero aún no sabes cómo llevarla a cabo en tu negocio, te invitamos a leer nuestro contenido con atención.

Además de brindarte más información sobre la importancia de la digitalización de los negocios, presentamos las ventajas de contar con una poderosa herramienta de firma electrónica.

¿Estás animado? Entonces, ¡adelante!

¿Por qué invertir en la gestión digital de documentos?

La gestión digital de documentos es una medida eficaz bajo diferentes perspectivas. En términos productivos, minimizar las actividades manuales reduce la carga de trabajo de los equipos, lo que conlleva a una administración del tiempo más eficiente y a una aceleración en las dinámicas internas.

Asimismo, gestionar escritos impresos en el medio digital permite a los líderes y colaboradores acceder, cruzar los datos y tomar decisiones más rápidamente, puesto que la información se encuentra centralizada en un solo espacio.

De esta manera**, reunir y gestionar los archivos en una central virtual facilita la manipulación, el almacenamiento y flujo de los datos,** al paso que disminuye la burocracia de los procesos internos y de los errores e inconsistencias típicas de las actividades manuales.

Pero, ¡esto no es todo!

A continuación, te brindamos una lista con los principales beneficios de transformar digitalmente tu negocio gestionando los documentos en el medio online:

Amplía la disponibilidad de la información

Al introducir un software que digitaliza la gestión de los documentos corporativos, aseguras que los profesionales obtengan información suficiente para mejorar sus decisiones en el momento que necesiten.

Por lo cual, evitamos implementar medidas equivocadas, basadas en datos poco confiables o insuficientes.

Edición online

El almacenamiento y edición mediante el uso de herramientas de primera calidad posibilita crear documentos en el entorno virtual manteniendo intacta su validez jurídica. En consecuencia, las organizaciones pueden acelerar la elaboración, firma y gestión de dichos escritos, garantizando su carácter fidedigno ante los órganos competentes.

Seguridad de la información

Perder documentos y abrir espacio para que terceros accedan a información confidencial de la empresa son situaciones que pueden poner en riesgo no solo la imagen y reputación de un negocio, sino también su continuidad en el mercado.

Guardar, gestionar y enviar documentos en el ambiente en línea evita una serie de inconvenientes de esta índole, ya que, para acceder al entorno del sistema, los usuarios deben ingresar sus identidades. Corroborando así, su permiso para manipular la información.

Además de evitar el papeleo y la pérdida de documentos durante el envío por correo o transportadora, la seguridad derivada del uso de herramientas digitales aumenta la fiabilidad de la marca ante los ojos de sus públicos, tanto interno como externo.

Efectivamente, eso se debe a que las personas entienden que sus datos se encuentran más protegidos y libres de las acciones de individuos u organizaciones malintencionadas.

Más allá de los aspectos señalados, vale la pena recalcar que la gestión digital de los documentos proporciona otras ventajas como:

• Reducir los costos derivados del uso de materiales de escritorio como papeles y tintas para impresión;

• Impulsar la sostenibilidad empresarial mediante la cultura paperless;

• Economizar espacio de almacenamiento eliminando los archivos físicos.

¿Qué es una app para firmar documentos en línea?

Una aplicación para firmar documentos online es una herramienta que autentica archivos electrónicos —como documentos en word o PDF— mediante el uso de llaves criptográficas. 

De hecho, la criptografía sirve para identificar los signatarios, así como para proteger los signatarios y garantizar la validez jurídica de la operación.

En cuanto a su uso, este tipo de software puede emplearse para firmar:

• Contratos,

• Informes médicos;

• Certificados;

• Acuerdos de provisión de materias primas;

• Acuerdos de prestación de servicios;

• Vínculos laborales;

• ¡y muchos otros documentos o transacciones en línea! 

Para firmar documentos en línea, el trámite suele ser muy sencillo. La empresa debe crear una cuenta en una app de firma electrónica, luego, designar los usuarios con permisión de envío de documentos para su firma. Los usuarios podrán acceder a las diferentes funciones del sistema de acuerdo con su tipo de suscripción.

Cuando necesiten crear, enviar y/o firmar un documento, los profesionales deben hacer el upload del documento, agregar los campos personalizados para, posteriormente, enviar el documento con solo un clic. 

En la actualidad, existen numerosas apps para firmar documentos en línea, tal como es el caso de Docusign.

Principales funciones y ventajas de Docusign

Docusign es una de las herramientas de firma electrónica y de gestión de documentos más conocidas en el ámbito empresarial. Su aplicación de firma electrónica gratuita se ha convertido en un referente tanto por el nivel de seguridad de la información que ofrece como por la sencillez de su mecanismo de uso.

En cuanto a este último punto, el proceso es sumamente simple. Compruébalo, a continuación:

Si envias un archivo:

• Súbelo a la plataforma desde un dispositivo conectado a internet u ordenador;

• Luego, define quien debe firmarlo;

• Añade campos personalizados que indiquen qué tipo de dato el receptor necesita añadir.

¡Y listo, ya puedes enviarlo!

Por otro lado, si recibes un documento:

• Deberás acceder al documento ingresando al enlace que has recibido por correo electrónico;

• Sigue las instrucciones y fírmalo;

• Después de algunos instantes, el emisor recibirá un aviso de que has completado la tarea.

Como ves, al utilizar nuestra plataforma, puedes firmar y enviar documentos electrónicos en cuestión de minutos, acelerando de ese modo los trámites inherentes a la aceptación de acuerdos y cierre de negocios, dondequiera que las partes se encuentren.

Con la app para firmar documentos en línea puedes acelerar las transacciones aprovechando las mejores oportunidades de negocio, independientemente si te encuentras viajando, en casa o en la oficina.

Gracias a la validez jurídica, Docusign es la opción ideal para contratar nuevos funcionarios en el otro lado del mundo u optimizar el proceso de inclusión de nuevos colaboradores locales en el plantel de la empresa.

Al firmar los contratos de trabajo a través de la plataforma, tanto la empresa como los profesionales logran asegurar sus derechos minimizando los inconvenientes legales derivados del incumplimiento.

Además de comprobar la veracidad de los trámites laborales, Docusign es la solución ideal para firmar contratos de asociación con otras empresas y de este modo, garantizar un buen vínculo con los mejores partners del mercado.

¡Hasta aqui hemos llegado!

¿Queda claro que Docusign consiste en una herramienta extremadamente versátil, abierta, confiable y útil?

Esperamos que hayas entendido la importancia de digitalizar la gestión de los archivos empresariales adoptando una app para firmar documentos en línea y te sientas inspirado a conocer más sobre nuestra plataforma.

Aprovecha la oportunidad para descubrir cómo funciona Docusign en la práctica ¡Solicita ahora mismo la prueba gratuita!