脱“ハンコ出社”の実現に向けNECがドキュサインの電子署名を全社展開

情報通信におけるデータやデジタルテクノロジーを活用し、暮らしやビジネスをより良く変えるデジタルトランスフォーメーションの推進で、社会ソリューション事業に注力する日本電気株式会社（以下、「NEC」）。同社は、2018年の中期経営計画で「収益構造の改革」と「成長の実現」そして「実行力の改革」を推進してきました。社員の力を最大限に引き出す「実行力の改革」の一つにスマートワークがあり、スマートな働き方を実現するために「働く場所の改革」があります。そして、その働く場所に縛られない改革のために「テレワーク活用」と「承認の電子化」を推進してきました。その取り組みが、コロナ禍の影響で加速され、NECグループ全社員に向けてドキュサインの電子署名を約3ヶ月で導入しました。

脱“ハンコ出社”を実現する電子署名サービスは働き方改革の重要な手段

同社の業務改革本部シニアマネージャーの佐藤芳史氏は、NECグループ内での押印ゼロを目指し、ドキュサインの電子署名を導入した背景について、次のように説明します。

「電子署名サービスは、働き方改革の一環として脱“ハンコ出社”を実現するための手段です。働き方改革を推進するためには、働く時間や場所、スタイルを自由にしていかなければなりません。その中で、テレワーク活用や承認の電子化を実践するために、電子署名サービスを活用して押印レスやペーパーレス化を進める必要がありました。」

NECでは、2018年から「意識改革」と「インフラの整備」によるスマートな働き方の実現に取り組んできました。その一連の流れの中で、電子署名サービスの導入を検討してきました。その経緯について佐藤氏は「ドキュサインの電子署名を導入する前の取り組みとして、ペーパーレス活動がありました。社内には約2,500種類の帳票があり、対外的な契約関連書類も数多く存在していました。それらの棚卸しを実施して、廃止するか電子化するかを検討したのです。その最中にコロナ禍が発生し、短期間で全社に展開できる電子署名サービスを検討した結果、グローバルスタンダードで高い信頼と実績があり、スピーディーな導入が可能なドキュサインの採用を決めました」と振り返ります。

約3ヶ月で電子署名サービスを導入しガイドラインの発行とDXマインドを醸成

2020年5月の初旬から電子署名を検討し始めた同社では、制度設計や規定の整備と平行してガイドラインを作成し、7月末には導入を完了、8月から運用を開始しました。短期間での導入を可能にした成功要因は、社内で利用している各種ITシステムとドキュサインの電子署名を連携させる同社の高いインテグレーション能力にあります。

経営システム本部シニアエキスパートの久野太志氏は「営業部門とSE部門が緊密にコミュニケーションをとり、一体になって取り組んだことで、スピーディーに導入することができました。技術的には、ID認証やユーザー管理などがきちんとできるか、各種のクラウドサービスとドキュサインが連携できるかなど、いくつか検討する項目もありました。それらの課題も、ドキュサイン側の手厚いサポートにより、円滑に進めることができました。NECでは何万人という社員のIDを管理しているので、ドキュサインと連携して自動化できるかどうかは、とても重要でした」と説明します。

同社では、BoxやMicrosoft 365などのクラウドサービスを活用し、働き方改革を推進してきました。また、基幹システムとしてSAPを利用しています。こうした各種サービスとドキュサインの電子署名を連携させることで、ペーパーレス化を促進し、業務のさらなる電子化とデジタルトランスフォーメーションを強力に推し進めていきます。

社内で蓄積した経験やノウハウを効果的に共有していく

導入の状況について佐藤氏は「NECには100を超える事業部門があるので、ドキュサインの電子署名を全社員が利用できるようになったからといっても、すぐに契約を電子化できる部門ばかりとは限りません。そこで、社内でドキュサインの電子署名を使いこなすノウハウやルールが確立できた部門から、他の部門に活用方法などを発信してもらい、社内みんなで横展開していく活動を推進していきます」と話します。

さらにNECでは、リセラーとして自らのノウハウを顧客に提供していきます。AIプラットフォーム事業部 主任の藤井恵太氏は「NECからドキュサインをご提案することで、我々の実績に基づいたドキュサインの導入を支援できます。また、社内運用での課題を解決するプロビジョニングツールなどの各種ツールの開発を行い、NECならではの連携ソリューションとして提供してまいります」と語ります。