COET-MOF optimiza la gestión de sus contratos con Docusign IAM

Una solución de excelencia para un examen de excelencia

El Comité de Organización de las Exposiciones del Trabajo y del examen de los Meilleurs Ouvriers de France (COET-MOF) es la asociación que organiza la prestigiosa prueba de los Meilleurs Ouvriers de France. Contrariamente a lo que muchos creen, este título no se limita a la cocina: abarca más de 140 oficios distintos, desde la ebanistería hasta la peluquería, pasando por la estética y el cuidado animal.

Reconocibles por su famoso cuello azul-blanco-rojo, símbolo de la excelencia artesanal francesa, los Meilleurs Ouvriers de France representan el más alto nivel de maestría en sus respectivos oficios.

Margot Mélisson, asistente administrativa del COET-MOF, se encarga de organizar el examen junto con los responsables de cada oficio. La asociación cuenta con más de 2,000 voluntarios que forman los jurados y preparan los temas del examen.

Una necesidad urgente de simplificación administrativa

Ante la obligación de hacer firmar cartas de compromiso a sus numerosos voluntarios, el equipo del COET-MOF buscaba una solución más eficaz que el envío manual de correos electrónicos.

“Pensamos que sería mucho más sencillo implementar una firma electrónica, en lugar de mandar un correo a cada una de esas 2,000 personas, recibir miles de respuestas, tener que tratarlas y organizarlas,” explica Margot Mélisson.

Docusign IAM: una integración rápida y eficaz

Tras consultar con varios proveedores, el COET-MOF eligió rápidamente Docusign IAM por su facilidad de uso y fiabilidad reconocida. La integración fue sorprendentemente rápida:

“Desde la firma del contrato hasta el envío de los primeros documentos no pasó ni una semana,” precisa Margot.

La asociación se benefició del Silver Success Pack, que incluye seguimiento y formación con un asesor de Docusign, lo que facilitó una adopción inmediata de la plataforma. Además, los usuarios siguen formándose en otras funcionalidades gracias al acceso ilimitado a Docusign University.

Resultados inmediatos

Podía parecer incierto que profesionales de oficios tradicionales aceptaran una solución digital. Sin embargo, la adopción fue inmediata:

“No recibí ninguna llamada para quejarse, ¡fue más bien todo lo contrario!”, comenta Margot.

Los beneficios son múltiples:

• Rapidez en las firmas: la mayoría de documentos se firman en el mismo día

• Gran ahorro de tiempo para el equipo administrativo

• Simplicidad en el seguimiento gracias a la herramienta Navigator, que centraliza todos los contratos

• Automatización del archivo de documentos en su unidad interna

“El ahorro de tiempo ha sido increíble. Una vez que envío el documento, ya no me preocupo de quién firmó qué, en qué momento o dónde están los archivos. ¡Es genial!”, concluye Margot.

Mirando hacia el futuro

Aunque hoy en día el uso de Docusign responde a una necesidad concreta, el COET-MOF contempla ampliarlo a otros procesos administrativos, reconociendo el potencial de la solución para optimizar aún más sus operaciones.