Avis Budget Group optimiza sus procesos de compra gracias a CLM con IA integrada

Avis Budget Group siempre ha visto a compras como la unidad que controla costos. Pero líderes visionarios como Neal Jeffs reconocen su potencial para generar un impacto mucho mayor en toda la empresa.

“Compras es una parte fundamental de la misión de Avis Budget Group,” nos explicó Jeffs. “Está en el corazón de ofrecer excelencia en el servicio, innovación y valor para nuestra empresa. El departamento se dedica a gestionar los acuerdos con nuestros proveedores.”

Contable de formación pero convertido en director internacional de compras, Jeffs gestiona más de 500 millones de libras en gasto anual distribuido entre 20,000 proveedores.

Así como Avis Budget Group modernizó la experiencia de alquiler de vehículos, el equipo de Jeffs ha llevado la digitalización al departamento de compras, haciendo el proceso tan ágil y eficiente como los servicios que la compañía ofrece a sus clientes.

En el centro de esta transformación: Docusign CLM.

La transición hacia la contratación centralizada e inteligente

Cuando Jeffs se unió al equipo, el departamento de compras era muy diferente. Los contratos se guardaban en cajones, unidades compartidas y sistemas antiguos. La colaboración se hacía por correo electrónico y no existía control de versiones.

“Teníamos múltiples versiones de los contratos, y a veces ni sabíamos dónde estaban almacenados,” dijo Jeffs. “Había ocasiones en que un contrato debía renovarse y teníamos que pedirle una copia al proveedor… lo cual era muy incómodo.”

Sin un sistema organizado para rastrear fechas y términos clave, el equipo enfrentaba problemas como renovaciones automáticas no deseadas, oportunidades de compra perdidas y largos retrasos en aprobaciones. A medida que aumentaba el volumen de contratos, los problemas se agravaban.

“Necesitábamos un enfoque global para la gestión de contratos,” explicó Jeffs. Tras implementar eSignature con éxito, CLM fue el siguiente paso lógico .....y el impacto fue inmediato.

“Docusign CLM ha cambiado totalmente las reglas del juego para nosotros,” dijo. “Ahora podemos almacenar todos nuestros contratos de manera centralizada, gestionarlos proactivamente y usar automatizaciones impulsadas por inteligencia artificial.”

De lo reactivo a lo proactivo

Tener una fuente única de verdad ha transformado la gestión de contratos, reduciendo los tiempos de respuesta de semanas a días.

Ahora, los equipos de compras, legal y finanzas tienen visibilidad en tiempo real sobre dónde están los contratos y quién debe actuar. Las alertas automáticas mantienen las aprobaciones en movimiento, mientras los informes integrados rastrean renovaciones y señalan oportunidades de renegociación.

“Esto nos permite actuar con antelación y participar en el mercado en el momento adecuado,” dijo Jeffs. “Lo que se traduce en mejores servicios, soluciones y condiciones comerciales para la empresa.”

Docusign Iris detecta riesgos antes de que se conviertan en obstáculos

Pasar de automatizaciones manuales y desorganizadas a procesos estructurados fue un gran avance, pero Docusign Iris (nuestra inteligencia artificial para contratos) llevó esto aún más lejos, permitiendo revisar contratos a gran escala en segundos.

“Lo que realmente nos impresionó fue la capacidad de inteligencia artificial de Docusign,” dijo Jeffs.

El equipo entrenó a Iris según los términos preferidos de Avis Budget Group, haciendo que la detección de riesgos fuera instantánea. Cuando se sube un contrato, Iris marca discrepancias con alertas en rojo, ámbar y verde.

En lugar de revisar toda la letra pequeña, el equipo puede identificar cláusulas de alto riesgo de inmediato. Los insights impulsados por IA también facilitan hacer cumplir los términos y responsabilizar a los proveedores.

“Ha reducido horas de trabajo en el proceso de revisión,” dijo Jeffs. “Todos están muy contentos de tener más tiempo disponible en su día.”

Una base para el éxito a largo plazo

Desde mayor automatización hasta análisis más profundos, Jeffs ve a Docusign jugando un papel aún más importante en el futuro de la compañía.

“Ya lo usan nuestros equipos de flota, legal y ventas, y estamos emocionados de explorar cómo Docusign puede ayudar a otros grupos,” dijo.

Para los líderes de compras que consideren un CLM, Jeffs tiene un consejo simple: piensa a largo plazo.

“Docusign CLM no es solo una herramienta para resolver desafíos inmediatos — es parte de una plataforma más amplia que evoluciona con las necesidades de la organización y transforma los datos de los contratos en acciones significativas. Para nosotros, ha sido la base del éxito a largo plazo.”