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eSignature

Funzionalità della firma elettronica di DocuSign

Scopri tutti i modi in cui puoi rendere i tuoi contratti più potenti, efficienti e flessibili all’interno della tua organizzazione.

Inizia il tuo periodo di prova gratuito di 30 giorni
Primo piano delle mani che tengono un tablet e firmano un documento

Le migliori funzionalità di eSignature per garantire la continuità al tuo business.

  • Carica il logo e visualizza l’anteprima della personalizzazione nelle impostazioni

    Personalizzazione

    Apponi il tuo branding sulle e-mail e sulle pagine web che i tuoi destinatari vedono quando completano i documenti. Aggiungi il tuo logo, cambia i colori e personalizza il testo e i link delle e-mail.

  • Esempi di modelli nel prodotto

    Modelli

    Prepara i documenti per l’invio rapido con modelli riutilizzabili che salvano tag e posizionamento del campo, routing del flusso di lavoro e altre impostazioni. I modelli standardizzano i processi, riducono i tempi di preparazione e ti consentono di automatizzare la tua attività end-to-end.

  • UI dei campi automatici di PowerForm

    Web Forms

    Semplifica la raccolta dei dati e accelera il processo di apposizione della firma. Acquisisci i dati e compila i contenuti da firmare nei contratti in modo dinamico in un'unica esperienza interattiva facile da usare.

Caratteristiche del Prodotto

Creazione di documenti

Con oltre un miliardo di utenti in tutto il mondo, DocuSign elabora più di un milione di documenti al giorno. DocuSign offre funzionalità che rendono i nostri documenti ampiamente compatibili e accessibili.

  • Velocizza la scrittura degli accordi con eSignature e migliora l’esperienza dei firmatari inviando accordi personalizzati dall’aspetto professionale.

    Inserisci i dati dinamicamente per dare ai tuoi accordi uno stile molto più naturale. Mostra automaticamente i termini più importanti o crea tabelle personalizzate in base ai dati inseriti. Non ci sarà più bisogno di riempire manualmente i campi! Inoltre, automatizza i tuoi flussi di lavoro inserendo direttamente i dati presenti nei tuoi sistemi, risparmierai tempo ed eviterai errori umani.

  • DocuSign supporta praticamente qualsiasi tipo di file di documento dalla maggior parte delle applicazioni per garantire che tutti i tuoi documenti importanti possano essere inviati per la firma. DocuSign riconosce anche i documenti in formato PDF e contrassegna automaticamente i campi dei moduli per l’immissione dei dati da parte dei firmatari. I formati dei file supportati includono .doc, .docx, .pdf, .xls, xlsx, .txt e molti altri.

  • Risparmia tempo nella preparazione dei documenti con la conversione dei moduli in PDF. Quando carichi un PDF, DocuSign riconosce e converte automaticamente i campi PDF in campi firmatario.

  • Mostra ai tuoi clienti dove apporre firma e iniziali in tutti i posti giusti in pochi secondi. Usa i tag standard per raccogliere firme, iniziali, nomi, titoli, nomi di società e altre informazioni rilevanti oppure modificali e salvali come tag personalizzati per un uso futuro. I tag disponibili includono firme, iniziali, nomi, titoli, nomi di società, testo, numeri, valuta, note e altro.

  • Il campo Drawing (Disegno) consente sia ai firmatari che ai mittenti di caricare immagini e i firmatari possono lasciare commenti in formato libero direttamente su tali immagini.

  • Recupera i documenti dai servizi di cloud storage più utilizzati, tra cui Google Drive, Microsoft Office 365, Box, Dropbox, Evernote, Microsoft OneDrive, Egnyte e Citrix ShareFile.

  • Posiziona tag e campi su determinate righe di testo in modo che, quando li rilasci in un documento, vengano visualizzati automaticamente nella posizione corretta. Anche se modifichi il documento, la funzione Posizionamento automatico (precedentemente chiamata Anchor Tags) sposta i tag con il testo.

  • Genera documenti self-service su richiesta per la firma con poco o nessun codice. PowerForms riduce i tempi di preparazione dei documenti e inserisce facilmente i dati raccolti nei tuoi sistemi di back-end.

  • Semplifica la raccolta dei dati e accelera il processo di apposizione della firma. Acquisisci i dati e compila i contenuti da firmare nei contratti in modo dinamico in un'unica esperienza interattiva facile da usare.

    Sfrutta le API per precompilare i campi del modulo con i dati esistenti provenienti da sistemi esterni e accelera il completamento dei contratti. Incorpora i moduli direttamente nelle tue applicazioni aziendali per offrire agli utenti un'esperienza omogenea.

  • I mittenti possono includere informazioni aggiuntive, come divulgazioni legali o termini e condizioni per il riconoscimento del firmatario, come parte diversa e distinta di una busta. I firmatari possono facilmente visualizzare e accettare i documenti supplementari, come richiesto dal mittente, in questa nuova esperienza di firma semplificata.

    Scopri di più

  • Progetta i moduli nel modo che preferisci con utili funzionalità quali, tra cui caselle di controllo, pulsanti di opzione, tag a discesa e campi di testo, numerici e valuta.

  • Collega i tuoi campi ai dati dei sistemi e servizi di terze parti. eSignature estrarrà automaticamente i tuoi dati dai sistemi di terze parti al tuo documento e viceversa, eliminando l’inserimento manuale dei dati.

  • Limita il tipo di dati inseriti in qualsiasi campo scelto per eliminare gli errori di immissione dei dati e il rinvio del documento. I valori di convalida includono testo, e-mail, numero di telefono, data, codice postale a 5 cifre, codice postale a 9 cifre, codice fiscale e mascheramento delle espressioni regolari.

  • Automatizza la logica dei documenti con le funzionalità avanzate di convalida dei moduli e dei campi di DocuSign. Utilizza i campi condizionali per nascondere o rivelare i dati che devono essere raccolti in base alla risposta di un firmatario ad altri campi. Con i campi calcolati, eSignature calcola dinamicamente i valori in base agli input in altri campi. I campi bloccati proteggono i dati che non vuoi modificare e i campi collegati assicurano che tutte le modifiche si riflettano su tutti i campi identici.

  • Consenti ai firmatari a valle di modificare determinati campi. DocuSign eSignature gestisce le modifiche e richiede le iniziali di altre parti prima di accettare una modifica. La cronologia delle transazioni tiene traccia di tutte le modifiche finalizzate.

Opzioni di invio

DocuSign eSignature ti consente di specificare e ordinare qualsiasi numero di firmatari. Assegna ai destinatari ruoli e accessi diversi oltre alle autorizzazioni di firma: hai il controllo su ogni fase del processo.

  • Distribuisci i documenti a più utenti in sequenza seriale, parallela e mista per adattarli al tuo processo ideale. Scegli se vuoi richiedere agli utenti di firmare uno per uno o consenti a tutti di firmare contemporaneamente.

  • Permette di automatizzare scenari di smistamento complessi basati sui dati del contratto.

  • Prepara i documenti per l’invio rapido con modelli riutilizzabili che salvano tag e posizionamento del campo, routing del flusso di lavoro e altre impostazioni. I modelli standardizzano i processi, riducono i tempi di preparazione e ti consentono di automatizzare la tua attività end-to-end.

  • Invia facilmente lo stesso documento a un gran numero di destinatari. Basta importare un elenco di firmatari e ognuno riceverà una copia univoca da firmare. Gestisci più buste contemporaneamente con azioni collettive come annulla, correggi e rispedisci.

  • Aggiungi ritardi programmati durante il processo di smistamento tra destinatari.

  • Consenti a un utente di ottenere le autorizzazioni per inviare o gestire buste per conto di un altro utente. Gli utenti assegnati possono redigere, inviare, annullare, correggere o persino organizzare le buste.

  • Definisci le azioni di ciascun destinatario nel tuo flusso di lavoro. Scegli chi può firmare, modificare o approvare un documento e chi può richiedere gli allegati del firmatario.

  • Mantieni il pieno controllo su chi vede ogni documento. Quando invii più documenti, limita i firmatari che possono visualizzare e accedere a ogni singolo documento per proteggere le informazioni riservate.

  • Apporta modifiche a un documento, anche se è incompleto. Modifica le informazioni del destinatario, aggiungi, modifica e rimuovi i tag o aggiungi e rimuovi documenti.

  • Imposta promemoria e-mail automatici per i tuoi firmatari per completare il processo di apposizione della firma e aggiungi notifiche di scadenza per far scadere documenti o transazioni non modificati.

  • Ricevi aggiornamenti in tempo reale sullo stato del tuo documento e sui dati del modulo tramite un’API man mano che il documento avanza nel flusso fino al completamento con Connect.

  • Invia i documenti con le app DocuSign anche offline. Crea e metti in coda i documenti che verranno sincronizzati e inviati una volta ripristinata la connettività.

  • Per alcune transazioni, i destinatari devono avere la possibilità di restituire un documento via fax. DocuSign eSignature può aiutarti a gestire firme e transazioni su qualsiasi tipo di dispositivo, compresi i fax.

  • Raccogli gli estremi della carta di credito e di debito da un documento ed elaborali tramite un gateway di pagamento come Stripe. E con DocuSign Payments, puoi configurare i documenti in modo che i clienti firmino, paghino e completino transazioni commerciali in un unico passaggio, utilizzando carte di credito, Apple Pay o Android Pay.

Esperienza di firma

Invia documenti con DocuSign eSignature e chiedi ai tuoi clienti di firmare e rispedire il tuo documento in pochi minuti. L’invio e la firma sono veloci, facili e intuitivi.

  • DocuSign eSignature ti consente di firmare da qualsiasi luogo su qualsiasi dispositivo, sia dal tuo ufficio che di persona. Ogni esperienza di firma è flessibile e configurabile.

  • I firmatari sui telefoni cellulari possono accedere a una versione parallela del documento che ne adatta automaticamente la formattazione alle dimensioni e all’orientamento del dispositivo. Migliora ulteriormente la firma reattiva definendo sezioni comprimibili, interruzioni di pagina e opzioni di formattazione personalizzate per migliorare l’esperienza di firma su dispositivo mobile.

  • Se utilizzi un dispositivo iPad, iPhone, o Android, scarica un’app facile da usare per creare, taggare, inviare e firmare documenti al volo. Anche se non hai installato l’app DocuSign, puoi facilmente firmare documenti dal browser del tuo dispositivo mobile.

  • Velocizza la firma dei tuoi accordi comunicando con i firmatari sui canali che preferiscono. Quando li contatti, riceveranno notifiche in tempo reale direttamente sui loro dispositivi mobili. Consenti ai firmatari di aprire e firmare elettronicamente i documenti ricevuti tramite SMS e WhatsApp in pochi secondi.

    Scopri di più sugli invii multicanale

  • Firma i documenti con le app DocuSign anche offline. Firma, crea e metti in coda i documenti che verranno sincronizzati e inviati una volta ripristinata la connettività.

  • Il supporto per l’accessibilità di DocuSign consente ai firmatari ipovedenti e ipoudenti di firmare documenti.

  • Rifletti il tuo marchio sulle e-mail e sulle pagine web che i tuoi destinatari vedono quando completano i documenti. Aggiungi il tuo logo, cambia i colori e personalizza il testo e i link delle e-mail.

  • I commenti consentono al mittente e ai destinatari di una busta di scambiarsi feedback su un documento direttamente all’interno delle esperienze di firma web e mobile di DocuSign eSignature. La funzione offre agli utenti notifiche sui commenti in tempo reale e la possibilità di tenere traccia e conservare la cronologia delle conversazioni per le transazioni eSignature.

Identificazione e autenticazione del firmatario

Assicurati che i firmatari siano chi dicono di essere. DocuSign offre diversi modi per verificare l’identità dei firmatari prima di concedere loro l’accesso ai documenti.

  • DocuSign eSignature dispone dell’autenticazione e-mail integrata. Ciò garantisce che le uniche persone che firmano siano quelle che hai invitato a firmare e che abbiano accesso all’account e-mail specificato.

  • Questo tipo di autenticazione richiede ai firmatari di fornire un codice generato dal mittente per aprire e firmare i propri documenti.

  • Tramite messaggi di testo SMS, invia un passcode monouso che i tuoi destinatari devono inserire per accedere ai documenti.

  • DocuSign eSignature accetta e registra l’autenticazione da parte di altri sistemi integrati con eSignature tramite protocolli standard del settore. Il single sign-on può rilevare i domini e-mail all’accesso e reindirizzare al provider di identità del tuo dominio per l’autenticazione.

  • È possibile richiedere ai firmatari di chiamare un numero di telefono e inserire il proprio nome e codice di accesso per prendere visione e firmare i documenti.

  • Poni domande ai tuoi destinatari facendo riferimento a informazioni non rilevabili come indirizzi precedenti, veicoli di proprietà e altro prima di concedere l’accesso ai documenti.

  • Verifica l’identità dei firmatari utilizzando documenti d’identità ufficiali. La nostra tecnologia verifica documenti d’identità ufficiali ed eID europei analizzando le caratteristiche di sicurezza del documento e confrontando il nome sul contratto con quello riportato sul documento d’identità.

Reportistica

Una solida reportistica sui prodotti consente agli utenti DocuSign e agli amministratori di account di ottenere facilmente visibilità sul proprio account. Ottieni dati aziendali ogni volta che ne hai bisogno con l’accesso in tempo reale combinato con rapporti programmati estendibili.

  • DocuSign tiene traccia delle tue transazioni in tempo reale: ogni firma, approvazione e le relative azioni del destinatario sono registrate e visualizzabili.

  • Trasforma i dati in azione con Signing Insights. Identifica i modelli e approfondisci i dati per scoprire informazioni dettagliate con visualizzazioni dei dati potenti ma semplici da usare. Con Signing Insights, puoi ottimizzare il percorso del firmatario per migliorare i tassi di completamento.

  • Personalizza, esegui, esporta e stampa facilmente i rapporti per il tuo account. Rapporti DocuSign su documenti, destinatari e attività complessiva dell’account.

  • Condividi dati e statistiche esportando i dati dai documenti in un file CSV. Esporta dati che vanno da un singolo campo dati a dati da più documenti e PowerForms.

Conformità

Con DocuSign eSignature, le tue firme elettroniche sono giuridicamente ammissibili in tribunale e ampiamente accettate per la maggior parte delle transazioni commerciali in tutto il mondo. La potente registrazione dei dati delle transazioni aiuta a evitare il rifiuto dei contratti.

  • Soluzioni tecnologiche per la firma digitale che possono aiutare le aziende a soddisfare determinati requisiti regionali o specifici del settore. eSignature fornisce sia soluzioni basate su cloud che soluzioni di firma basate su firma digitale on-premise per soddisfare le tue specifiche esigenze aziendali.

  • Tutti i documenti sono sigillati digitalmente con la tecnologia standard del settore, Public Key Infrastructure (PKI). Questo sigillo anti-manomissione indica che la firma elettronica è valida e che il documento non è stato manomesso dopo essere stato scaricato da DocuSign eSignature.

  • Tieni traccia del tuo documento in ogni fase del processo. DocuSign eSignature mantiene una cronologia completa e automatizzata di ogni attività, inclusa la visualizzazione, la stampa, l’invio, la firma o il rifiuto di firmare un documento.

  • Ogni documento DocuSign eSignature firmato viene fornito con un certificato di completamento che fornisce la prova del processo di apposizione della firma a tutte le parti della transazione. Questo certificato comprende informazioni come l’audit trail, che illustra chi ha firmato, i timestamp, che specificano quando e dove ogni persona ha firmato, e il documento completato.

  • Configura e aggiorna la registrazione elettronica e la divulgazione della firma (precedentemente Informativa al consumatore) in modo che sia conforme alla politica aziendale, richiedendo ai firmatari di accettare o riaccettare l’avviso di registrazione elettronica e divulgazione della firma.

  • Puoi configurare DocuSign eSignature per supportare normative specifiche del settore come FedRAMP, HIPPA e 21 CFR Part 11.

  • Specifica una filigrana personalizzata per differenziare i documenti in bozza da quelli completati. La filigrana viene visualizzata su tutte le pagine di tutti i documenti fino al completamento del processo di apposizione della firma.

Archiviazione e conservazione dei documenti

Il sistema di archiviazione a prova di manomissione di DocuSign conserva i documenti firmati e gli audit trail, fornendo un accesso facile ma sicuro.

  • Per settori altamente regolamentati come i servizi finanziari, puoi mantenere un registro chiaro di tutte le transazioni inviando una copia di ogni interazione e-mail tra la tua organizzazione e i firmatari utilizzando un indirizzo e-mail sicuro che è stato archiviato.

  • Controlla la durata dei tuoi documenti e applica la politica aziendale relativa alla conservazione dei documenti. Elimina automaticamente i documenti dopo un periodo di tempo specificato e avvisa gli utenti prima dell’eliminazione.

  • Crea e mantieni una singola copia di un documento, nota come “copia ufficiale”, unica, identificabile e inalterabile senza rilevamento.

  • Scarica buste, documenti e dati da DocuSign per utilizzarli con sistemi esterni. DocuSign Retrieve viene eseguito sul tuo sistema come richiesta una tantum o a intervalli ricorrenti. Configura DocuSign Retrieve per specificare il tipo di file e la posizione di archiviazione.

  • Automatizza le tue attività comuni post-firma con azioni di contratto. Configura le regole per archiviare automaticamente i contratti completati nel tuo provider di archiviazione cloud (SharePoint, Google DriveTM e altro), esporta i dati in Google SheetsTM o Excel online, avvia i flussi di lavoro in DocuSign CLM e configura i flussi di lavoro che, al completamento di un contratto iniziale, attivano automaticamente un secondo contratto.

  • Il servizio eOriginal estende DocuSign per controllare, gestire e condividere copie ufficiali di strumenti negoziabili come leasing e prestiti. Le copie ufficiali sono uniche, identificabili e inalterabili senza rilevamento.

Caratteristiche della Piattaforma

Disponibilità

Sappiamo quanto sia importante la continuità di un servizio. Ecco perché DocuSign si impegna a garantire tempi di attività del servizio e totale trasparenza sullo stato del nostro sistema.

DocuSign eSignature offre un tempo di attività del 99,99% senza tempi di fermo per la manutenzione.

  • DocuSign pubblica e aggiorna lo stato di disponibilità del servizio sul Trust Center in tempo reale.

    Scopri di più

  • Le statistiche sul tempo di attività di DocuSign sono aggiornato ogni mese per dimostrare la stabilità del server e mantenere lo stato di DocuSign trasparente al pubblico.

  • Il DocuSign Trust Center fornisce aggiornamenti e avvisi di manutenzione del sistema e altre notifiche.

Sicurezza

DocuSign protegge le tue informazioni altamente riservate crittografando tutti i documenti e rendendoli a prova di manomissione. Le opzioni di autenticazione ti danno la certezza che i firmatari siano chi dicono di essere al momento della firma, per fare in modo che i tuoi documenti non siano ripudiabili in tribunale. Con DocuSign, la sicurezza dei tuoi documenti, l’autenticazione della firma elettronica e la sicurezza del sistema sono le nostre priorità assolute.

  • Il DocuSign Trust Center fornisce informazioni su come proteggiamo i tuoi dati, le nostre certificazioni, i test, gli aggiornamenti e avvisi.

  • DocuSign utilizza la crittografia AES a 256 bit per garantire che i documenti presenti nel sistema siano sempre crittografati. Eventuali modifiche non autorizzate nel documento sottostante saranno rilevate e identificate come prova di manomissione.

  • DocuSign può riassegnare automaticamente il tuo documento a un altro utente dopo che è stato firmato, assegnando a tale utente la proprietà e rimuovendo l’accesso al mittente originale.

  • DocuSign è certificata ISO27001, SSAE 16, SOC 1 Tipo 2, SOC 2 Tipo 2, conforme a PCI DSS e autorizzata presso il FedRAMP Moderate Impact Level.

  • Proteggi te stesso e i tuoi firmatari da truffatori e spammer. DocuSign assicura che gli utenti possano convalidare e-mail e notifiche utilizzando un codice di accesso per accedere ai documenti direttamente dal sito web di DocuSign.

Uso internazionale

DocuSign è riconosciuto e utilizzato in tutto il mondo. Utenti in più di 180 Paesi e territori hanno utilizzato DocuSign eSignature per completare transazioni digitali.

  • Consenti ai clienti di firmare nella loro lingua madre, con il supporto per esperienze di firma in 44 lingue e la possibilità di richiedere firme in 14 lingue.

  • Automatizza e gestisci interi flussi di lavoro digitali per aiutare la tua organizzazione a rispettare gli standard di firma elettronica locali e di settore, tra cui eIDAS nell’UE.

  • Il servizio DocuSign è disponibile in qualsiasi fuso orario. Ogni transazione è contrassegnata da un time code universale che viene convertito nel fuso orario locale specificato.

  • DocuSign eSignature garantisce che tutte le azioni siano contrassegnate con precisione con data e ora utilizzando un orologio basato su server sincronizzato con l’orologio atomico del National Institute of Standards & Technology (NIST), per aiutarti a mantenere i tuoi record e audit trail il più accurati possibile.

Amministrazione e controlli

Gestisci l’implementazione di DocuSign con ampie funzionalità di amministrazione centrale. Aiuta i tuoi dipendenti a conformarsi alle politiche aziendali, imposta le politiche sulla custodia e la conservazione dei documenti, gestisci il modo in cui i firmatari firmano o adottano le firme, specifica l’autenticazione degli utenti e molto altro.

  • Aggiungi utenti e gruppi e configura facilmente diversi permessi e privilegi per loro.

  • L’amministrazione delegata consente a IT, business analyst e altri di amministrare funzionalità specifiche all’interno degli account mantenendo la massima flessibilità e il controllo.

  • Controlla le impostazioni di tutti gli utenti a livello di account per garantire il supporto delle politiche aziendali.

  • Assicurati che tutti i tuoi utenti dispongano di password complesse per proteggere le informazioni private della tua azienda. Imposta i requisiti di sicurezza della password per gli utenti, come il numero di giorni prima della scadenza, il formato e altro.

  • La gestione degli accessi con SSO aiuta gli amministratori a proteggere l’accesso ai loro account controllati dall’organizzazione. Utilizzando il provider di identità esterno di loro scelta, gli amministratori possono contribuire alla conformità con gli standard aziendali e di sicurezza ed eseguire automaticamente il provisioning degli utenti.

  • La gestione dell’organizzazione aiuta gli amministratori a gestire centralmente DocuSign eSignature in tutta l’azienda, anche tra account, domini e data center in tutto il mondo. Ti consente di confrontare le impostazioni tra gli account, modificare le impostazioni dell’account in blocco e aggiungere, aggiornare o chiudere in modo efficiente un gran numero di account utente contemporaneamente.

API aperte e integrazioni

Crea esperienze digitali creative con le nostre potenti API. Le nostre API sono progettate per essere aperte, trasparenti e facili da integrare.

  • DocuSign eSignature pubblica con le API REST e SOAP. Sono facilmente accessibili agli sviluppatori che desiderano integrare. Esplora l’ampia API di DocuSign con i nostri IODocs interattivi.

    Scopri di più

  • DocuSign eSignature supporta un sistema di tokening basato su OAuth2 come opzione aggiuntiva di autorizzazione API per le aziende che richiedono un maggiore livello di sicurezza per le integrazioni personalizzate.

  • Con Single Sign-On (SSO), puoi eseguire il provisioning di nuovi utenti e imporre una gestione sicura degli accessi a tutte le tue applicazioni aziendali. Garantisci la conformità alle politiche aziendali, di sicurezza e normative.

  • DocuSign eSignature fornisce un solido ambiente sandbox che facilita lo sviluppo, il test e l’implementazione rapidi di applicazioni che utilizzano o integrano la tecnologia eSignature.

  • Il supporto della firma incorporata di DocuSign eSignature consente di creare esperienze di firma per gli utenti direttamente all’interno di applicazioni di terze parti. Esegui un’intera transazione elettronica senza mai uscire da un’applicazione di terze parti.

  • Integra e connetti eSignature con i sistemi e gli strumenti che già utilizzi.

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