Administrador de contratos: funciones e importancia

En el mundo empresarial, la efectividad en la gestión de los contratos es un factor de gran impacto en la rentabilidad y el éxito de las compañías. Factores como la legalidad, las regulaciones, la capacidad de respuesta y otros son determinantes a la hora de celebrar contratos.

En este artículo comentaremos en detalle las funciones y la importancia de un administrador de contratos y cómo su trabajo puede contribuir al éxito empresarial.

También analizaremos cómo un software de gestión de contratos puede ayudar a optimizar la gestión de los contratos y mejorar la eficiencia de la empresa.

¡Comencemos!

¿Qué hace un administrador de contratos?

Estamos hablando de un profesional encargado de asegurarse de que los contratos en los que la firma se involucra están de acuerdo a las leyes, pero también que sus términos y condiciones no le sean desfavorables.

Asimismo el administrador de contratos procura que se minimice el riesgo de incumplimiento o la posibilidad de disputas legales que puedan ocasionar pérdida directa o indirecta de recursos.

En resumen, es responsable de velar por que se cumplan los acuerdos tanto por la propia empresa como por la segunda parte.

Sus funciones parten desde la preparación de propuestas contractuales hasta la redacción definitiva, pasando por su discusión y evaluación de elementos involucrados en la propia empresa y el resto de las partes involucradas en los acuerdos comerciales o de otro tipo.

Importancia de su función a nivel empresarial

Uno de los principales beneficios de tener un administrador de contratos en nuestra empresa es que este profesional se encarga de identificar y reducir los riesgos asociados con los acuerdos y contratos comerciales.

Esto lo hace analizando analizando y evaluando los términos y condiciones propuestos por las partes y puede identificar posibles incumplimientos que podrían afectar a la empresa.

Además, el administrador de contratos es responsable de garantizar que los contratos cumplan con los requisitos legales y regulatorios, lo que reduce el riesgo de litigios, penalidades y multas.

Otro beneficio clave de contar con un administrador de contratos es que este profesional puede ayudar a la empresa a mantener una buena relación con sus socios comerciales y clientes. Esto es porque, cuando los acuerdos y contratos se cumplen de manera efectiva, es más viable mantener relaciones comerciales sólidas y duraderas.

Beneficios de un software CLM para la administración de contratos

El administrador de contratos debe manejar diversos tipos de contratos, ya sean simples o complejos. Este proceso puede consumir mucho tiempo y energía, puesto que el profesional debe evaluar todo el documento para determinar qué partes necesitan cambios y cuáles no, lo que puede ser una tarea tediosa.

Para agilizar este proceso y reducir la carga administrativa, una solución eficaz es la implementación de un software de administración de contratos (CLM, por las siglas en inglés de Contract Lifecycle Management).

Un software CLM no solo digitaliza los contratos, sino que automatiza el proceso de creación y gestión de estos documentos. Esto permite un manejo estandarizado de algunos elementos, como los enmarcados en las regulaciones y legislaciones vigentes.

Otra de las ventajas de la implementación de un CLM es su capacidad de identificar los segmentos de contenido de un contrato que tienen que modificarse. Además, el software mantiene un registro de todos los comentarios, fechas, tiempos y cambios realizados, lo que facilita la tarea de seguimiento durante las auditorías.

Con un CLM, cada etapa del ciclo de vida del contrato circula sin contratiempos y se mejora la creación, negociación y control de los cumplimientos y obligaciones contractuales.

La gestión de cada contrato se vuelve más directa y fácil, pues los CLM dejan visualizar factores como tiempos definidos para cada etapa y agiliza, entre otras cosas, el seguimiento de la vigencia y la condiciones para su renovación o rescisión oportuna.

Software de gestión del ciclo de vida del contrato – Docusign

Si en tu empresa se han cansado de los procesos de contratación complicados, ineficientes y costosos y estás buscando alternativas que permitan agilizar la administración de contratos, ¡tenemos una solución para ti!

Docusign CLM es un software de gestión del ciclo de vida de contratos que puede hacer que la gestión de acuerdos comerciales sea más fácil, rápida y menos riesgosa.

Con Docusign CLM puedes organizar y automatizar la preparación de contratos, personalizar acuerdos con un clic y colaborar con tus equipos con facilidad. Esto significa que puedes enfocarte en cerrar negocios y hacer crecer tu empresa en lugar de preocuparte por los detalles tediosos de la contratación.

Además, el CLM de Docusign incorpora al área de administración de contratos capacidades analíticas avanzadas que revelan tendencias, riesgos y oportunidades para gestionar los acuerdos. Es decir, otorga facilidades para tomar decisiones informadas y estratégicas que beneficien tu negocio a largo plazo.

Conclusión

El éxito de una empresa no puede desligarse de la correcta gestión de sus contratos, para lo cual es ideal contar con un administrador de contratos.

Los profesionales de este ámbito tienen como objetivo cuidar que los acuerdos y relaciones contractuales de la empresa cumplan con la ley y sean, además, convenientes a sus intereses comerciales y atiendan a sus necesidades y capacidades.

Como resultado de una óptima administración de contratos, las empresas pueden consolidar relaciones de calidad con sus públicos y proveedores. Uno de los recursos más importantes para potenciar la eficacia y agilidad en la gestión de contratos son los CLM o softwares para la administración de los acuerdos entre partes.

Como ejemplo, Docusign ofrece una herramienta automatizada de gran ayuda en la misión de garantizar aspectos como:

• Que los contratos cumplan con los requisitos legales y regulatorios.

• Que se identifiquen y mitiguen riesgos relacionados con el incumplimiento de los acuerdos.

Adicionalmente, utilizar herramientas tecnológicas avanzadas en tu empresa demuestra el compromiso con la innovación y la modernización al servicio de tus clientes, socios y proveedores.

Si deseas conocer más sobre este tema y volverte un experto, te dejamos el siguiente artículo: Descubre qué es la administración de contratos y por qué es tan importante en una empresa.