Optimiza y automatiza la preparación de acuerdos con Docusign IAM

Los acuerdos son esenciales para llevar a cabo el trabajo, impulsar los ingresos, cumplir con las obligaciones de cumplimiento y mucho más. Sin embargo, para la mayoría de las organizaciones, la creación de acuerdos es un proceso lento, engorroso y complicado. Cuando los equipos analizan detenidamente sus procesos, suelen sorprenderse de la cantidad de ineficiencias y riesgos que encuentran. Entre las prácticas habituales que generan problemas costosos se incluyen:

• Pérdida de tiempo al recrear documentos similares en lugar de usar plantillas estandarizadas.

• Errores e inconsistencias al introducir detalles manualmente, que pueden derivar en disputas.

• Riesgos de cumplimiento debido a términos obsoletos, cláusulas faltantes o errores de formato.

• Actualizaciones ineficientes sin garantía de aplicar los cambios de manera uniforme en todas las versiones.

• Problemas de integración y redundancias al depender de plataformas desconectadas.

Estos problemas, sin embargo, pueden resolverse fácilmente con la tecnología adecuada para la gestión moderna de acuerdos. De hecho, un estudio de Deloitte en 2024 reveló que las organizaciones con capacidades avanzadas de creación de contratos superan sus objetivos financieros en un 55% más que aquellas que crean acuerdos manualmente.

Por eso desarrollamos Docusign Agreement Preparation dentro de la plataforma Docusign Intelligent Agreement Management (IAM). Esta nueva funcionalidad te ayuda a garantizar que los datos de tus acuerdos sean precisos desde el principio. En lugar de ensamblar documentos manualmente, Agreement Preparation permite crear plantillas de forma sencilla, mejorar la precisión y generar acuerdos más rápido que nunca.

A continuación, te mostramos cómo estas nuevas funciones pueden ayudar a tu empresa a crear acuerdos de manera más eficiente:

Fundamentos de Agreement Preparation

Agreement Preparation simplifica aún más la base de los acuerdos. Con plantillas personalizables, generación de documentos y un sólido cumplimiento integrado mediante un sistema de gestión centralizado, esta funcionalidad dentro de IAM completa tu proceso de contratación. Un vistazo más de cerca:

Creación intuitiva de plantillas Crea contratos de manera fácil e intuitiva, desde cero o a partir de una plantilla existente, con campos de datos sugeridos automáticamente por IA según el tipo de acuerdo. ¿Necesitas hacer un cambio? Actualizar plantillas es sencillo gracias a una interfaz sin necesidad de programación (no-code) que además proporciona almacenamiento centralizado para una búsqueda y actualización rápidas. Cualquier cambio en una plantilla se aplica automáticamente a todos los documentos generados a partir de ella, manteniendo la coherencia sin necesidad de ediciones manuales repetitivas.

Procesos conectados y datos sincronizados Agrega datos a los acuerdos en el momento de su generación, asegurando que los datos, las plantillas y los acuerdos permanezcan sin errores y sincronizados a lo largo del ciclo de vida del acuerdo. Esto elimina las actualizaciones manuales, los problemas de control de versiones y los contratos obsoletos.

Tus acuerdos siempre reflejarán la información más reciente de tus sistemas de registro gracias a las actualizaciones en tiempo real desde plataformas conectadas como Salesforce, HubSpot y Workday. Además, gracias a la lógica condicional incorporada, se extraerá automáticamente la información adecuada según el tipo de contrato.

Mayor cumplimiento legal El lenguaje legal preaprobado y las reglas de negocio integradas reducen el riesgo y garantizan la coherencia. Agreement Preparation estandariza las plantillas, automatiza la incorporación de datos y asegura que cada documento cumpla con los estándares de marca, legales y de cumplimiento de tu organización.

Por qué Docusign Agreement Preparation destaca

La mayoría de las soluciones de generación de documentos están diseñadas para usos generales, pero Docusign Agreement Preparation está creado específicamente para acuerdos. Está diseñado para comprender el metadato, la lógica de los procesos y las necesidades de cumplimiento específicas de tus contratos. Esto te da la facilidad y flexibilidad de una generación de documentos instantánea, independientemente de las herramientas que uses, y la tranquilidad de que tus contratos se mantendrán coherentes con los estándares de cumplimiento de tu empresa, incluso si se modifica una plantilla.

Además, Agreement Preparation utiliza IA para automatizar las partes monótonas y de bajo riesgo del proceso de creación de acuerdos. Por ejemplo, la IA puede detectar el tipo de acuerdo que estás creando y sugerir automáticamente los campos relevantes. También puede extraer datos de plataformas integradas como Salesforce, Workday y SAP, garantizando que los contratos contengan siempre la información más actualizada.

Docusign Agreement Preparation puede utilizarse en tus equipos de Recursos Humanos, Legal, Ventas, Compras y más, haciendo que la gestión de contratos sea más fluida. Desde acuerdos comerciales hasta cartas de oferta y RFPs, toda tu organización puede beneficiarse de un proceso de acuerdos más unificado y ágil.

Acuerdos fiables desde el principio con Docusign Agreement Preparation

La preparación de contratos impacta todos los aspectos de tu negocio, por eso Docusign Agreement Preparation ofrece un proceso de creación y gestión de acuerdos intuitivo, eficiente y seguro. Esto permite a tus equipos aumentar su productividad, generar documentos profesionales y sin errores, siempre actualizados con la información de tus sistemas de registro, y asegurar que los acuerdos cumplan con los estándares internos y regulatorios.

Agreement Preparation forma parte de la cartera de productos de Docusign IAM y ofrece una funcionalidad limitada dentro de Docusign eSignature.